Что делать, если работник не предоставил свою трудовую книжку

Что делать, если работник не предоставил свою трудовую книжку

Работники отдела кадров несут полную ответственность за то, чтобы все кадровая документация была приведена в соответствие с требованиями по законодательству. Сотрудника не смогут принять на постоянную работу документально, если он не принесет все документы, которые требуются для оформления. В случае, если работник не предоставил трудовую книжку, то сотрудники кадровой службы должны руководствоваться следующими рекомендациями:

• При отказе работника предоставить такой важный документ, как трудовая книжка, не предусматривается никаких действий со стороны организации, куда устраивается сотрудник для оформления трудовых отношений.
• Должен быть составлен акт, в котором следует отразить факт, что, приступив к работе, данный сотрудник не принес и не сдал трудовую, где должны были быть оформлены трудовые отношения.
• Рекомендуется, чтобы от работодателя было отправлено уведомление работнику, в котором должна быть изложена просьба прийти в кадровую службу и отдать ее специалистам книжку, чтобы трудоустройство было оформлено должным образом.

Обязательные документы для выдачи сотруднику

Трудовая книжка

Оформляется накануне дня расторжения трудового договора, выдаётся на руки сотруднику под роспись в последний рабочий день. Если нет возможности выдать на руки, необходимо получить согласие от бывшего сотрудника на отправление её почтой, либо хранение в офисе организации до его обращения.

В случае отказа работника от ведения бумажной трудовой книжки, пакет документов дополнится формой СТД-Р, в ней отражаются данные о трудовой деятельности и стаже. При согласии работника, данную форму можно подготовить в электронном виде. В этом случае работодатель выдаёт документ, заверенный усиленной квалифицированной цифровой подписью.

Медицинская книжка (если имеется)

Выдаётся сотруднику при увольнении. Работодателю запрещено делать записи в личной медицинской книжке.

Расчётный листок

В расчётном листке отражаете размер и основания удержаний из выплат, а также общую сумму к выплате. Он выдаётся ежемесячно в день зарплаты каждому сотруднику независимо от того, просит ли он документ (ч. 1 ст. 136 ТК РФ). При расторжении трудового договора расчётный листок нужно выдать прямо в день увольнения. Его можно выдать на бумаге или по электронной почте.

Ведите журнал учёта выдачи или ведомость получения, где работникам необходимо расписываться о получении расчётного листа. Трудовые инспекторы на проверке могут потребовать документ, который подтвердит выдачу расчётных листков.

Справка о сумме заработка 182н

Выдаётся в день увольнения (подп. 3 п. 2 ст. 4.1 Закона № 255-ФЗ). Заполняется согласно приказа Минтруда России от 30.04.2013 № 182н (в редакции от 09.01.2017 № 1н). В справке указываются: данные о работодателе и сведения по сотруднику; суммы выплат, на которые начисляли страховые взносы за текущий и два предшествующих календарных года; количество календарных дней, исключаемых при расчёте пособий (дни болезни, декрета, отпуска по уходу за ребёнком).

Эту справку сотрудник передаст при приёме на новое место работы. Новый работодатель возьмёт данные из справки, чтобы рассчитать больничные, декретные и пособия по уходу за ребёнком (п. 2.1 ст. 15 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, далее — Закон № 255-ФЗ).

Раздел 3 отчёта Расчёт по страховым взносам, заполненный персональными данными работника

Оформляется с начала квартала до даты расторжения трудового договора . В поле 020 указывается код периода: 21 — для I квартала; 31 — для полугодия; 33 — для 9 месяцев; 34 — для года. В третьем разделе РСВ отражается информация о выплатах работнику и начисленных страховых взносах. Работнику нужно передать копию документа, в которой указать все его персональные данные — ИНН, СНИЛС, ФИО, дату рождения, гражданство, паспортные данные и признак застрахованного лица.

Получите от сотрудника подтверждение того, что он получил персонифицированные сведения. Например, он может расписаться на ваших экземплярах, или заведите отдельный журнал выданных сведений.

