Выписка из трудовой книжки — образец заполнения

Трудовая книжка является документом, который может подтвердить стаж и трудовую деятельность наемного работника. Положения, регламентирующие правила хранения и учета этих кадровых документов, отражены в постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках».

Руководство оформляет книжку на сотрудника, устроенного на работу на основное место и проработавшего не менее 5 дней (ст. 66 ТК РФ). Данное правило действует, если ранее документ отсутствовал. Выдать трудовую ее владельцу полагается в день увольнения (или отослать по почте уведомление о приглашение забрать документ, если нет возможности передать документ на руки).

Подробнее о том, какие записи следует внести в книжку при расторжении трудовых отношений, можно узнать из материала «Заполнение трудовой книжки при увольнении — образец».

В рабочее время все трудовые книжки находятся у работодателя. За их сохранность ответственность несет руководитель или уполномоченное им лицо.

Как оформить и заверить

Выдержка — лишь часть данных, заверенных ответственным лицом, как сделать выписку из трудовой книжки, решает работодатель. Копия предполагает дублирование всего содержания документа, выдержка из документа не равна его копии. Обязательными составляющими являются:

• наименование документа, дата его составления, например выписка из трудовой книжки «Сведения о трудовой деятельности работников»;
• данные работодателя;
• Ф. И. О. сотрудника;
• его должность и образование;
• заверение руководителем либо ответственным сотрудником (им становится тот, кто наделен такими полномочиями приказом, — начальник отдела кадров или другой сотрудник).

Для заверения по требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016 (утв. приказом Росстандарта №2004-ст от 08.12.2016) напишите «Верно», укажите наименование должности заверяющего, поставьте подпись данного лица с расшифровкой, печать (при наличии) и дату, оставьте информацию, где хранится оригинал. Если получается несколько листов, они прошиваются и нумеруются.

При выборе работником электронной ТК работодатель предоставляет ему информацию по форме СТД-Р (приказ Минтруда №23н от 20.01.2020). Сведения направляются работнику как по его запросу в течение 3 рабочих дней, если он трудоустроен, так и при его увольнении в день прекращения договора (ст. 66.1 ТК РФ).

Образец

Унифицированной формы не установлено. Каждое предприятие разрабатывает вид документа самостоятельно, воспользуйтесь предложенной формой.

Пример оформления

Этот документ может быть написан от руки или же заполнен на специальном бланке. Что касается бланка, то он может иметь стандартный вид (пример можно найти онлайн) или же быть сделанным специально для конкретного предприятия. Бланк выписки из трудовой книжки можно скачать бесплатно в Интернете, причем он выглядит практически одинаково для Республики Беларусь, России или Украины. Какой бы вариант не был выбран, выписка из трудовой книжки обязательно должна быть подписана работником. В большинстве случаев она оформлена на одном листе. Если же пришлось использовать несколько страниц, то на каждой нужно поставить номер и подпись.

Форма выписки из трудовой книжки должна включать в себя следующую информацию:

• название бумаги;
• название компании нанимателя;
• позиция сотрудника;
• ФИО человека, выдающего документ;
• ФИО сотрудника, а также другие личные данные (специальность, дата и место рождения, статус);
• номер;
• дата выдачи.

Это стандартные пункты, которые должна включать выписка из трудовой книжки. Иногда могут потребоваться дополнительные сведения, зависимо от того, какие основания для ее оформления. Отметим, что обязательно выписка из трудовой книжки должна включать строчку, где будет написано, что сотрудник до сих пор работает на конкретном предприятии. Внизу документа должен указать свое ФИО и поставить подпись человек, который его выдает.

Для чего нужна?

Трудовая книжка хранится у владельца, за исключением тех случаев, когда он на данный момент имеет официальное место трудоустройства. Если документ находится на руках у гражданина, то нет необходимости оформлять выписки и дубликаты.

Если человек имеет официальное место трудоустройства, то работодатель забирает у него бумажную трудовую книжку и хранит ее в сейфе. Документ возвращается сотруднику в случае увольнения. Согласно действующему законодательству РФ, за сохранность полную ответственность несет работодатель.

На сегодняшний день работнику может быть выдана копия трудовой книжки или выписка из нее по запросу.

Есть несколько причин, по которым она может потребоваться:

1. Подача заявки на оформление кредита в банк.
2. Подача заявления на получение субсидий или льгот в государственные органы.
3. Для внесения записи о внешнем совместительстве.
4. Подача документации в Пенсионный фонд.
5. Оформление загранпаспорта или визы.
6. Оформление усыновления или опекунства ребенка.
7. При рассмотрении дела в судебном порядке.

В некоторых случаях необходимо документально подтвердить тот факт, что гражданин был трудоустроен в определенные периоды.

Как получить у работодателя?

Чтобы получить выписку, необходимо написать соответствующее заявление и направить его в отдел кадров.

В заявлении в обязательном порядке нужно указать, зачем сотруднику необходимы сведения, и куда он собирается их подавать. В течение трех дней после подачи заявления работодатель подготовит документ.

Заполнение выписки из бумажной книжки осуществляется на фирменном бланке компании. Этим занимается сотрудник отдела кадров. Когда документ будет готов, сотрудника попросят расписаться в книге учета для подтверждения факта выдачи.

Подобный документ в обязательном порядке должен быть заверен. Для этого на ней проставляется следующая надпись «Копия верна», сделанная ответственным кадровиком.

