Уведомление о смене юридического адреса

Уведомление о смене юридического адреса. Образец.

Письмо контрагентам о смене юридического адреса

Если ваша компания сменила юридический адрес, необходимо уведомить об этом своих партнеров, кредиторов и все организации, с которыми вы ведете дела.
Первой о смене адреса узнает ваша налоговая инспекция – когда вы подадите в нее соответствующее заявление по форме Р14001 с набором сопроводительных документов.
Вторым этапом об изменении адреса должны быть извещены контрагенты — еще до того, как налоговый орган вносит изменения в ЕГРЮЛ и завершает регистрацию.

Кому отправляется письмо о смене юридического адреса?

Закон рекомендует уведомлять своих контрагентов и кредиторов о смене юридического адреса заблаговременно.
Речь идет обо всех деловых партнерах, с которыми организация поддерживает бизнес-отношения: банки, поставщиков, клиентов, юридических консультантов и т.п. Эта необходимость продиктована важностью реквизитов в делопроизводстве: ни один договор не заключается, ни одна услуга не оказывается без указания юридического адреса ООО. Ответственность за несвоевременное уведомление партнеров и, как следствие, появление ошибок в документах ложится на организацию, сменившую адрес.

Как правильно составить уведомление контрагентам о смене юр.адреса?

Единого образца уведомления не предусмотрено. Письмо составляется в рамках принятых правил деловой переписки, в свободной форме, оформляется на фирменном бланке.
В официальном письме всегда указывается полное наименование учреждения, в которое отправляется уведомление, ФИО и должность лица, которое является контактером, а также юридический и почтовый адреса вашей ООО – старые и новые.
Текст самого письма содержит информацию о смене реквизитов вашей компании и причины, по которым это происходит. Также указывается дата, когда партнерам будет отправлено дополнительное соглашение к действующему партнерскому договору.
В письме проставляется текущая дата, ставится подпись руководителя, заверенная фирменной печатью.

В какие сроки надо уведомить контрагентов об изменениях в реквизитах?

Определенные сроки для процедуры изменения реквизитов не установлены, но в интересах самого ООО сделать это как можно быстрее.

Как отправить письмо-уведомление

Письмо, уведомляющие партнеров о смене юридического адреса, можно отправить по электронной почте на е-мейл контактного лица, или послать по факсимильной связи. Самым надежным способом считается отправление данного документа заказным письмом с отметкой о вручении адресату. Не лишним будет, если партнер пришлет в ответ расписку, подтверждающую получение им вашего уведомления.
После регистрации в налоговой инспекции будет составлено дополнительное соглашение к договору, которое должны подписать обе стороны, представляющие деловой союз.

Образец письма об изменении юридического адреса:

ООО БАНЯ МП ПО БПХ ЧАЙКА
Воронеж, улица Аксакова, д.56
Тел.+7 (473) 236-49-33
22.10.2017№6

Генеральному директору ООО
БАНЯ МП ПО БПХ ЧАЙКА
И.М.Сидоренко

Письмо о смене реквизитов

Уважаемый Илья Михайлович! Сообщаем Вам о том, что с 20.10.2017 г. произошла смена реквизитов нашей компании ООО «Водовоз», а именно – изменился юридический адрес компании (в связи с переездом в новый офис).
Просим Вас учесть эти обстоятельства при составлении деловой документации и отправке почтовых сообщений. Также просим Вас с сегодняшнего дня указывать новые реквизиты нашей компании и внести изменения в договоры, акты и другие документы, оформленные между нашими организациями с указанием старого адреса.
Новые реквизиты ООО «Водовоз»: 394000, г.Воронеж, ул. Карла Маркса,д.12/2, офис 3, 1 этаж, телефон +7 (473) 212-12-00

Благодарю на понимание.

Генеральный директор ООО «Водовоз»: Сергей Андреевич Бойков______ М.П.

Образец уведомления контрагентов о смене адреса

Для чего нужно уведомление контрагента о смене адреса?

Сообщение контрагентам о смене адреса — общераспространенная процедура, выражающая намерение хозсубъекта выстраивать с партнерами доверительные отношения и не усложнять им работу в части выяснения своих корректных контактов.