Выписка изформы СЗВ-СТАЖ

Сведения о страховом стаже сотрудника нужно предоставить в ПФР после его увольнения. Копию отчёта организация выдаёт сотруднику вместе с другими документами в день увольнения. Сделать это нужно независимо о того, просил он об этом или нет. Заполнять графу 14 в форме СЗВ-СТАЖ необходимо только в том случае, если расторжение трудового договора производится 31 декабря. В остальных случаях этот столбец остаётся пустым. Разделы 4 и 5 формы заполняют, если расторжение связано с выходом на пенсию работника.

Выписка из формы СЗВ-М

Форма СЗВ-М утверждена постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п. Чтобы не нарушать закон о защите персональных данных, нужно подготовить индивидуальную выписку из данного отчёта, где будут данные только по увольняющемуся сотруднику. Копия документа понадобится работнику в дальнейшем. Выписку из СЗВ-М выдаётся сотруднику за последний месяц.

Выписку из формы ДСВ-3

В пакет документов добавляется данная выписка, если работодатель перечислял дополнительные страховые взносы на накопительную часть пенсии из своих средств или из средств работника. Рекомендуется заполнять её за весь период, в течение которого перечислялись средства на накопительную часть пенсии.

2. Останется ли у работников после 2020 года возможность подавать заявления о дальнейшем ведении бумажной трудовой книжки или отказе от нее?

Законодатели не забыли о тех, кто не имел возможности написать заявление в 2020 году:

• например, если работники находились в отпуске или не были трудоустроены, то они вправе обратиться с заявлением к своему работодателю в любое время после 2020 года (п. 6 ст. 2 Закона 439-ФЗ).

Работники, которые пожелали остаться с бумажными трудовыми книжками и написали заявления об этом, не утратили права изменить свое решение в последующем. А это значит, что даже после 2020 года они смогут обратиться к своему работодателю с заявлением о выборе предоставления им сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

Как сообщить сотруднику о необходимости явиться за трудовой книжкой?

Если все-таки акт составлен не был, а у вас на руках осталась трудовая книжка сотрудника, вам необходимо принять срочные меры для того, чтобы вернуть ее законному владельцу.

Трудовой кодекс предусматривает следующую процедуру для достижения желаемого результата, рассмотрим каждое действие по отдельности.

Уведомление

Однако потрудитесь зафиксировать данный факт для того, чтобы в случае, если работник скажет, что подобного не было, вы могли бы предоставить ему неопровержимые доказательства. Более долгий, но и более действенный способ это связь через посылку заказного письма с уведомлением. Работник наверняка получил письмо, если конверт не пришел вам обратно.

Как составить?

Составить уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой можно и в произвольной форме, ведь законодательством не закреплена единая форма обращения к сотруднику, который уволился из вашей организации и не забрал трудовую.

Уведомление составляется на обычном листе, в котором указывается данные об отправителе, а именно наименование организации, время отправления, контакты и прочие данные о бывшем рабочем месте.

Далее в уведомлении сообщается информация относительно того ,чтобы работник непременно явился за своими трудовыми документами.

В какой срок нужно отправить?

В Трудовом кодексе четко не оговорены сроки, в которые работодатель обязан непременно предпринять попытку по возвращению трудовой книжки.

Тем не менее, также в Трудовом кодексе есть упоминание о том, что трудовая должна быть выдана работнику в момент отработки им последнего дня на территории организации.

Значит, работодатель непременно должен сразу же после обнаружения факта, что работник не забрал трудовую книжку, предпринять действия по отправке.

В случае если работник получил согласие на пересылку трудовой книжке по почте, необходимо знать некоторые правила отправки таких документов.

Трудовая книжка является весьма ценной бумагой, поэтому необходимо отправлять такое отправление первым классом. Так вы будете отслеживать движение письма до самого момента, пока оно не достигнет места доставки.

Также отправление трудовой книжки может быть оформлено как отправление посылки особой ценности. Для этого работодателю необходимо оценить документ в денежном эквиваленте. Кроме того, в письмо о получении трудовой книжки необходимо вложить специальный бланк. Бланк должен содержать опись вложений в письмо.

Делается это для того, чтобы в результате пересылки не было утеряно важных вещей. Также некоторые сотрудники почты не чисты на руку и могут присвоить себе ценные документы. Чтобы это не допустить делается соответствующая опись.

Плюсы и минусы работы по договору

Для временной или проектной работы предприниматель чаще всего оформляет с работником договор найма на работу без трудовой книжки, так называемый гражданско-правовой договор. Нанимателю это удобно тем, что не надо оформлять временного сотрудника в штат. А сам работник получает свободный график и возможность сотрудничать с другими заказчиками, если хватает времени.

Однако есть в такого рода контрактах отрицательные стороны. Например, они не предполагают уход в отпуск,а в случае болезни или травмы заказчик не оплачивает наемному сотруднику больничный лист.

Особенности приема на работу работника с ЭТК

При трудоустройстве гражданин предоставляет новому работодателю информацию о своей карьерной деятельности. Эти сведения содержатся в трудовой книжке, а если гражданин перешел на ЭТК, то в электронном реестре пенсионного фонда.

Принимая такого работника, кадровик должен попросить у него (ст. 65 ТК РФ):

• паспорт;
• трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р);
• документ о регистрации в системе персонифицированного учета (АДИ-РЕГ) в бумажном или электронном виде — можно получить в отделении или личном кабинете ПФР;
• документ воинского учета;
• документы об образовании.

Исходя из специфики деятельности работодатель все также может требовать справку об отсутствии судимости, наркотической зависимости, психических заболеваний.

Работник, перешедший на электронную книжку, предоставляет сведения о трудовом движении в виде справки СТД-Р. Ее выдает предыдущий работодатель в день увольнения. Документ распечатывается и подписывается директором предприятия или отправляется электронным файлом, заверенным ЭЦП.

Но справка отражает период работы только на последнем месте, а кадровику нужно рассчитать страховой стаж гражданина за всю жизнь. Поэтому кандидату придется предоставить еще и обычную трудовую или информацию из пенсионного фонда.

Второй вариант для работодателя надежнее первого, поскольку достоверно отражает карьерное движение гражданина. Справка предоставляется в форме СТД-ПФР и содержит трудовую историю. Кандидат может запросить ее в многофункциональном центре, в пенсионном фонде или на «Госуслугах». Если же работник показал традиционную трудовую, то забирать ее нельзя. Она будет храниться у владельца.

Оформив работника, кадровик должен сообщить в территориальный ПФР о приеме гражданина с помощью отправки нового отчета по форме СЗВ-ТД не позднее дня, следующего за датой издания приказа. Документ отражает должность, структурное подразделение, профессию, специальность, квалификацию трудящегося.

В дальнейшем по каждому лицу кадровик будет собирать информацию об их карьерном движении в электронном виде и передавать ее в пенсионный фонд тем же отчетом (форма СЗВ-ТД), но уже до 15 числа каждого месяца. При этом организации с численностью от 25 человек подают данные в xml-формате (п. 1.9 Порядка заполнения СЗВ-ТД, утв. Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п).

В процессе деятельности сотрудник может запросить сведения из трудовой, например, для получения кредита. Раньше делали копию бумажной книжки, но теперь когда она электронная, потребуется дать выписку по форме СТД-Р. Это та же справка, которую приносил работник при трудоустройстве от бывшего работодателя. Ее необходимо выдавать не только при увольнении, но и по запросу сотрудника в течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления. Справка печатается на бумаге и подписывается руководителем либо предоставляется электронным файлом, подтвержденным ЭЦП.

Что делать в 2021 году

1. Сдавать отчет СЗВ-ТД в новые сроки

В 2021 году сроки по сдаче отчета в Пенсионный фонд изменятся. О приеме или увольнении сотрудника придется отчитываться сразу после трудоустройства или расторжения договора. Крайняя дата — следующий рабочий день. А вот о переводах и иных кадровых мероприятиях сведения надо будет подавать по-старому — до 15-го числа следующего месяца.

