Премии работникам в соответствии с трудовым и налоговым законодательством

Премии сотрудникам. Как грамотно оформить и обосновать расходы налоговикам?

Советы практиков, которые помогут избавить премии от подозрений налоговиков.

В соответствии со ст. 129 ТК РФ заработная плата — вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы. Но помимо оклада многие работодатели хотят дополнительно простимулировать своих работников, выплачивая им премии.

Зачастую руководитель не задумывается о структуре и характере данных выплат, что может привести к неблагоприятным последствиям.

Самое главное в определении данной выплаты то, что она начисляется сверх оклада работника.

В соответствии с п. 2 ст. 255 НК РФ премии за производственные результаты, которые выплачиваются сотрудникам, организация вправе отнести к расходам на оплату труда для целей налогообложения прибыли. Однако налоговые последствия некоторых аспектов премий могут стать очень обременительными для компании.

Как разработать и какими документами подкрепить?

1. Предусмотреть данное вознаграждение. Для этого необходимо дополнить положение об оплате труда, трудовые (коллективные) договоры информацией о премировании сотрудников, но желательно издать новый локальный нормативный акт организации, а именно положение о премировании.

2. Необходимо обозначить и закрепить кадровых документах конкретные и дифференцированные показатели премирования. Это необходимо для соблюдения требований п. 1 ст. 252 НК РФ. Важным критерием при разработке положения о премировании является использование реально измеримых показателей. При этом важно избегать неопределенных формулировок.

Таким образом, для учета рассматриваемых премий в целях налогообложения трудовой (коллективный) договор, положение о премировании или иной локальный нормативный акт должны содержать следующие критерии:

• основания для выплаты премии, конкретные измеримые производственные показатели для премирования;
• источники выплаты премии;
• размеры премий и порядок их расчета.

3. Необходимо располагать документами, подтверждающими основание для выплаты премий (п. 1 ст. 252 НК РФ). Такими документами могут служить ходатайство, служебная записка непосредственного руководителя, подкрепленная фактическими показателями работы сотрудника и т.д. Также для документального подтверждения расходов на премирование сотрудников работодатель должен осуществлять данные выплаты на основании приказа (распоряжения) о поощрении работников (форма Т-11, Т-11а или же по форме, разработанной работодателем).

Важным обстоятельством является то, что премия не должна выплачиваться за счет чистой прибыли организации, средств специального назначения или целевых поступлений. Выплаты из этих источников не учитываются для целей налогообложения (п. п. 1, 22 ст. 270 НК РФ).

Сколько и за что платить?

Если количество показателей премирования усложняет расчет конечной суммы премии, можно установить предел премии с градацией от минимального до максимального (сумма ежемесячной премии от 20 до 50% оклада сотрудника).

Также можно составить кризисный лист, в котором будут указаны все критерии премирования. В течении месяца руководитель структурного подразделения будет оценивать эффективность работы сотрудника по 10-бальной шкале, а в конце месяца выставлять итоговые оценки. Однако, в таких случаях не избежать обвинения в субъективизме со стороны оцениваемых сотрудников, что может привести к возникновению неблагоприятной обстановки внутри коллектива.

Отдельного внимания заслуживают критерии премирования по той причине, что именно ввиду их отсутствия, неясности, непрозрачности налоговые органы могут прийти к выводу о необоснованности премиальных выплат, что может привести к доначислениям по налогу на прибыль.

Для работников, которые связаны непосредственно с производством продукции, устанавливаются следующие показатели премирования: выполнение плана выпуска продукции в заданном объеме, минимизация брака.

Для коммерческого отдела важными критериями эффективности работы однозначно служат: выполнение показателей KPI, эффективная работа с текущими клиентами, отсутствие жалоб и претензий по качеству продаваемой продукции и оказываемых услуг со стороны покупателей и заказчиков. Но здесь важно учитывать, что ежемесячное выполнение данных показателей не предусматривает осуществление премиальных выплат, так как они прописаны в качестве функциональных обязанностей в трудовых договорах с сотрудниками коммерческого отдела. Основанием для премирования могут являться исключительно перевыполнение показателей KPI, расширение клиентской базы и т.д.

Здесь важно учитывать, что использование одинаковых критериев премирования для всех структурных подразделений компании не применимо, и они должны устанавливаться исходя из должностных обязанностей отдельно взятого сотрудника.

Действительно, должностные обязанности данных работников напрямую не коррелируют с главной целью организации — максимизацией прибыли.

Однако, это не служит основанием для отказа в премировании данных категорий сотрудников.