Однако отправка контрагентам уведомлений о смене адреса может быть обусловлена и положениями заключаемых с ними договоров. Как правило, такие положения включаются в договоры с банками, поскольку в соответствии с подп. 1 п. 1 ст. 7 закона «О противодействии отмыванию доходов» от 07.08.2001 № 115-ФЗ банк в целях идентификации клиента обязан знать его корректный адрес.

О порядке идентификации клиента по 115-ФЗ читайте здесь.

О некоторых видах договоров читайте в наших статьях:

Если обнаружится, что клиент не находится по известному банку адресу, то кредитно-финансовая организация может на законных основаниях прекратить обслуживание его счета (постановление Президиума ВАС РФ от 27.04.2010 № 1307/10).

Правила составления письма контрагенту о смене адреса

Рассмотрим практические нюансы информирования партнеров об изменении контактов фирмы и ознакомимся с образцом уведомления контрагентов о смене юридического адреса.

В письмо следует включить:

1. При наличии договора, предписывающего сообщать контрагенту о смене адреса, — ссылку на такой договор с указанием его номера и даты подписания.

2. Пояснения по поводу использования адреса. Так, фактически он может использоваться в качестве:

• юридического (для указания в документах) и почтового (для отправки корреспонденции);
• только юридического либо только почтового.

Загрузить образец письма контрагенту о смене юридического адреса вы можете на нашем сайте.

Итоги

Сообщение контрагенту о смене адреса — общераспространенная процедура. При этом она может быть предписанной договором. Неисполнение обязанности, установленной договором, может повлечь неприятности для стороны-нарушителя.

Информационное письмо о смене юридического адреса организации: образец

Юридический адрес субъекта предпринимательства является его основной характеристикой, которая фиксируется уполномоченными органами и контрагентами. При его смене необходимо уведомить о событии заинтересованных в сотрудничестве лиц и контролирующих органов. Как правильно и в какие сроки нужно реализовать процедуру?

Общая информация

Юридический адрес определяет месторасположение субъекта предпринимательства.

Он является одним из его основных реквизитов, которые учитываются в единой базе данных. При его смене, важно своевременно уведомить Налоговую Службу, представители которой, в свою очередь, информируют другие государственные органы. Партнеров по бизнесу руководитель субъекта хозяйствования уведомляет при наличии личных интересов, понимания ситуации или отраженных в договоре обязательств о таких действиях.

Комплект документов, прилагаемых к уведомительному письму, формируется в зависимости от того, требует ли новшество внесения изменений в уставную документацию или нет. При смене юридического адреса, фактическое месторасположение субъекта может быть не изменено.

Когда нужно составлять уведомление о смене месторасположения компании

Смена юридического адреса актуальна в ситуациях, когда компания ранее арендовала помещения для обеспечения функционирования компании, а в настоящее время приобрела себе объект коммерческой недвижимости, в результате чего необходимость в аренде отпала. Ситуация может стать актуальной при совпадении фактического и юридического адресов в условиях принятия руководством решения о смене помещения или офиса в целях обеспечения более результативной деятельности. Смена юрадреса инициируется руководством также в случае невозможности продления договора аренды объекта недвижимости, адрес которого ранее использовался как юридический.

Сроки

В положениях правовых актов регламентировано, что уведомление о смене юридического адреса субъектом предпринимательства Налоговую Службу должно быть реализовано не позднее третьего дня после принятого основателями компании решения. При нарушении таких требований, на должностное лицо накладывается штраф в размере 5000 рублей. Информирование о событии других государственных органов и партнеров проводится только после получения новых регистрационных документов, свидетельствующих о внесении изменений в базу данных ЕГРЮЛ.

Кого нужно уведомлять

Субъект предпринимательства в первую очередь обязан информировать об изменениях в Налоговую Службу, в обязанность представителей которых постановка в известность внебюджетных фондов и органов статистики в пятидневный срок после обновления сведений в госреестре. Руководитель компании не обязан самостоятельно извещать о событии в Статистику и фонды, однако при необходимости ускорить процедуру, в его праве подать соответствующий комплект документов.