2. Выдать трудовые книжки тем, кто отказался от их ведения

В 2021 году выдайте трудовые книжки тем работникам, которые написали заявления об отказе от них. Сделайте в трудовых книжках последнюю запись о том, что работник подал заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Только объясните сотрудникам, что отказ от ведения бумажной трудовой книжки не значит, что ее теперь можно выкинуть. В электронной трудовой будут сведения о работе только начиная с 2020 года. Поэтому при трудоустройстве к новому работодателю работник предоставит и электронные сведения, и бумажную трудовую. Однако теперь работодатель просто ознакомится с ее содержанием, возможно, снимет копию, а затем отдаст назад работнику. Никаких записей при трудоустройстве вносить в трудовую книжку, от дальнейшего ведения которой сотрудник отказался, не нужно.

3. Продолжить вести бумажные трудовые тем, кто не отказался от них

Для тех, кто решил оставить бумажную трудовую, ничего не изменится —работодатель продолжит вести бумажную трудовую книжку по старым правилам, но так же, как и на остальных работников, будет заполнять отчет СЗВ-ТД.

4. Выдавать сведения о трудовой деятельности

При увольнении работников, которые отказались от бумажной трудовой, работодатель должен выдать вместо нее сведения о трудовой деятельности. Это специальная форма СТД-Р. По желанию работника ее можно предоставлять в электронном виде, например отправить файл на электронную почту, а можно в виде подписанной бумажной распечатки с печатью.

Работник имеет право запросить сведения из электронной трудовой также в период работы в компании. По аналогии с другими рабочими документами работодатель обязан их предоставить в течение трех рабочих дней с даты получения заявления. Их также можно получить как в бумажном виде с подписью и печатью, так и в электронном виде.

Есть важный момент: тем сотрудникам, которые сохранили бумажную трудовую, работодатель не должен предоставлять сведения из электронной трудовой. Они будут их получать самостоятельно в МФЦ, отделении Пенсионного фонда или на сайте госуслуг.

5. Оформлять новых сотрудников на работу по новым правилам

Новые сотрудники должны будут предъявлять новому работодателю как бумажную трудовую книжку (если она у них была заведена), так и сведения о трудовой деятельности, полученные либо у прежнего работодателя (форма СТД-Р), либо самостоятельно. Если в трудовой книжке будет запись о том, что она выдана на руки в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ, а в сведениях о трудовой деятельности сказано, что этот человек отказался от бумажной трудовой, значит, делать в книжке запись о приеме на работу не нужно. Вы подадите только отчет в Пенсионный фонд (СЗВ-ТД).

Если же в трудовой книжке записи о ее выдаче на руки в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ нет, а есть обычная запись об увольнении с прежнего места, и в сведениях о трудовой деятельности не сказано, что сотрудник отказался от бумажной трудовой, значит, нужно, как раньше, сделать в его трудовой книжке запись о приеме на работу, оставить книжку у себя. Но еще и подать отчет СЗВ-ТД.

А вот обязанности заводить бумажные трудовые книжки тем новым сотрудникам, у которых их никогда не было, у работодателей больше не будет. Новички рынка труда автоматически будут «получать» только электронные трудовые.

Если бумажная трудовая книжка у нового сотрудника до 2021 года была, но он ее потерял или она испорчена, он, как и сейчас, сможет потребовать, чтобы работодатель завел ему новую трудовую.

Проблемы и споры

К сожалению, иногда законодательство чрезмерно защищает работника, забывая при этом о работодателе. Так, факт увольнения способствует выдаче такого документа как трудовая книжка, несмотря на то, что работником не были выполнены важные обязательства, не возвращена спецодежда или какие-либо материальные ценности.

Именно поэтому работодателям остается либо предвидеть увольнение заранее и не доверять сотруднику, слишком важные вещи, либо надеяться на его порядочность.