В этом случае при разработке критериев премирования, необходимо учитывать должностные обязанности и эффективность их выполнения.

Например, основание для выплаты премии работнику бухгалтерии могут служить:

• усовершенствование методов ведения бухгалтерского учета счет эффективного внедрения и использования нового программного обеспечения;
• своевременная и качественная подготовка отчетности по персонифицированным данным в пенсионный и иные фонды, ФНС и другие контролирующие органы;
• отсутствие замечаний по результатам различных проверок;
• высокие результаты при выполнении сложной внеочередной работы
• высокая скорость при одновременном выполнении различных функций
• соблюдение финансовой дисциплины и т.д.

Что касается отдела информационных технологий, то здесь обосновать расходы работодатель может, прописав в положении о премировании такие критерии, как: внедрение новый технологий с целью повышения информационной безопасности компании, бесперебойную работу инфраструктурного оборудования, высокую скорость устранения неполадок компьютеров и оргтехники, разработку нового программного оборудования для повышения эффективности работы различных структурных подразделений и т.д.

Не рекомендуется использовать такие формулировки, как «за добросовестное отношение к труду» или «за соблюдение норм труда и трудовой дисциплины».

Все ли так просто с премиями руководству?

Напомним, что при назначении премии сотрудникам необходим соответствующий приказ руководителя организации. Но это правило не применяется, когда речь идет о вознаграждении для генерального директора и связано это, прежде всего, с его особым правовым статусом.

В компании, где генеральный директор не является ее единственным учредителем, выплата премии выплата премии не может быть произведена только на основании его приказа (ч. 2 ст. 135, ст. 191 ТК РФ). Это связано с тем, данный вопрос регулируется одновременно трудовым правом и нормами корпоративного законодательства (ч. 2 ст. 145 ТК РФ, п. 4 ст. 40 ФЗ № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»). Поэтому размеры оплаты труда генерального директора, включая надбавки, определяются по соглашению между ним и учредителями, советом директоров (наблюдательным советом) общества и решение о выплате премии выносится на основании протокола общего собрания участников (акционеров) компании, либо на основании решения совета директоров или наблюдательного совета.

В случае наличия трудовых отношений между генеральным директором, одновременно являющимся единственным учредителем, и организацией расходы, связанные с выплатой заработной платы учитываются по общему правилу (п. 1 ст. 255 НК РФ, пп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Но важно помнить, чтобы премия была предусмотрена трудовым договором, в противном случае подобные выплаты не уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль (письмо Минфина РФ от 13.10.2015 № 03-03-06/1/58416, п. 21 ст. 270 НК РФ). Критерии для премирования могут быть согласованы совместно с кадровой службой исходя из деятельности предприятия, а решение о выплате в любом случае производится на основании протокола общего собрания участников (акционеров) компании, либо на основании решения совета директоров или наблюдательного совета.

Из этого следует, что генеральный директор организации, одновременно являющийся ее единственным учредителем, не вправе единолично начислять и выплачивать заработную плату, а также осуществлять премиальные выплаты. Следовательно, организация не вправе учесть такие расходы в целях налогообложения (письмо Минфина РФ от 19.02.2015 № 03-11-06/2/7790).

Как обстоит дело с премиями к знаменательным датам?

Важно учитывать, что, по мнению Минфина России, данные выплаты не связаны с производственными результатами и не являются стимулирующими. Поэтому работодатель не вправе учитывать их при исчислении налога на прибыль (письма Минфина России от 22 июля 2016 г. № 03-03-06/1/42954, от 9 июля 2014 г. № 03-03-06/1/33167 и др.).

Правила выплат премии

Любой специалист может рассчитывать на поощрения со стороны руководителя при условии добросовестного исполнения своих должностных обязанностей. Такое правило закреплено в статье 191 ТК РФ.

В некоторых организациях такое поощрение применяется регулярно, если сотрудник выполняет установленные требования, поскольку Трудовой кодекс включил премиальные выплаты в состав заработка.

Понятие премии

Как было указано, премия является поощрительной мерой для работников. Более точного определения действующие нормы не дают. По сути, применение такого поощрения осуществляется по усмотрению руководителя. То есть это является возможностью для начальника, а не его обязательством.

ТК РФ не определил четких критериев и порядка такого поощрения. Действующие нормы сделали ссылку на то, что все должно быть определено внутренними положениями и правилами компании.

Хотя премиальные средства наравне с другими выплатами и формируют общий объем заработка, обязательными выплатами они не являются.