Пример:

Если книжка ведется в цифровом формате, а от бумажного варианта работник отказался, то выписку все равно можно получить через работодателя на основании заявления. При этом сведения о ее записях выдаются по типовой форме СТД-Р. Конкретный работодатель, к которому обращен запрос, может выдать только те записи, которые выполнил он сам. Сведения о записях у предыдущих работодателей нужно запрашивать на прежних местах работы.

Важно, что в выписке из электронной книжке будут находиться записи, сделанные только за период с момента первой подачи сведений работодателем — с 2020 года. Записи до 2020 года можно посмотреть в бумажной трудовой, которая после перехода на электронную, должна быть выдана сотруднику.

Пример формы СТД-Р:

Когда могут отказать?

Стоит сказать о том, что в соответствии с действующим законодательством РФ, отказ в выдаче выписки трудовой книжки является неправомерным.

Если наниматель не предоставляет сотруднику сведения о его трудовой деятельности, то можно обратиться с жалобой в трудовую инспекцию. При подтверждении факта наличия нарушения, работодателя обяжут предоставить выписку принудительно.

Что представляет собой выписка из трудовой книжки

Выписка из трудовой книжки представляет собой рукописное или изготовленное печатным способом извлечение из трудовой книжки. Выписка может быть изготовлена также путём копирования определённых страниц и внесением заверительной надписи рукописным или печатным способом. Если копия трудовой книжки предполагает полное воспроизведение документа, то в выписке содержится информация только за интересующий сотрудника период. В обязательном порядке в выписке должна быть отражена информация с первой страницы книжки.

Выписку целесообразно изготавливать в случаях, когда требуется подтвердить настоящее место работы или занятость (отсутствие занятости) в определённый период. Необходимость в этом может возникнуть при следующих обстоятельствах:

• обращение за кредитом для представления в банк;
• судебные разбирательства (например, для подтверждения того, что в рассматриваемый период алиментообязанный не работал и не имел дохода);
• обращение за различными социальными пособиями, выплатами, включая материнский капитал;
• любые другие случаи.

Статьёй 62 Трудового кодекса предусмотрен практически единственный случай, когда трудоустроенный человек может получить на руки оригинал трудовой книжки. Для представления в целях обязательного социального обеспечения работодатель обязан выдать документ своему сотруднику, а работник обязан вернуть его в течение 3 дней по минованию надобности. В другое время книжка хранится у работодателя по основному месту работы.

Выписка из трудовой книжки

Выписка оформляется на фирменном бланке компании, т. е. должна содержать все основные реквизиты работодателя. Образец документа организация разрабатывает самостоятельно.

Общий порядок оформления выписки выглядит следующим образом:

• сначала указываются сведения с титульного листа трудовой книжки: серия и номер документа, ФИО, дата рождения, образование и специальность работника, дата заполнения книжки;
• далее в хронологическом порядке указываются сведения о трудовой деятельности сотрудника за необходимый период времени;

Примечание: если работник попросил выписать сведения выборочно, то необходимые записи также должны быть перечислены в строгой хронологической последовательности.

• если в выписку включается информация о текущем месте работы, делается пометка: «Работает по настоящее время»;
• документ заверяется подписью ответственного лица с расшифровкой должности и печатью работодателя (при наличии), указывается дата выдачи;
• если количество листов выписки больше одного, документ прошивается, нумеруется и скрепляется на обороте заверительной записью с указанием количества листов.

Образец выписки из трудовой книжки

Заявление на выписку из трудовой книжки

Срок действия документа

Никаких единых законодательных сроков действия для данного документа не предусмотрено.

Но любая инстанция, требуя заверенные копии или выписки из различной документации, как правило, устанавливает правила их приема. Поэтому в разных ведомствах сроки действия могут разительно отличаться: от 3 дней до одного месяца и более.

Как получить выписку

Для получения выписки из трудовой сотруднику нужно обратиться к своему работодателю с письменным заявлением. Работодатель в свою очередь обязан выдать заявителю требуемый документ в 3-дневный срок со дня обращения (ст. 62 ТК РФ).

Если гражданин не работает, и трудовая книжка, соответственно, находится у него на руках, то выписку можно заверить у нотариуса или непосредственно в той инстанции, которой требуется данный документ, предъявив оригинал.

Форма СТД-Р: как выдавать

Работники сами выбирают, в каком виде они хотят получить форму СТД-Р: на бумаге или в электронном виде. Форма СТД-Р на бумажном носителе заверяется подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации (при наличии). Работодатель, не являющийся юридическим лицом, заверяет документы личной подписью. Во втором случае форму надо подписать усиленной квалифицированной электронной подписью.

Когда можно отказать сотруднику в выдаче СТД-Р?

У работодателя нет обязанности выдавать сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р сотрудникам, отказавшимся от электронной трудовой книжки (Письмо Минтруда от 16.06.2020 N 14-2/ООГ-8465).

Причём отказ работодателя правомерен и для СТД-Р по запросу, и для СТД-Р, выдаваемой при увольнении. Работник, решивший не расставаться с бумажной трудовой, сможет получить эти сведения в МФЦ, на портале госуслуг или в ПФР.

Заключение

Напоминаю, что форма СТД-Р утверждена Приказом Минтруда от 20.01.2020г. N 23н. В ней находит отражение информация о трудовой деятельности работника за период работы у работодателя.

Работник может подать работодателю запрос на предоставление СТД-Р или получить эти сведения при увольнении (ст. 66.1 ТК РФ). Но если он выбрал ведение трудовой книжки на бумажном бланке, работодатель вправе его запрос не выполнять.

Юлия Невдах— эксперт по заработной плате проекта «Зарплата 360°»

Консультирует по вопросам правильности расчёта заработной платы более восьми лет.

Читайте другие статьи автора в нашем блоге: