Работа на стыке бухгалтерия и отдела кадров

Кадровая служба и другие отделы: правила взаимодействия

Шабашова Ирина, редактор-эксперт по кадровому делопроизводству

Журнал «Кадровое дело» № 6 июнь 2010

Компании сопутствует успех только при четком взаимодействии всех ее структурных подразделений. Как добиться эффективного контакта кадровой службы с другими отделами организации? Как упорядочить документооборот, чтобы достичь взаимопонимания и избежать возможных конфликтов? Предлагаем варианты практических решений, которые подойдут организациям вне зависимости от того, относятся они к крупному, среднему, малому бизнесу или к бюджетной сфере.

С кем взаимодействуют кадровики

Роль кадровой службы в структуре компании нельзя переоценить. Кадровики общаются со всеми без исключения подразделениями. О масштабах взаимодействия позволяет судить одно перечисление обсуждаемых вопросов. Это подбор персонала, адаптация, обучение, аттестация, внесение изменений в трудовые договоры (например, повышение заработной платы, перевод работника на другую работу), оплата отпусков, командировок, больничных и прочее.

Особые отношения у кадровой службы складываются с бухгалтерией: именно между ними идет основной документооборот. Здесь же, как правило, возникают основные трудности в отношениях. В бухгалтерию кадровики передают сведения о работниках, копии кадровых документов, сдают табель для расчета заработной платы. Поэтому очень важно, чтобы документооборот между службами был четко прописан и выполнялся всеми ответственными лицами. От этого зачастую зависит, вовремя ли работники получают зарплату и другие выплаты.

Так, к процессам со сложным документооборотом относятся оформление командировок и администрирование авансовых отчетов. Первым занимается, как правило, канцелярия или отдел кадров, вторым – бухгалтерия. Здесь важно четко зафиксировать последовательность действий:

в какие сроки после оформления служебного задания сотрудники должны представить его в отдел кадров;
в какой срок отдел кадров оформляет приказ о командировке и командировочное удостоверение;
в какой срок отдел кадров передает в бухгалтерию приказ о направлении в командировку для расчета положенных сотруднику выплат.

Четкое определение и следование всем пунктам алгоритма позволит сотруднику, убывающему в командировку, вовремя получить причитающиеся ему денежные выплаты в связи с поездкой, а также без проблем отчитаться о командировке.

Комментарий бухгалтера

Галина МЕРЕЖКИНА,

бухгалтер муниципального унитарного предприятия «Красноярское ЖКХ» (поселок городского типа Красный Яр Волгоградской области):

– Действительно, часто бывает, что не вовремя предоставленные кадровой службой документы, необходимые бухгалтерии, мешают грамотному ведению бухгалтерского учета в зарплатном секторе. Подобные нарушения могут повлечь за собой административные санкции внутри организации, а также спровоцировать проверки налоговой и трудовой инспекций, миграционной службы. Дело может обернуться не только штрафными санкциями, сумма которых для должностных лиц при нарушении законодательства о труде на первый взгляд не слишком велика (до 5000 руб.) (ч. 1 ст. 5.27 КоАП), но и дисквалификацией руководителя на три года (п. 2 ст. 5.27 КоАП РФ). В то же время единой схемы документооборота не существует. Это означает, что организации самостоятельно могут разработать систему документооборота, учитывая свою специфику.

Предмет взаимодействия

Есть типичные ситуации, при которых кадровая служба взаимодействует с другими подразделениями. Они практически не зависят от масштаба организации и отрасли, в которой она работает (см. таблицу на стр. 52). Но есть и специфические предметы взаимодействия. Например, на государственных предприятиях, где необходим доступ к государственной тайне, кадровики могут взаимодействовать со специальным отделом. От него кадровая служба получает перечень должностей, по которому необходимо заключить с работником типовой договор (контракт) об оформлении допуска к гостайне (приложение к трудовому договору). В свою очередь кадровики представляют спецотделу документы на работников для оформления такого допуска.

Кадровый документооборот

Структурное подразделение

Служба кадров получает

Служба кадров предоставляет

Все службы и отделы

– Предложения по внесению изменений и дополнений в штатное расписание;

– проекты положений о структурных подразделениях, должностных и рабочих инструкций;

– сведения об отсутствиях работников;

– табели учета рабочего времени;

– задания на командировку;

– графики очередных отпусков;

– графики работ сменного персонала;

– заявки на подбор рабочих и специалистов;

– характеристики на работников по запросу;

– предложения о повышении квалификации, обучении работников;

– документы для проведения аттестации или других оценочных процедур;

– предложения о расстановке, перемещении и поощрении работников, о наложении взысканий на работников

– Копии распорядительных документов,

– копии типовых положений о структурных подразделениях и типовых должностных и рабочих инструкций;

– утвержденные положения о структурных подразделениях, должностные и рабочие инструкции;