Решение такого вопроса находится исключительно в компетенции руководителя. Но чтобы уменьшить или вовсе отменить премию для начальника правильным будет обосновать свою позицию. Такой подход позволит избежать жалоб и судебных разбирательств в последующем.

Она начисляется для того, чтобы труженик был заинтересован в добросовестном исполнении своих должностных обязанностей и в высоком качестве работы. Соответственно и лишение премии будет являться сдерживающим фактором для тех, кто относится к своим обязательствам недостаточно добросовестно.

Установление правил премирования

ТК РФ не определил критериев премирования сотрудников. Такое, как и вопросы других видов поощрений, должно быть оговорено во внутренних правилах компании.

На практике в организациях применяют несколько вариантов такого поощрения:

1. Издание отдельных приказов по каждому из фактов поощрения. Такой способ самый распространенный и простой, поскольку в данном случае у руководителя нет необходимости отслеживать изменения в общих нормах. Нужно следовать действующим положениям на момент оформления распоряжения. Кроме того, нет необходимости обосновывать свою позицию и устанавливать выполни ли подчиненный все условия поощрения. Достаточно будет оформить бумагу и ознакомить с её содержанием работающего. Издавать такие распоряжения можно по различным поводам, на усмотрение начальника. Следует отметить, что такой вариант подойдет не во всех случаях. В организации, где форма оплаты работы осуществляется по сдельно-премиальному принципу, премиальная выплата является обязательной составной частью заработка, то есть производится в независимости от поводов, а только лишь по факту выполнения труда.
2. Премиальные выплаты могут быть отражены в содержании рабочей договоренности. Такой вариант наиболее выгоден для труженика, поскольку руководитель изначально берет на себя обязательства по выплате премии. Личное мнение начальника в данном случае особой роли не играет, если специалист выполняет все условия премирования, поскольку премия будет являться обязательной составляющей заработка. Любые уменьшения или ограничения возможны только при наличии к тому достаточных оснований. Следует отметить, что такой способ имеет выгодную сторону и для руководителя. Довольно часто представителями надзорных инстанций могут быть сделаны замечания по факту того, что премирование не оговорено в рабочей договоренности.
3. Поводы и критерии для поощрительных выплат могут быть включены в содержание коллективного договора. Как и в предыдущем случае, такой подход имеет свои выгодные стороны как для труженика, так и для компании. Чаще всего премирование оформляется в виде отдельного раздела, касающегося поощрений в целом. Еще такой вариант исключает необходимость включать такие нюансы в содержание трудового соглашения. Тем не менее сложившаяся практика выявила ряд недостатков этого подхода:

• не во всех организациях заключаются коллективные договора;
• содержание такого документа должно быть согласовано с профсоюзным органом;
• внесение любых поправок в документ является довольно сложной и длительной процедурой.

1. Допускается составление отдельного документа, который будет регулировать все вопросы, касающиеся поощрений, например, положения о поощрении работающих. Оно позволит более детально отразить все тонкости и нюансы поощрений, в том числе и премиальных выплат.

В трудовом договоре

О том, как выплачивается премия для работников, необходимо указать в содержании трудовой договоренности, при включении человека в штат организации и назначении на должность. Такое правило указано в статье 57 ТК РФ.

Что же касается премии, её размер может быть не указан, поскольку для поощрительных выплат действующими нормами ограничений не установлено. Хотя можно отразить размер выплаты, например, в процентном отношении к окладу по должности. Правильным будет сделать ссылку на внутренние правила организации. Если такового документа не имеется, то можно отразить критерии поощрения, а также его периодичность, например, раз в месяц, в квартал, в полугодие. Также нужно будет указать обстоятельства, при которых такие надбавки могут быть уменьшены или отменены совсем.

В положении о премировании

Как было указано, премия для работников может быть отражена в отдельном внутреннем правовом акте. Его можно оформить в виде положения, например. Такой документ может регулировать вопросы применения любых поощрительных мер к труженикам либо оговаривать только лишь премиальные выплаты. Все решается в каждом конкретном случае руководителем компании исходя из особенностей функционирования организации.

Такое положение должно в обязательном порядке содержать в себе ряд важных моментов. Прежде всего, это показатели для выплат – за что работающий получает дополнительные денежные средства.

