Справка о проживании в отеле какими требования должна обладать

Отчетные документы за проживание в гостинице

Обзоры КонсультантПлюс

Деятельность работника может быть связана с необходимостью служебной поездки в другой населенный пункт, где потребуется определенное время работать и проживать. В соответствии с Постановлением № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», сотруднику заранее выдаются денежные средства, за которые впоследствии, конечно же, необходимо будет отчитаться. Именно для этого потребуются отчетные документы за проживание в гостинице для подтверждения обоснованности командировочных расходов, в данном случае на оплату аренды жилья: гостиничного номера, иного съемного помещения.

Законодательное регулирование

В статье 168 Трудового кодекса РФ закреплено, что командированный работник имеет право на возмещение расходов по найму жилья. Порядок и размер возмещения устанавливаются коллективным договором на предприятии или иными локальными нормативными актами. В постановлении никаких разъяснений по этому поводу не дается.

Таким образом, законодатель дает возможность администрации организации самостоятельно урегулировать вопрос, какие документы должен работник предоставлять в подтверждение произведенных расходов. При этом стоит учитывать, что на основании данных документов предприятию придется отчитываться перед налоговой инспекцией по налогу на прибыль и подтверждать деловой характер расходов (расходы на командировку организация может учесть при расчете налога на прибыль).

Оплата проживания в командировке в бюджетной организации производится в соответствии с нормативными актами правительства, так как в этом случае деятельность учреждения финансируется из федерального бюджета. Как правило, установлены определенные лимиты затрат на гостиницы (не более 2000-3500 рублей), так как бюджетные организации экономят средства и ведут строгий учет затрат.

Также в постановлении о командировках указано, что если работник имеет возможность возвращаться ежедневно с работы в другом населенном пункте к месту постоянного проживания, расходы на гостиницу, жилье не возмещаются. Этот вопрос решается в каждом случае заранее индивидуально по согласованию с руководителем. Оплата проживания в гостинице в командировке работником должна производиться очень внимательно, так как за эти траты придется отчитываться, это необходимо запомнить.

Где сотрудник может проживать

Командированный вправе сам организовывать проживание в другом городе и выбрать:

• гостиницу, отель;
• служебную квартиру;
• арендованную квартиру;
• жилые помещения у родственников.

В последнем случае, конечно, никаких затрат нет, поэтому аванс должен быть возвращен.

Какие документы сотрудник должен предоставить

Отчетные документы для командировочных по оплате проживания:

• счет из гостиницы. Чек об оплате услуг надо предоставлять обязательно, именно этот документ подтверждает поступление средств в кассу или на счет. В счете надо обязательно указать реквизиты отеля полностью, фамилию, имя и отчество проживающего, стоимость номера, время заселения и выселения. Печать и подпись на таком бланке обязательны. Дополнительные услуги, оказанные отелем, также могут быть оплачены, кроме расходов на обслуживание в ресторане или баре, доставку в номер, пользование оздоровительными объектами и тому подобных трат, которые вряд ли руководитель признает необходимыми, если это не оговорено заранее. Так, командировочный может купить дорогие продукты из мини-бара, например, но только за свой счет;
• договор об аренде квартиры, акт об оказании услуг и расписка;
• в случае предоставления служебной квартиры, как правило, средства перечисляются работодателем в безналичной форме.

Оплата гостиницы в командировке может производиться в наличной или безналичной форме, способ расчета и дополнительные траты лучше заранее согласовать с руководителем, чтобы обеспечить наличие должных доказательств. Отчетные документы за проживание в квартире посуточно допустимы, например, если гражданин менял место проживания.

Как получить отчетные документы за проживание в гостинице

Служебная поездка требуется для решения насущных вопросов для фирмы работодателя. К омпания при отправлении сотрудника в поездку возмещает ему расходы, в том числе за проживание. Часто наиболее удобным вариантом для сотрудника становится гостиница, расположенная близко к месту командировки.

Гостиница по окончании размещения клиента выдает отчетные документы для командировочных с целью подтверждения факта пребывания в отеле в определенные дни. Письмо Минфина РФ от 25.02.2015 № 03-07-11/9440 указывает, что если а в отеле не применяется контрольно-кассовый расчет, размещающая сторона обязана оформлять бланк строгой отчетности, который разрабатывается самостоятельно. Разрешено называть бланк по-разному, например ваучером или гостиничным чеком.