Госкомстат

Для уведомления статистических органов не нужно лично посещать организацию. Все вопросы можно решить, не покидая офиса через официальный сайт Госкомстат. Копии документов, полученных в Налоговой Службе и соответствующего решения учредителей можно загрузить на сервер портала или отправить по почте как ценное письмо.

Фонды

Принятым в 2014 году законом было отменено обязательство налогоплательщиков уведомлять Пенсионный Фонд и Фонд социального страхования о вносимых в единую базу изменениях. Такой процедурой занимается Налоговая Служба, однако руководителю субъекта хозяйствования претерпевшего изменения в параметрах, следует удостовериться в том, что контролирующий орган подал соответствующую информацию. Если этого не произошло, то компания должна инициировать проведение мероприятия со стороны Налоговой Службы или самостоятельно.

Субъект предпринимательства обязан уведомлять обо всех изменениях в параметрах организации банковское учреждение, в котором открыты у него расчетные счета. Сроки информирования указываются в договоре обслуживания. Образец информационного письма о смене юридического адреса организации разрабатывается самостоятельно каждым банком.

Контрагенты

В правовых актах не регламентировано обязательство руководителя компании информировать партнеров по бизнесу об изменениях в характеристиках субъекта хозяйствования.

Поэтому руководитель компании вправе принимать самостоятельные решения о необходимости в таких действиях. Исключением является ситуации, когда между контрагентами в договоре сотрудничества оговорено подобные обязательства. Информационное письмо контрагентам может быть отправлено по почте или вручено лично.

Стоит отметить, что неинформирование контрагентов об изменениях в реквизитах может стать причиной непризнания расходов в учете ввиду неверного указания адреса в первичных документах. К тому же в сфере нового законодательства, юридические адреса партнеров, указываемые в счетах фактурах, должны соответствовать информации, содержащейся в ЕГРЮЛ.

Письмо о смене юридического адреса ООО образец

Уведомительное письмо, адресованное контрагентам, может быть составлено в произвольной форме. В него необходимо включить сведения, которые не актуальны при составлении бумаги для государственных органов:

• реквизиты заключенного договора сотрудничества;
• пояснения об использовании адреса, который может быть применен как юридический или почтовый.

Письмо в уполномоченные органы в соответствии с действующим порядком делопроизводства. К нему не применяются законодательные регламенты. Уведомление должно содержать обязательные разделы, что диктуют общие правила оформления исходящих бумаг на предприятии:

• «шапка», с указанием наименования организации-адресата и сведений об отправителе, включая данные руководителя субъекта;
• наименование документа – «информационное письмо» или «Письмо о смене реквизитов»;
• текстовая часть, с указанием информации, являющейся целью оформления бумаги, в том числе с отображением сведением о старом и новом юридическом адресах;
• дата составления бумаги;
• подпись ответственного лица, уполномоченного к таким заявлениям.

Юридический адрес является одним из важных реквизитов компании. Закон обязует руководителей субъекта хозяйствования, инициировавшего изменения в адресе официального месторасположения организации уведомить о событии только Налоговую Службу. Остальные органы и контрагенты информируются только при наличии желания и лично заинтересованности руководства компании в подобных действиях.

Уведомление о смене юридического адреса

uvedomlenie.jpg

Похожие публикации

После принятия решения об изменении юридического адреса учредителям организации придется осуществить ряд правовых и регистрационных действий. Зарегистрировав в ИФНС новое место нахождения, необходимо известить об этом кредиторов и контрагентов, а в ряде случаев и госструктуры, отправив им уведомление о смене юридического адреса.

В каких случаях надо составлять уведомление о смене юрадреса

Письмо о смене юридического адреса организации отправляют в государственные ведомства и партнерам по бизнесу. Решение о смене адреса обычно принимается в таких случаях:

• если невозможно продлить договор аренды помещения, которое ранее было зарегистрировано в качестве юридического адреса;
• если компания приобрела собственное помещение для осуществления деятельности и переезжает в него;
• если руководство организации приняло решение сменить офис с целью более эффективного осуществления деятельности;
• если имеются иные объективные причины для изменения юридического адреса.