Это позволит избежать недовольств в последующем. Например, работающий будет обязан выполнить намеченный план. Если поощрение определяется конкретным объемом, то о таких нормах должны быть проинформированы все труженики, до того, как документ будет утвержден руководителем. Примером такого условия может являться изготовление партии продукции без брака. Если вопрос касается административного персонала, то это может быть своевременная полная и качественная подготовка необходимой служебной документации. Лучше всего избегать поощрения по неопределенным условиям, например, за вклад в результаты общей деятельности. В случае уменьшения или отмены доплаты, необходимо будет обосновать свою позицию и документально удостоверить, и обосновать, почему вклад труженика не является существенным.

Нелишним будет и определить максимальный размер премиальных выплат, поскольку у работающих размеры заработка отличаются. Ограничение максимума позволит избежать спорных ситуаций.

Таким образом, в положении необходимо отразить:

• виды и периодичность осуществления поощрительных выплат;
• круг должностных лиц, которым выплаты будут производиться;
• условия, которые работающий обязан выполнить, чтобы получить премию;
• система анализа выполнения человеком установленных условий;
• правила, по которым будут рассчитывать соответствующие суммы;
• документальное оформление премирования;
• поводы для уменьшения или лишения премиальных выплат;
• возможность работающего аннулировать или ходатайствовать о пересмотре результатов разделения поощрительных выплат.

Основания для премирования работников

Действующие нормы указали, что за добросовестное выполнение условий труда работающий может рассчитывать на получение премии. Однако более четкого определения не дано.

По сложившейся практике сюда можно отнести следующие моменты:

• качество осуществляемой профессиональной деятельности;
• недопущение нарушений рабочей дисциплины;
• выполнение установленных норм работы;
• общие праздничные дни;
• даты, памятные для компании;
• юбилейная дата возраста или день рождения труженика;
• другие поводы, которые отражены в положении.

Такой вид поощрения особенно мотивирует людей. Он может осуществляться в различных видах:

• По общему количеству поощряемых. Премия может выплачиваться большинству работающих или всем без исключения, или одному конкретному специалисту.
• По периодам – за месяц, квартал, полугодие, год.
• Единовременные. В основном это касается выплат ко дню появления на свет.
• По расчету объема. Можно выплатить человеку твердую сумму, а можно процент от основного заработка.
• Исходя из цели поощрения, то есть за исполнение своих должностных обязанностей либо поставленной задачи.
• Премия может быть выплачена на основании правил компании или по намерению руководителя.

Любой руководитель может установить дополнительные критерии поощрения, при условии, что они не будут ограничивать возможности сотрудников и соответствовать действующим нормам.

Приказ о выплате премии

Основанием для выплат работникам денежных средств любого рода является распоряжение руководителя. Не исключение здесь и премиальные выплаты. Сам документ может быть оформлен как на обычном листе офисной бумаги, так и на бланке организации.

В нем должна быть отражена следующая обязательная информация:

• полное название компании;
• контактные данные и банковские реквизиты;
• повод для оформления приказа, например, памятная дата или выполнение определенного объема работ, но в основном ссылка делается на внутренние правила организации;
• круг должностных лиц, которые будут поощрены;
• размер выплат для каждого в твердой сумме или в проценте от оклада по должности;
• должностное лицо или специалисты, которые назначаются исполнителями распоряжения;
• подпись руководителя.

Количество экземпляров определяется начальником. Чаще всего распоряжение составляется в единственном числе, а исполнителям передаются копии или выписки.

С распоряжением должны быть ознакомлены под подпись все, кто будет поощрен. Если круг работающих достаточно большой, от подписи ставятся на отдельном листе, который впоследствии приобщается к распоряжению.

Порядок выплаты премий

Согласно общим действующим нормам, заработанные средства должны перечисляться труженику не менее чем два раза в месяц. При этом периодичность выплат не должна превышать пятнадцати дней.

Это вполне логично, поскольку премия не является обязательной составной частью и в большинстве случаев такое поощрение — это право руководителя, а не его обязанность. Соответственно и принцип общей периодичности неприменим в данной ситуации.

Безусловно, для того чтобы исключить риск жалоб, большинство руководителей стремятся выплачивать премию одновременно с выдачей основного заработка. Но можно применить и другой вариант. Периодичность премирования допустимо включить во внутренние правила. Такой способ застрахует организацию от проблем в последующем. Например, указать, что денежные средства поощрительного характера выплачиваются в течение определенного временного периода, после подписания распоряжения. Здесь следует учитывать длительность такого промежутка, чтобы финансовые специалисты успели оформить всю необходимую документацию.

