Как выглядит правильный образец докладной записки о прогуле работника – правила оформления и пример для скачивания

Как выглядит правильный образец докладной записки о прогуле работника – правила оформления и пример для скачивания

Если работник прогуливает, то это считается нарушением трудовой дисциплины.

Когда он не находится на работе без каких-либо видимых причин, то это может для него плохо закончится вплоть до увольнения.

Начальнику нужно оформить акт и написать докладную вышестоящему руководству.

Даже если сотрудник не явился на рабочее место всего лишь один раз, всё равно данное событие нужно задокументировать.

1. Составляется ли при отсутствии работника на рабочем месте?
2. Кто может оформить?
3. Как написать, если сотрудник не вышел на работу?
4. Скачать образец
5. Дополнительные документы
6. Полезное видео
7. Выводы

Кто составляет документ?

Служебная или докладная записка о прогуле должна быть составлена лицом, которое по своей должности осуществляет непосредственный контроль над рабочим процессом и работниками:

• Мастер производственного цеха.
• Старшая медицинская сестра в лечебном учреждении.
• Старший менеджер.
• Секретарь, который ведет табель учета рабочего времени.
• Заведующий магазином, складом.
• Руководитель отдела.
• И другие подобные должностные лица.

В работе большого предприятия недопустимо просто сказать начальнику, что такого-то работника не было вчера на месте. Все, что касается сверхурочных, отгулов, прогулов, больничных необходимо отражать в отчетной документации. Поэтому прогул тоже должен быть учтен документально.

Узнать больше о том, что это такое служебная записка и как оформляется этот документ по ГОСТу, можно здесь.

Общие правила оформления докладной можно посмотреть в следующей статье: “Правила написания докладной“. В случае не выхода на работу сотрудника и если не имеется каких-то объяснений по этому поводу, на сотрудника можно написать докладную записку. Необходимо также оформить акт об отсутствии на рабочем месте.

Данные документы отправляются на рассмотрение руководству. И руководство принимает решение о дальнейших действиях.Если глава организации принимает решение о возможном дисциплинарном высказывании, то это фиксируется в приказе. Более подробно пример оформления приказа рассмотрен в статье: “Пример приказа о дисциплинарном взыскании за прогул.”

После возвращения сотрудника на работу, он должен предоставить объяснительную, в которой прописывает причины своего отсутствия. Ее прикрепляют к ранее написанными документам (объяснительным).

Примеры оформления объяснительных записок сотрудника

Что должно быть в докладной записке?

Рассмотрим основные пункты в докладной:

• Название подразделения, к которому относится сотрудник (отсутствующий на работе).
• ФИО руководителя и его должность.
• Заголовок (об отсутствии на рабочем месте).

Документ должен содержать следующую последовательность:

• Описание ситуации, кто не пришел на работу, когда это случилось (ФИО, дата и срок отсутствия)
• Просьба рассмотреть инцидент и принять какие-то меры (дисциплинарное взыскание, выговор и т.д.)
• ФИО человека, написавшего докладную и его должность.

На рисунке ниже представлен пример заполнения документа.

Оформляем отсутствие работника на рабочем месте

Все документы являются образцами.

1. Докладная записка непосредственного руководителя прогульщика о его отсутствии на рабочем месте

от начальника отдела

о нарушении трудовой дисциплины

Настоящим ставлю Вас в известность, что 31 декабря 2011 г. наладчик станков отдела лёгонькой промышленности Сидоров Сидор Сидорович отсутствует на своем рабочем месте с начала рабочего дня, то есть с 08.00 ч. О своём невыходе на работу Сидоров С. С. меня не предупреждал.

Я пытался связаться с Сидоровым С. С. по мобильному телефону, который не доступен, а домашний телефон не отвечает.

Я опросил наладчика станков Тарасова Тараса Тарасовича, известна ли ему какая-либо информация о Сидоровом С. С. Однако Тарасов Т. Т. пояснил, что Сидоров С. С. с ним не связывался сегодня и где тот находится ему не известно.

До настоящего момента связаться с Сидоровым С. С. не представляется возможным. На время 16.50 ч. сведения об уважительных причинах Сидорова С. С. отсутствуют. При выходе Сидорова С. С. на работу с него будет запрошено объяснения о причинах отсутствия на рабочем месте в течение всего рабочего времени.

Петров П. П.
31 декабря 2011 г.

2. Распоряжение руководителя организации об оформлении факта отсутствия сотрудника на рабочем месте

г. Энск 01 января 2012 г.