По возвращению из командировки в бухгалтерию необходимо предоставить документы, выданные гостиницей, которые являются подтверждением размещения в ней. Для авансового отчета необходим кассовый чек. Основные требования к форме, предоставленной гостиничным предприятием, следующие:

1. Бланк строгой отчетности в обязательном порядке содержит реквизиты: наименование документа, шестизначный номер и серию документа, полное наименование организации, предоставляющей услуги, адрес, ИНН организации и печать.
2. Необходимо, чтобы бланк строгой отчетности изготавливался типографским методом или формировался с использованием автоматизированных систем. Требования к системе: обязательная защита от несанкционированного доступа, идентификация и сохранение номера и серии бланка не менее 5 лет (Постановление Правительства РФ от 06.05.2008 № 359). Бланки, распечатанные на компьютере без использования автоматизированных систем, не будут приняты организацией в качестве подтверждающих.

Оплата проживания в командировке в бюджетной организации и в коммерческой одинаково производится на основании счета из гостиницы или счета и кассового чека.

Если на предприятии гостиничного типа применяются контрольно-кассовые расчеты, в отчетность входит чек и счет или другая документация о проживании сотрудника в гостинице.

Если счета нет

При отсутствии подтверждающих документов оплата проживания в гостинице в командировке производится на основании запроса на предприятие гостиничного типа для подтверждения факта проживания сотрудника в указанный период времени и получения справки.

В Москве запрос допускается для подтверждения расходов сотрудника, что подтверждается Письмом УФНС по Москве и Московской области от 26.08.2014 № 16-15/084374. Справка в обязательном порядке должна иметь детализацию оказанных услуг и подтверждение оплаты. Компания должна иметь другую документацию, подтверждающую командировку сотрудника, в частности, приказ о командировке, проездные документы и т. д.

На основании справки, полученной по запросу, оплата гостиницы в командировке не всегда принимается налоговыми органами. П. 1 ст. 252 НК РФ допускает учет косвенного подтверждения расходов, поэтому компания имеет возможность опротестовать решение налоговых органов.

Постановление Правительства РФ 1085 от 09.10.2015 утвердило новые Правила оказания гостиничных услуг. Это Постановление указывает на обязанность по выдаче бланка строгой отчетности или чека.

Также документы о проживании в гостинице отсутствуют, если компания снимает жилое помещение для размещения сотрудников на время командировки. Тогда оплата помещения производится самим работодателем, поэтому оплата расходов и отчетные документы за проживание в квартире посуточно не предусмотрены.

Можно ли указывать в счете завтрак

Если затраты на завтрак указываются в счете отдельным пунктом, их не рекомендуется включать в отчетные документы за проживание в гостинице. Подпункт 12 п. 1 ст. 264 НК РФ указывает, что к затратам на размещение относятся дополнительные услуги, за исключением обслуживания в барах и ресторанах, в номере, пользования рекреационно-оздоровительными объектами.

Письмо Минфина от 14.10.2009 № 03-04-06-01/263 разъясняет, что в случае выделения стоимости питания отдельным пунктом у сотрудника возникает доход в натуральной форме. По мнению Минфина, компенсация питания не относится к возмещению затрат на проживание, поэтому облагается НДФЛ и страховыми выплатами.

Если завтрак не указан отдельным пунктом в счете из гостиницы, включать его в расходы чревато налоговыми рисками. Данная ситуация имеет разноречивые судебные прецеденты, поэтому налоговые органы начисляют НДФЛ на указанную сумму. Тогда страховые взносы не начисляются, на что указывают Письма Минздравсоцразвития РФ от 05.08.2010 № 2519-19, ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985.

Другие гостиничные сервисы

По пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, дополнительные гостиничные услуги подлежат оплате, за исключением питания в барах и ресторанах и использования рекреационно-оздоровительных объектов. Наиболее часто используемой дополнительной услугой является бронирование номеров для сотрудников. В случае использования некоторых услуг требуется доказательство их экономической целесообразности для возмещения расходов по ним.

Лимиты расходов

Компания вправе установить лимит расходов для своего командированного работника. Отметим, что оплата проживания в командировке для бюджетной организации отличается от оплаты в коммерческих фирмах только тем, что в приказе на поездку указывается источник финансирования. Не всегда есть возможность уложиться в указанную сумму, поэтому возникает ситуация, когда сотрудником превышается лимит выделенной суммы. В таком случае при превышении сотрудником лимита и предоставлении счета из гостиницы на полную стоимость расходов НДФЛ с него не удерживается (абзац 10 п. 3 ст. 217 НК РФ).