Все нюансы премирования работников согласно ТК РФ

Каждый работник в своей организации при добросовестном исполнении работы может рассчитывать на вознаграждения. Одним из них является премирование. Нормы, существующие при оформлении премий, правила начисления, размеры, виды благодарностей, причины для невыплаты средств – все это будет разобрано в данной статье.

Премия согласно ТК РФ

Выплата премии по трудовому кодексу – это мера поощрения работника за хорошо проделанную работу, квалификацию или переработку. Этот вид оплаты не является обязательной, а ее размер определяется возможностями руководителя. Премирование сотрудников вводится для стимулирования к работе и добросовестного выполнения.

В законодательстве нет определенных норм для такого рода выплат. Премия согласно ТК РФ №191 ФЗ относится к одному из видов поощрения за добросовестную работу. Также сотрудник может получить ценный подарок, выходной день, грамоту, звание. Вид и размер благодарности определяется компанией. В коллективном, трудовом договорах, локальных актах, приказах организации прописываются виды премирования.

Особенности начисления премий

Несмотря на то что премии не относятся к обязательной выплате, в компаниях создаются документы, регулирующие ее начисление. Вознаграждения бывают двух видов:

• однократное (за какую-то заслугу);
• периодичное (начисляется раз в месяц, квартал и год).

В 135 статье Трудового Кодекса РФ указывается премирование работников, согласно которому происходит выдача зарплаты вместе с прибавками. Каким образом и на основе чего будет выплачиваться премия, сотруднику должен разъяснить руководитель при поступлении на работу.

Правила премирования

Премии назначаются на основании регламентирующих документов. Размер поощрения (суммой или процентом от оклада) и периодичность прописывают при заключении в трудовом договоре. В таком случае премия становится частью зарплаты работника и не зависит от мнения начальника. Для уменьшения суммы поощрения потребуются серьезные основания.

Премиальные поощрения могут быть также отмечены в локальных актах организации. Оформляется документ в виде положения, где указывается вид благодарности, размер и дата объявления. Такое премирование уже напрямую зависит от заслуг работника, который должен будет в полной мере выполнить поставленную задачу.

Внимание! Во время испытательного срока такие надбавки не выплачиваются.

При составлении положения, уполномоченные лица должны будут учесть следующие моменты:

• размер и частота выплат;
• лицо, которому полагается премия;
• задание, которое необходимо выполнить;
• формула для расчета премирования;
• нормы для лишения или снижения выплаты.

Причины начисления

Премию сотрудник получает за добросовестное выполнение своих трудовых обязанностей. В законодательстве нет правил, относящихся к регулированию данного вопроса. Поэтому в компаниях создаются свои нормы, на основании которых начисляется премия.

К основным правилам общеприняты следующие положения:

• уровень исполнения своих обязанностей;
• соблюдения режима труда и отдыха на рабочем месте;
• объем выполняемой работы;
• соблюдение требований охраны труда;
• государственные праздничные дни;
• юбилеи и дни рождения сотрудников.

Также каждая организация вводит свои индивидуальные меры поощрения сотрудников, которые прописываются в коллективных и трудовых договорах, приказах и актах. Помимо общих положений руководитель имеет право поощрить бонусом работника за отдельную работу, не входящую в его основные обязанности.

Сумма премиальных

Размер премии устанавливает работодатель, основываясь на прибыли организации и заслугах работников. Максимальную сумму выплат компании ограничивают для каждой должности отдельно. Это связано с тем, что все сотрудники имеют разноуровневую оплату труда. Такие рамки вводятся в государственных учреждениях.

Общая сумма начисляемой премии в частных компаниях законом не ограничена. Исходя из этого, премиальные могут превышать максимальный оклад в несколько раз. Размер поощрения зависит от следующих факторов:

• постоянная надбавка к заработной плате, не зависящая от продуктивности рабочего;
• процент от зарплаты, начисленный за определенный промежуток времени;
• балловая система, которая привязывается к выплатам.

Многие компании стали переходить на балловые начисления премии. Баллы зависят от стажа работника, уровня его полезности, объема выполняемых дел. Этот способ особо эффективный, потому что каждый сотрудник своими заслугами приобретает несгораемую премию. При этом стимулируется ответственность, так как в случае неисполнения обязанностей можно потерять новые и заработанные бонусы. Такая система описывается в приказе организации, где указываются оценки и критерии эффективности.

Порядок проведения выплат

Выплата происходит строго по решению начальника. Факт поощрения должен быть обязательно зафиксирован в письменном виде. В приказе для начисления указывается следующая информация:

• полное наименование фирмы;
• контактная информация и реквизиты компании;
• основания для осуществления выплаты;
• работник или группа, которым полагается премирование;
• сумма выплаты или процент от окладной части отдельно для конкретного человека;
• сотрудники, назначенные для выполнения приказа;
• имя руководителя, который назначил поощрение, его подпись и дата.