В какие сроки организация должна уведомить ИФНС

В соответствии с положениями п. 5 ст. 5 Закона о госрегистрации № 129-ФЗ от 08.08.2001, организации обязаны в течение трех рабочих дней после утверждения решения о смене юридического адреса направить в ИФНС соответствующее заявление и пакет документов, чтобы зарегистрировать изменения. За несоблюдение этого срока должностому лицу компании придется уплатить штраф в размере 5000 руб. (п. 3 ст 14.25 КоАП РФ).

Информационное письмо о смене юридического адреса в государственные органы и партнерам по бизнесу следует отправлять после внесения соответствующих изменений в ЕГРЮЛ и получения новых документов в регистрирующем органе.

Кому необходимо отправить письменное уведомление

В постановлении Правительства РФ от 22.12.11 г. № 1092 указано, что регистрирующая ИФНС обязана уведомить внебюджетные фонды и органы статистики об изменениях сведений о юрлице в течение 5 рабочих дней после их внесения в госреестр. Организация сообщать в фонды и Статистику о смене адреса не должна, но может сделать это самостоятельно, если необходимо ускорить данную процедуру.

Чтобы уведомить Госкомстат, не обязательно лично приходить туда. Это можно сделать на официальном веб-портале органа статистики. Пользователь должен отправить в Статистику копию решения об изменении юрадреса и копию листа записи из Госреестра, полученного в ИФНС.

С 2014 года налогоплательщики не обязаны уведомлять ПФР и фонд Соцстрахования обо всех изменениях, внесенных в ЕГРЮЛ. Данная обязанность возложена на ИФНС, но лучше удостовериться, получены ли фондом необходимые сведения. Если такой информацией фонд не располагает, компания может сообщить об этом сама.

Письмо о смене юридического адреса организации, образец которого будет представлен далее, обязательно следует отправить следующим субъектам:

• В банк. Организация в обязательном порядке должна уведомить кредитные учреждения, где открыты счета компании, о том, что ее юридический адрес изменился. Сроки уведомления об изменении реквизитов обычно указаны в договоре с банком. Возможно, придется переоформлять карточку с образцами печатей и подписями лиц, имеющих право на осуществление финансовых операций. Форму письма о смене юридического адреса ООО следует уточнить в банковском учреждении. Как правило, банк разрабатывает собственные бланки документов для заполнения.
• Контрагентам. Законодательство не обязывает организации уведомлять всех партнеров – они вправе решать самостоятельно, кому именно сообщать о произошедших изменениях. Исключением являются ситуации, когда в договоре между организациями прописано требование об обязательном извещении в определенный срок об изменении реквизитов. Письмо контрагентам о смене юридического адреса, образец которого вы найдете далее, можно отправить по почте или передать лично.

Как составить уведомление?

Письмо о смене юридического адреса ООО, образец которого можно взять за основу при составлении аналогичного документа, относится к официальной деловой корреспонденции и активно применяется в документообороте. Письмо можно составить на обычном листе формата А4 или на фирменном бланке компании. Документ должен быть подписан руководителем и заверен печатью организации.

Образец письма о смене юридического адреса не установлен законодательно, поэтому его составляют в свободной форме. При составлении документа необходимо учитывать следующие моменты:

• В верхней правой части располагается «шапка» документа. Здесь необходимо указать полное название организации или ведомства, в которое будет отправлено уведомление, а также Ф.И.О. и должность лица, являющегося непосредственным получателем.
• В качестве названия документа можно указать «Информационное письмо» или «Письмо о смене реквизитов».
• Сразу же после «шапки» должен располагаться текст письма. Стиль текста – деловой.
• Рекомендуется начинать письмо с фразы «Информируем Вас о том, что …» или «Сообщаем вам о ….». Далее можно указать причины изменения юрадреса, старый и новый адрес.
• После основного текста указывают дату составления и заверяют документ подписью руководителя и печатью фирмы.