На основании докладной записки начальника отдела лёгонькой промышленности Петрова П. П. об отсутствии наладчика станков того же отдела Сидорова Сидора Сидоровича на своем рабочем месте в течение всего рабочего времени 31.12.2011 г. с 08.00 до 17.00, без предупреждения о наличии уважительных причин, поручаю:

1. Бухгалтеру Марьиной М. М. составить акт о фиксации факта отсутствия Петрова П. П. на рабочем месте.
2. Юридическому отделу оказать правовое содействие Марьиной М. М. в оформлении указанного акта.
3. Контроль за выполнением настоящего Распоряжения оставляю за собой.

Генеральный директор И. И. Иванов

3. Акт об отсутствии сотрудника на рабочем месте

Акт
об отсутствии работника на рабочем месте

г. Энск 01 января 2012 г.

Мною, бухгалтером ООО «Кожмех» Марьиной Марией Марьяновной, в присутствии руководителя отдела лёгонькой промышленности Петрова Петра Петровича и наладчиков станков этого отдела Тарасова Тараса Тарасовича и Филиппова Филиппа Филипповича, составлен настоящий Акт о нижеследующем:

Работник Сидоров Сидор Сидорович, работающий в должности наладчика станков отдела лёгонькой промышленности, отсутствовал на рабочем месте в течение всего рабочего времени 31.12.2011 г. с 08.00 до 17.00, без предупреждения о наличии уважительных причин.

Содержание данного Акта подтверждаем личными подписями:

Настоящий акт составил:
бухгалтер Марьина М. М.

С актом ознакомился и один экземпляр получил:
Сидоров С. С.

01 января 2012 г.

4. Требование работодателя о предоставлении работником объяснения в связи с отсутствием на рабочем месте

Сидорову С. С.
01 января 2012 г.

В связи с Вашим отсутствием на рабочем месте в течение всего рабочего дня 31.12.11 г. с 08.00 до 17.00 без уважительных причин, был составлен соответствующий акт.

В соответствии со ст. 193 ТК РФ Вам необходимо в течение трех рабочих дней с момента получения настоящего Требования предоставить по данному факту нарушения трудовой дисциплины объяснения в письменном виде с изложением причин Вашего отсутствия и оправдательных документов.

Генеральный директор ООО «Кожмех» И. И. Иванов

Требование получил Сидоров С. С.

01 января 2012 г.

5. Акт об отказе сотрудника от предоставления объяснения о причинах отсутствия на рабочем месте

Акт
об отказе предоставить объяснения в письменной форме

г. Энск 04 января 2012 г.

Мною, начальником отдела лёгонькой промышленности Петровым П. П, в присутствии наладчиков станков отдела лёгонькой промышленности Тарасова Т. Т. и Филиппова Ф. Ф., составлен настоящий акт о нижеследующем:

Сегодня 01 января 2012 г. в нашем присутствии Сидоров Сидор Сидорович, занимающий должность наладчика станков отдела лёгонькой промышленности, отказался предоставить затребованные от него сегодня письменные объяснения по факту своего отсутствия на рабочем месте в течение всего рабочего времени 31 декабря 2011 г.

Свой отказ от предоставления объяснений Сидоров С. С. мотивировал тем, что у него болит рука и он не может писать.

Содержание настоящего Акта подтверждаем личными подписями:

Тарасов Т. Т., наладчик станков отдела лёгонькой промышленности

Филиппов Ф. Ф., наладчик станков отдела лёгонькой промышленности

Петров П. П., начальник отдела лёгонькой промышленности

Конечно, любой документ всего лишь надо переделать под свою ситуацию, потому что прогул бывает и длительным, и с уважительными причинами. Все эти факты необходимо отражать.

Об авторе

Алексей Смирнов

Окончил Московский государственный юридический университет имени О.Е. Кутафина. Судебная практика с 2010 года.

Популярные посты

Исковая давность: понятие, значение, сроки

Как написать претензию контрагенту

Возможно ли уменьшение штрафа налоговой?!

Куда подавать исполнительный лист и как заставить его работать

Увольнение

Перед тем как с сотрудником будет, расторгнут трудовой договор необходимо:

• установить факт, что он на самом деле не находился на работе;
• с точностью установить временной промежуток;
• выяснить по какой причине работник не явился на работу либо оставил рабочее место до окончания трудового графика.