Далее печатается сам приказ и требуемое количество копий для ответственных лиц. Руководитель сам решает, сколько экземпляров должно быть. Все работники, упомянутые для премирования, обязаны расписаться, что ознакомлены с положением. Если группа лиц большая, то подписи собираются на отдельном листе и прикрепляются к оригиналу документа.

Сроки выдачи

Заработанные средства работнику обязаны выплатить не позднее двух месяцев с момента подписи руководителем. Однако частота выплат должна быть не более 15 дней.

Так как премия не является обязательной платой, временных границ для ее перечисления законами не подтверждено. Обычно компании выплачивают вознаграждения вместе с зарплатой, чтобы не возникало спорных вопросов с сотрудниками. Для исключения проблем с проверяющими органами организации выпускают распоряжения, где четко регламентируется время исполнения для выплаты поощрения отличившимся работникам. Эти сроки зависят от времени подготовки необходимых для начисления документов.

Оценочное обязательство на выплату

Каждая организация должна указывать выплаты в отчетах для оценочных обязательств, связанных с нефиксированными суммами и сроками погашения. Причины для их исполнения следующие:

• обязанности, всплывающие в результате деятельности, которые компания должна исполнить;
• падение экономической прибыли;
• реальная стоимость размера оценочных обязательств.

Исходя из расходов на выплату премий за годовой отчет, существуют оценочные обязательства перед сотрудниками. Размер общих затрат на премиальные для работников относятся к стандартным формам деятельности. Компания должна обосновать свои расходы, как один из образов расчета резерва. В итоге, отчисления на премирование и налогообложения сотрудников за предыдущий год относятся к оценочным обязательствам организации.

Лишение премии: важные нюансы

Трудовое законодательство не разрешает организациям лишать своих сотрудников заработной платы, однако премиальные не относятся к обязательным выплатам. Отсюда следует, что премию работодатель может просто не выдавать. Так как условия начисления премии прописаны в положениях компании и при заключении трудового договора, просто так работника лишить выплат нельзя, для этого потребуются веские основания.

Условия депремирования

В положениях организации к правилам выплаты премиальных указываются основания для лишения премии, иначе не будет причин для депремирования. Частичная отмена должна быть также обоснована. Категорически запрещается удерживать надбавочные из оклада сотрудника.

Лишение сотрудника премиальных выплат будет признано законным, если учесть следующие моменты:

• Должны быть ссылки на приказы или иные документы, на основании которых происходит депремирование.
• Факт нарушения необходимо подтвердить сопутствующими документами.
• Удерживаемая сумма определяется на основании положения о невыплате.
• Необходимо ознакомить работника лично под подпись о вынесении штрафа.

Важно знать! Сотрудник, если выговор уже сделан, не должен рассказывать руководителю о причине невыполнения своих трудовых обязанностей.

Описание процедуры

Чтобы лишить сотрудника премии, необходимо официально оформить этот процесс в бумажном виде. Руководитель или ответственное лицо должны написать служебную записку для депремирования. Определенных требований к оформлению документа не предъявляется, нужно указать следующие пункты:

• ФИО работодателя, к которому пишется обращение;
• ФИО и должность ответственного лица, которое вносит предложение;
• ФИО провинившегося сотрудника с указанием его должности;
• размер штрафных санкций;
• причины, в следствии которых человека лишают премирования.

В случае нарушения дисциплины, потребуется написать ссылку на положение, подтверждающее данный факт. Далее выпускается приказ о лишении премии сотрудника или группы лиц с указанием должностей.

Важно знать! Если в трудовом договоре зарплата состоит из окладной части, премиальной и надбавочной, то в таком случае отмена премии является незаконной.

Дисциплинарное взыскание и премия

Статья 192 Трудового Кодекса Российской Федерации разграничивает понятия премиальных и дисциплинарных взысканий работников. Согласно ТК РФ, к взысканиям относятся следующие виды наказания: предупреждения, выговоры, а также увольнение. Сотрудника нельзя одновременно лишать премии и объявлять выговор за одну и ту же провинность. Таким образом, из данных правил следует, что взыскание и премия не могут быть двойным штрафом за содеянный проступок.