– организационно-распорядительную документацию по организации труда, оплате труда и личному составу (коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, выписку из утвержденного штатного расписания, расчет нормативов численности штата, утвержденные графики отпусков, и др.);

– утвержденную план-программу профессионального обучения рабочих и повышения квалификации руководителей и специалистов;

– сведения о нарушителях трудовой дисциплины, табели учета рабочего времени

Сведения о заработной плате работников (для оформления справок)

– Табель учета рабочего времени;

– копии приказов по личному составу на работников, практикантов и на все виды выплат (прием, увольнение, перевод, отпуск, командировка и др.);

– записки-расчеты отпусков и увольнения;

– документы на компенсацию затрат за прохождение медицинского освидетельствования при приеме на работу, копии справок МСЭ на работающих инвалидов труда

– Выписку из бюджета в части фонда заработной платы и фонда потребления;

– информацию о выполнении планово-экономических показателей для выплаты заработной платы

– Копию штатного расписания;

– сведения об использовании фонда заработной платы, средств, выделенных на выполнение коллективного договора;

– расчет бюджета по фонду заработной платы и фонду потребления по центрам финансовой ответственности

– Копии приказов по основной деятельности;

– копии организационно-распорядительных документов, касающихся деятельности отдела (службы)

– Номенклатуру дел отдела (службы);

– документы для пересылки в другие организации

Необходимые заключения по правовым вопросам и визы на документах, имеющих правовое значение

Проекты приказов, положений о структурных подразделениях, должностных (на визирование) инструкций работников, трудовых и гражданско-правовых договоров, соглашений на внесение изменений и дополнений в трудовые договоры (на предмет юридической чистоты)

Сведения об уволенных работниках, не сдавших пропуска, и о работниках, утерявших пропуска

Как разработать регламент

Обычно вопросами взаимодействия между подразделениями компании, особенно если она крупная, занимается отдел организации труда и заработной платы. Регламент создается в виде отдельного документа, содержащего сведения о связях внутри организации.

В небольших компаниях эта работа, как правило, возлагается на специалиста по работе с персоналом. Если вам поручили составить регламент взаимодействия вашей службы с другими отделами организации, прежде всего внимательно познакомьтесь с работой всех подразделений. Вы должны знать, чем занимаются подразделения основного производства и как строится бизнес компании, с персоналом которой вы работаете.

Для начала можно провести совещание с представителями других служб и подразделений организации и найти точки взаимодействия: по каким вопросам в основном будет происходить общение. Важно также понять, что хотят получить коллеги от кадровой службы. Все совместные проекты, задачи и решения нужно зафиксировать письменно, назначить ответственных лиц за взаимодействие и утвердить у руководителя компании.

Что касается регламента, желательно разработать этот документ так, чтобы каждому исполнителю было понятно, какова его роль. Чем подробнее будет описан процесс взаимодействия, тем эффективнее он будет происходить. Однако излишнего бюрократизма лучше избегать.

Перед подписанием регламента не забудьте согласовать его со всеми заинтересованными лицами.

Документы должны быть завизированы всеми заинтересованными должностными лицами и, конечно, юристом организации.

Основные цели и вопросы взаимодействия службы кадров с другими подразделениями компании, как правило, также отражаются в Положении об отделе (службе) кадров в разделе «Служебное взаимодействие». Если в аналогичном документе, который действует в вашей организации, такого раздела нет, можно его ввести.

График документооборота

Как мы уже выяснили, нужно строить взаимоотношения с другими службами и структурными подразделениями на основе внутренних регламентов. Одним из таких регламентов может выступать график документооборота. По сути, это схема взаимодействия отдельных подразделений, которая описывает движение документов от момента их создания до момента передачи на хранение. Упомянутый график в большей степени является бухгалтерским документом (именно бухгалтерия отвечает за создание, проверку, обработку и сдачу этого документа в архив), чем кадровым. Однако многие вопросы, связанные с движением кадровой документации, можно разрешить с его помощью. Если этот документ не был утвержден при формировании учетной политики** организации, разработать график, утвердить его у руководителя и ознакомить с ним всех сотрудников под роспись можно в любое время. Составленный график дает право требовать представления документов в установленные сроки.

* Приложение к Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105.

** Пункт 3 ст. 6 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Обязанности кадровой службы

Для организации охраны труда на фирме должна быть создана специальная служба охраны труда. Кадровая служба занимается безопасностью труда работников совместно со службой охраны труда, но решает более общие вопросы.

Прежде всего отдел кадров готовит документацию, на основе которой будет издан приказ о создании службы охраны труда. Кроме того, по данным о структуре компании, условиях труда сотрудников и их количестве, которые предоставляет кадровая служба, определяется нормативная и списочная численность службы охраны труда.