Пошаговая процедура увольнения за отсутствие на своем рабочем месте:

1. Первоначальным и основным шагом является документально оформленный факт отсутствия подчиненного. Данный процесс можно осуществить двумя способами это:
   • составив акт, который оформляется при наличии двух, трех очевидцев;
   • составив служебную записку.
2. Объяснение сотрудника по сложившейся ситуации, этот документ оформляется только лишь в письменном формате, собственноручно. Временной промежуток, который предоставляется для данного действия два дня.
3. По итогу предыдущего этапа можно будет говорить о закрытии служебного расследования либо о его последующих шагах. Кроме того если работником не предоставит в течение двух дней пояснительную записку, в этом случае также оформляется соответствующий документ (ст. 193 ТК РФ).
4. Затем руководителем организации принимается решение о наложении взыскании. Возможность отстранить от должности из-за невыхода на работу не считается обязанностью, следовательно, наниматель может и не увольнять сотрудника, а просто воспользоваться иным видом наказания. К примеру, это может быть денежно взыскание.
5. Подготавливается распоряжение о расторжении трудовых правоотношений между работником и работодателем.
6. Ознакомление сотрудника с приказом.
7. Внесение соответствующей записи в трудовую книжку.

Таким образом, даже при грамотно оформленной докладной записки о необоснованном отсутствии сотрудника на работе является не достаточным основанием для дальнейших мер.

Необходимо прикрепить к первому документу дополнительный (акт) и только после этого доводить до руководства о произошедшем инциденте. Дальше все будет зависеть только лишь от работодателя и самого сотрудника, а именно насколько обоснованно он объяснит причину того, почему его не было на работе в указанный в соответствующем документе период.

Кто должен составить докладную

Закон не содержит прямого указания на то, какой именно работник должен составлять докладную при неявке другого на работу. В теории, это может делать любой из работников. Однако необходимо обязательно соблюдать субординацию между должностями.

Таким образом, обычно на прогульщика оформляет докладные его непосредственный начальник. Он лучше всего знает своего подчиненного, и именно он должен в первую очередь пытаться определить, почему кто-то не появился на своем месте.

Если же руководитель не предпринимает усилий для определения места нахождения работника, докладную может составить другой сотрудник.

Например, из-за невыхода одного работника остановилась работа другого структурного подразделения. В такой ситуации оформлять докладную может руководитель пострадавшего подразделения.

Ведь такой сотрудник по своему характеру работы должен отслеживать появление или отсутствие работников на предприятии и отмечать эти факты в документах.

Когда нужна докладная бумага

Служебная записка – носитель информации, она призвана для оповещения начальства об отсутствии на работе подчиненного в течение определенного времени или всего рабочего дня, чтобы согласно ей доступно было применить соответствующее дисциплинарное наказание.

Докладная составляется согласно образцу, если работника:

• Нет дольше 4 часов без предупреждения;
• Если данный прогул принес компании весомые убытки;
• Если рабочее место осталось без подмены в течение всей смены.

Служебная записка актуальна в больших организациях, где существует множество подразделений, и отсутствие работника дает сбой в работе целому организму.

Другие образцы докладных записок:

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Правильное составление докладной записки

Докладная записка об отсутствии работника на рабочем месте должна обязательно содержать следующие данные:

• Реквизиты организации в полном объеме;
• Наименование подразделения;
• ФИО составителя докладной;
• ФИО отправителя записки;
• Название документа о прогуле;
• Дата составления;
• Номер бумаги;
• Подпись руководителя отделения.

Бумага начинается примерно так «Касательно отсутствия…», продолжается она в деловом стиле с указанием на факт отсутствия работника в течение такого-то времени.

Образец документа можно детально изучить в конце статьи.

Докладная записка, как это показано в образце формируется согласно правилам и в конце содержит просьбу о наказании или смягчении решения относительно отсутствия на рабочем месте подчиненного.

Перед тем, как составить записку нужно попросить объяснительную записку у работника, почему место работы пустовало, согласно его пояснениям, как это показывает образец нужно указать:

• Дату отсутствия в рабочее время;
• ФИО работника, нарушившего порядок;
• Время до секунды, пустующего рабочего места;
• Причины прогула, согласно пояснениям;
• Последствия данного проступка.

Что следует еще знать о докладной?

Подписывается записка руководителем предприятия, в котором работает отличившийся работник.

Также она может быть зарегистрирована по месту составления, зависимо от того, куда она адресуется.

Докладная записка составляется в тот же день, когда было выявлено нарушение расписания рабочего графика.

С целью формирования доказательной базы можно внести факт отсутствия на рабочем месте в табель сотрудника.

Факт прогула фиксируется с помощью акта об отсутствии на работе.

Если нарушение было грубым и докладная записка составляется об отсутствии работника в необходимое время на рабочем месте с целью увольнения, работнику для оправданий предоставляется 2 дня.

Образец оформления

Образец докладной записки об отсутствии на рабочем месте – скачать.