Возможность оспорить решение о лишении премии

В случае, если работник считает, что руководство лишило премии необоснованно, то он имеет полное право обратиться в инспекцию по труду. После подачи заявления в организации будет назначена проверка инспекторами касательно соблюдения правовых норм. Сначала пересматривается оформление документов, на основании которых было вынесено решение о депремировании. После ознакомления инспектор напишет комментарии по результатам.

Важно знать! Стоит помнить, что в инспекцию помимо заявления нужно будет предоставить копии документации, в которой прописаны условия по выплатам. К ним могут относиться, к примеру, следующие копии: трудовой договор, приказ о начислении премиальных, положение об оплате труда, служебная запись о нарушении, приказ об уменьшении или отмене поощрения. В течении трех рабочих дней работнику организация должна предоставить эти копии, после письменного заявления.

Заключение

Премия согласно трудовому кодексу – это право организации на поощрение сотрудников за добросовестное исполнение работы. Строгих норм по такому роду вознаграждения государством не предусмотрено, однако существуют определенные правила на основании которых происходит премирование.

При некачественном выполнении трудовых обязанностей работника организация вправе лишить премии, однако нужно это делать, обязательно опираясь на локальные документы компании. В случае, если сотрудник считает, что его незаконно оштрафовали, он имеет полное право подать заявление на проверку в Инспекцию по Труду.

Особенности налогообложения премий работников

Стимулирующие выплаты могут являться частью заработной платы, а могут быть оформлены как дополнительные начисления. С позиции бухгалтерии это часть расходов на оплату труда, налогообложение которых четко прописано в Налоговом Кодексе РФ. Но всегда ли выплата премий попадает под эту категорию?

Рассмотрим обычную ситуацию с налогообложением премиальных выплат, а также ее нюансы в тех случаях, когда в связи со стимулирующими выплатами появляется определенный налоговый риск.

Что говорят Налоговый и Трудовой Кодексы РФ

Трудовой Кодекс предусматривает право денежного поощрения сотрудников (абзац 4 п. 1 ст. 22 ТК РФ, абзац 1 ст. 191 ТК РФ). Закрепление режима премирования в локальных документах отражено в п. 2 ст. 191 ТК РФ, абзаце 2 ст. 191 ТК РФ. Наконец, возможность учета этих выплат как части вознаграждения за труд либо иной формой поощрений приведена в ст. 135 ТК РФ.

Налоговое законодательство регламентирует выплату сотрудникам премиальных как часть расходов предприятия на прибыль. Ст. 25 НК РФ перечисляет цели, для которых могут быть использованы эти средства, а ст. 225 НК РФ утверждает уменьшение на эту величину налогооблагаемой базы.

Непременные условия для включения трат на премирование в расходы по оплате труда:

• премия должна назначаться и выплачиваться исключительно за достижения, связанные с профессиональной занятостью сотрудника;
• условия получения премии и возможность депремирования нужно четко регламентировать в колдоговоре или трудовых договорах сотрудников (можно в этих документах дать отсылку на Положение о премировании) с указанием порядка начислений и конкретных сумм.

Если выплачиваемый бонус не отвечает этим условиям, то НК относит его к ст. 270, которая говорит о праве работодателя начислять персоналу вознаграждение за достижения, не имеющие отношения к трудовому контракту и не отмеченные в нем. При этом средства на их оплату берутся не из фонда заработной платы, а из целевых средств, фондов специальных назначений или чистой прибыли по итогам года (Письмо Министерства финансов РФ от 19 октября 2007 г. №03-03-06/1/726).

Премия полагается за труд, но не только

Премия является стимулирующей выплатой, входящей в состав вознаграждения за труд. Если на предприятии применяется премиальная система оплаты, то премия будет неотъемлемой частью заработанных сотрудником денег, вне зависимости от того, как именно он работал. Все зависит от того, как данная ситуация была отрегулирована во внутренних нормативных актах компании: трудовых договорах, коллективном договоре, специально созданном Положении о премировании и т.д.

Однако существуют особые виды выплат, осуществляемые не на постоянной основе, например, вознаграждение, выплаченное сотрудникам, участвовавшим в оказавшемся успешном проекте, либо денежные выплаты к каким-либо праздникам. Заранее их предусмотреть нельзя, следовательно, и прописать их регламент в локальных актах тоже не представляется возможным.

Налогообложение премий, относящихся к плановой и внеплановой группам, существенно отличается, поскольку они проходят по различным бухгалтерским статьям.

Налоги на стимулирующие выплаты

Рассмотрим налогообложение премиальных первой группы, признанных НК РФ частью оплаты труда и зафиксированных в качестве таковых в локальной документации организации.