По поручению директора фирмы кадровики разрабатывают положение о службе охраны труда и должностные инструкции ее сотрудников, а также готовят новое штатное расписание фирмы.

После создания службы охраны труда отдел кадров контролирует ее работу по проведению инструктажа по технике безопасности. Совместно с ней следит, чтобы условия труда работников были комфортными, участвует в аттестации рабочих мест.

Кадровая служба разрабатывает программы обучения сотрудников, в том числе и по охране труда. Формирует группы обучения, заключает договоры с учебными заведениями на подготовку, переподготовку и повышение квалификации работников.

На кадровой службе лежит обязанность составления списков сотрудников, работающих во вредных и опасных условиях, а также в условиях повышенной опасности. На основании этих данных проводятся медосмотры работников.

Отдел кадров оформляет допуск к работе сотрудников фирмы по результатам экзаменов по охране труда. Если у работника закончился допуск или ему нужно пройти очередной медосмотр, кадровики обязаны отправить работника на учебу или к врачам.

В обязанности кадровой службы по обеспечению охраны труда входят также:

разработка стандартов безопасности;
участие в проведении экспертизы оборудования и рабочих мест на соответствие стандартам безопасности;
содействие службе охраны труда в ее работе;
участие в расследовании несчастных случаев;
организация медицинской помощи персоналу, медицинского лечения и консультирования;
выяснение и анализ причин, по которым работник отсутствует на рабочем месте.

Как создать службу охраны труда

Служба охраны труда непосредственно контролирует выполнение правил охраны труда на фирме.

Закон (ст. 217 ТК РФ) предписывает создавать эту службу в обязательном порядке, если фирма, на которой работает более 50 человек, занимается производственной деятельностью.

Вот основные задачи и функции службы охраны труда:

контроль над тем, как работники выполняют законы, подзаконные акты, трудовой и коллективный договор, соглашения по охране труда;
организация профилактической работы по предупреждению производственного травматизма, профзаболеваний, по улучшению условий труда;
информирование и консультирование работников фирмы по вопросам охраны труда;
изучение передового опыта по охране труда, пропаганда вопросов охраны труда;
учет и анализ причин производственного травматизма;
методическое руководство аттестацией рабочих мест по условиям труда;
обследование совместно с представителями профсоюзов технического состояния зданий, сооружений, машин, механизмов, работы вентиляционных систем и других технических устройств на соответствие требованиям охраны труда;
разработка программ по улучшению условий и охраны труда;
организация расследований несчастных случаев на производстве;
организация и руководство работой кабинета по охране труда.

Кроме того, служба контролирует:

своевременное проведение испытаний и технического освидетельствования машин и механизмов;
эффективность работы вентиляции;
своевременное и правильное предоставление работникам компенсаций за тяжелую работу и работу с вредными и опасными условиями труда.

Полный перечень функций службы охраны труда содержит раздел III «Рекомендаций по организации работы службы охраны труда в организации» (постановление Минсоцтруда России от 8 февраля 2000 г. № 14).

Служба подчиняется директору фирмы и создается его приказом.

Есть еще один обязательный документ – Положение «О службе охраны труда». В нем должны быть перечислены права и обязанности работника и работодателя по охране труда, требования к оборудованию, машинам и механизмам фирмы и ее продукции.

Кроме того, в положении указывают:

кто отвечает за охрану труда на фирме;
общий порядок выдачи спецодежды;
общие правила санитарно-бытового и лечебно-профилактического обслуживания работников;
порядок расследования и учета несчастных случаев.

Штатная численность службы и ее структура зависят от характера условий труда, степени опасности производства и ряда других факторов. Они перечислены в «Межотраслевых нормативах численности работников служб охраны труда в организациях» (постановление Минсоцтруда России от 22 января 2001 г. № 10).

Один из таких факторов – удаленность отдельных производств друг от друга. Например, если расстояние между подразделениями от 0,5 до 1,5 километра, то для расчета нормативной численности применяют коэффициент 1,2, а для расстояний от 1,5 километра и больше – коэффициент 1,4.

Если предприятие крупное и имеет обособленные производственные структуры с численностью работников больше 400 человек, численность службы охраны труда нужно рассчитывать для каждой структуры отдельно.

Имейте в виду: производственная структура считается обособленной, если она находится на отдельной производственной площадке и имеет законченный цикл производства. Это могут быть целые предприятия, отдельные цеха, управления автомобильного транспорта, которые входят в общую структуру организации.

Для расчета численности сотрудников службы применяют формулу:

где: Чн – нормативная численность работников (пример расчета приведен дальше);

Кн – коэффициент, учитывающий планируемые невыходы работников во время отпуска, болезни и т. п. Его рассчитывают по формуле:

Кн = 1 +% планируемых невыходов : : 100,

где % – планируемых невыходов определяется по данным бухгалтерского учета.