Справка о проживании в отеле какими требования должна обладать

Рассчитать стоимость проживания в гостинице просто: достаточно лишь запросить прайс на сайте, выбрать номер и указать даты прибытия и убытия. Но, несмотря на эти возможности, работодатель продолжает требовать гостиничный чек и справку о проживании. Но причина тут не в банальной жадности, а в необходимости отчета перед ИФНС. Поэтому предоставить должный пакет документов вам все же придется.

Как изготавливаются справки о проживании в гостинице

Позаботиться о документальном сопровождении командировки рекомендуется заранее. Сразу после подбора подходящего отеля стоит позвонить его администратору и уточнить, какие документы они выдают. После этого нужно осведомиться в бухгалтерии предприятия будет ли достаточно этих бумаг для отчета.

Как правило, командировочным нужно предъявить:

• Гостиничный чек или ваучер;
• Кассовый чек на оплату услуг гостиницы;
• Транспортный трансфер;
• Прейскурант отеля.

При наличии у работодателя сомнений по поводу представленных документов, может потребоваться и справка подтверждения проживанияв гостинице. Делают ее исключительно по официальному запросу предприятия и, если вашей фамилии нет в регистрационной книге, то проблемы у вас возникнут не только с получением командировочных, но и с законом.

Заказать справку о проживании в гостинице

Нередко с подтверждением проживания случаются неприятные ситуации. Так, если человек заранее не позаботился об оформлении полного пакета документов, его фамилии в гостиничной книге может не оказаться. В таком случае и оплаты он не получит. Компания HostelsCheck предлагает изготовление полного пакета гостиничных документов, включая и справку подтверждения проживания с занесением вас в книгу регистрации. Заказывая чеки у нас, вы можете быть уверены, что ни у одной проверки не возникнет подозрений о подделке:

• Все документы выдаются на соответствующих бланках строгой отчетности;
• Ваша фамилия появляется в отчетной документации отеля;
• Подтверждение можно получить в любые сроки.

С нами вы можете не переживать о полноте и подлинности документации!

Какие документы выдает гостиница?

Многие постояльцы гостиниц, отелей и даже хостелов, нуждаются в подтверждении своего пребывания. Особенно это важно в период командировки, когда компания оплачивает размещение сотрудника.

При заселении в гостиницу обязательна регистрация постояльца. Это необходимо для безопасности как заведения, так и гостя. Отель проверит документы, поинтересуется целью визита, узнает о нюансах размещения и ваших пожеланиях. Всю информацию о тратах на территории отеле отразит гостиничный чек.

Не стоит переживать о выдаче квитанции. Это прямая обязанность обслуживающего персонала (хостес на ресепшине). Какие документы должен предоставить отель постояльцу по требованию? Что в них будет указано?

Существуют различные формы оформления документации об оплате, которые могут отличаться в зависимости от отеля. Некоторые распространенные варианты:

• Регистрационная карточка для гостей;
• Выписка с печатью о заселении/выселении, количестве проведенных дней в апартаментах;
• Оформление бланка-квитанции с указанной суммой за период проживания в гостинице, оказанные услуги;
• Свидетельство регистрации отеля;
• Подтверждения про обмен валют на территории заведения.

Отдельного внимания заслуживают правила кассовых гостиничных документов в Москве. С 2008 года обязательным дополнением будет форма 3Г. В ней указываются: название компании и отеля, реквизиты, все данные о сроке и стоимости проживания, дата и подпись уполномоченного сотрудника.

Запись в гостевую книгу

Регистрация предназначена, в первую очередь, для отеля. Пример карточки:

• Полное имя гостя;
• Адрес;
• Дата прибытия;
• Номер телефона;
• Стоимость номера;
• Форма оплаты;
• Время выселения.

Счета за оказанные в отеле услуги:

После выезда гости оплачивают услуги, которыми они воспользовались. Счет может включать:

• Название услуги;
• Номер комнаты;
• Количество ночей;
• Дополнительные услуги (питание, мини-бар, телефон, обслуживание в номерах и т. п.);
• Итоговая сумма к оплате.

Письмо-приветствие

Письмо-приветствие для гостя — отличный способ гостиницы поздороваться с постояльцем. Это не официальный документ. Целью письма является установка хорошего, доверительного отношения с гостем. Приветствие всегда считается хорошим тоном. С его помощью можно расположить к себе, сгладить неприятные нюансы. Легкое, короткое послание создается в доброжелательном тоне.

Регистрация счета обмена валют

• Идентификатор кассира пользователя, распечатывающего отчет;
• Имя и адрес лица, оплачивающего счет;
• Внутренний номер чека;
• Номер апартаментов при бронировании;
• Данные о транзакции;
• Обменный курс валюты;
• Дата выдачи квитанции;
• Время получения чека.