Эти средства уменьшают налоговую базу работодателя по налогу на прибыль. У работодателя есть также право (не обязанность!) применить к этим выплатам регрессивные ставки по ЕСН (единому социальному налогу).

С точки зрения работника, премия является доходом, поэтому и подлежит обязательному обложению НДФЛ. Существует несколько исключений, когда выплаты в пользу сотрудника не будут входить в налоговую базу по НДФЛ:

• работник получил международную премию;
• премия назначена за особые достижения;
• премия присуждена работнику высшими должностными лицами;
• сумма выплаты меньше 4000 руб. в год (тогда она расценивается не как премия, а как подарок – ст. 217 НК РФ).

Кроме НДФЛ, с прибыли, как с части дохода, взимаются обязательные отчисления в Пенсионный фонд, ФСС и ФОМС. Прибыли, входящие в группу исключений, то есть освобожденные от подоходного налога, не считаются базой и для уплаты страховых взносов.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Оформление бухгалтерских документов датируется не днем начисления премиальных по документам, а днем, когда средства выданы сотруднику на руки.

Налоги на премии, не предусмотренные локальными актами организации

Вторая группа выплат, которые могут начисляться сотрудникам, включает в себя бонусы разового характера, не предусмотренные Положением о премировании или колдоговором (трудовым договором). Это существенное условие, которое позволяет включить премии в расходы по труду и уменьшить налоговую базу работодателя. Если оно не соблюдено, то выплата подпадает под принципиально иную систему налогообложения.

Этот вид бонусов назначается на основании распоряжения (приказа) руководства, с которым в обычном порядке необходимо ознакомить под роспись сотрудников, поименованных в нем.

Бухгалтерское отражение этих выплат будет различным в зависимости от источника средств на их начисление:

• расходы по обычным видам деятельности;
• прочие расходы.

А если регламентировать эти выплаты?

Чтобы уменьшить налоговую базу, предприниматели могут учесть нерегулярные выплаты в локальных актах. Например, в документах можно указать регулярные выплаты сотрудникам бонусов к 8 марта или Новому году, по достижению юбилейной даты и т.п. Такие премии нельзя назвать производственными, но при определенной «благосклонности» налоговиков можно обосновать их как стимулирующие.

Даже в такой ситуации на суммы этих выплат начисляется НДФЛ и обязательные страховые взносы.

Тем не менее законодательно разовые премии, назначаемые не за трудовые показатели, не могут включаться в расходы на прибыль, поэтому не исключен риск судебного спора с налоговиками с неизвестным исходом.

СОВЕТ РАБОТОДАТЕЛЮ. Во избежание налогового риска максимальное число выплат сотрудникам нужно регламентировать как оплату за труд, правильно обосновывая это в трудовом (коллективном) договоре и/или Положении о премировании. Можно включить в эти документы удобную формулировку «Работодатель оставляет за собой право поощрять работника на свое усмотрение».

Может ли работодатель премировать сам себя?

Назначение премий высшему руководству носит особый характер. Поощрение руководителей высшего звена может осуществляться только владельцами бизнеса, поскольку именно им, в конечном итоге, принадлежит чистая прибыль. Во всех остальных ситуациях подписывать приказ о своем собственном премировании руководитель не имеет права. В противном случае такой инцидент станет поводом для налогового разбирательства с почти неминуемым признанием такой денежной проводки как необоснованной налоговой выгоды.

Что нужно делать, чтобы максимально снизить налоговые риски по премиям

Итак, подведем итог относительно налогообложения премиальных выплат сотрудникам.

1. Выплаты, носящие производственный характер, обосновываются локальными актами предприятия.
2. Разовые бонусы могут предусматриваться или не предусматриваться в нормативной документации.
3. И производственные, и разовые выплаты облагаются НДФЛ и страховыми взносами (кроме случаев, признанных законом исключениями).
4. Производственные премии уменьшают налоговую базу работодателя по налогу на прибыль, а разовые – нет.
5. Чтобы обезопасить себя от налоговых рисков, работодателю следует:
   • тщательно разработать Положение о премировании или прописать механизм начисления премий в колдоговоре (трудовых договорах);
   • постараться максимальное количество дополнительных выплат сотрудникам обосновать как премии за труд;
   • позаботиться о надлежащем документальном оформлении премий (соответствие обозначенным премиальным критериям, их прозрачность и однозначность трактовки, оформление разового поощрения приказом, финансовая обоснованность, правильные бухгалтерские проводки и т.д.).