Вот пример такого расчета:

Наименование видов работ

Единица
измере-
ния

Числовые
значения
факторов

О дружбе кадровика и расчетчика

Опрос кадровых работников и специалистов по расчету заработной платы* показал, что во взаимодействии этих служб есть определенные проблемы. Анализирует их и предлагает решение Илья Абдуллин, заместитель руководителя проекта «Контур-Персонал».

Исследование показало, что расчет зарплаты и кадровый учет автоматизированы практически на каждом производственном предприятии, однако взаимодействие между отделами кадров и «зарплаты» кое-где до сих пор осуществляется на бумаге. Почему так происходит?

Причина №1: Мы все такие разные

Для примера рассмотрим этапы формирование табеля. В маленьких организациях обязанности кадровика часто исполняет бухгалтер, он же считает зарплату. В организациях со средним количеством сотрудников табель формируется отделом кадров, после чего передается в бухгалтерию для расчета зарплаты. Сложнее всего процесс формирования табеля устроен на крупных предприятиях. И, как ни странно, именно здесь, несмотря на наличие качественного ПО, часто наблюдается самый большой процент ручного труда. Табель ведется отдельно в каждом подразделении, цехе, иногда отдельно на каждом участке: за табель может отвечать начальник цеха, бригадир, мастер. Бывает, что на заводе в каждом цехе свои отдел кадров и расчетчики зарплаты. Поэтому процесс создания табеля может отличаться от цеха к цеху.

Практически на каждом предприятии сформирована своя уникальная система документооборота. Так, один из участников опроса поделился, что на его заводе бригадир каждый день ведет табель в MS Excel, «перекидывая» подчиненных с одного места работы на другое. Представители другой компании рассказали, что их начальник цеха табель заполняет на бумаге, затем передает его руководителю подразделения и далее в кадровый отдел, где полученные данные сверяются с приказами. Проверенный табель отправляют расчетчикам, там его наконец-то заносят в программу. Еще один интересный факт: многие из опрошенных отметили, что рабочее место руководителя подразделения не автоматизировано.

Как видим, ситуации бывают разные. И, к сожалению, современные средства автоматизации, как бы хороши они ни были, при внедрении не всегда получается подстроить под текущие бизнес-процессы каждой конкретной организации.

С другой стороны, не стоит ли производителям программных продуктов попытаться предугадать различные варианты построения бизнес-процессов пользователей? В частности, электронные проходные в наше время — уже не такая большая редкость, так почему бы не предусмотреть в программах возможность загрузки табеля из внешнего файла? «Контур-Персонал» развивается именно в этом направлении: с каждой новой версией появляется все больше функционала, связанного с потребностями различных групп пользователей. Так, в последней версии появился шаблон для заполнения табеля в MS Excel. Такой шаблон можно ежемесячно рассылать всем руководителям подразделений. При этом исключается вероятность ошибок, поскольку при заполнении допускается указать строго ограниченный набор букв табеля, задать время в определенном формате. Нельзя, например, вписать в ячейку со временем букву табеля и наоборот. Заполненные файлы возвращаются в отдел кадров и загружаются в программу. При загрузке программа проверит данные на соответствие: например, если в программе есть приказ на отпуск по сотруднику, а в принимаемом табеле в этом периоде указано рабочее время, то программа выдаст предупреждение. Все происходит под контролем кадровика, но он уже не выверяет информацию вручную. В дальнейшем табель автоматически передается в программу для расчета зарплаты, где с ним начинает работать расчетчик.

Конечно, при внедрении такого решения на предприятии потребуется стандартизация бизнес-процесса: на каждом рабочем месте руководителя должен быть установлен компьютер, а на нем — программа, позволяющая работать с таблицами (MS Excel). Но почему бы и не модернизировать процесс, не свести его к единому для всех набору действий? При этом время, затрачиваемое кадровиками на сверку табелей, многократно сократится.

Кстати, описанный функционал уже реализован в связке программных продуктов компании СКБ Контур: «Контур-Персонал» и «Контур-Зарплата». Ознакомиться с ними можно, скачав их демо-версии на сайте kontur.ru или заказав презентацию по электронной почте personsl@skbkontur.ru.

Причина №2: Экономия на доработке стандартной версии программы

Как правило, разработчики стараются вложить в свои системы максимальное количество типовых процессов. Однако невозможно вместить ВСЕ в общую для всех программу. Почти каждое производственное предприятие уникально, поэтому стандартные программы рекомендуется дорабатывать под потребности конкретной организации. Только в этом случае удастся автоматизировать все бизнес-процессы. Понятно, что это требует денежных вложений. Тем не менее грамотные и дальновидные руководители сознательно вкладываются в доработку базовых версий программ. Общеизвестно, что в результате автоматизации процесс обработки документов сокращается в 2-3 раза. При этом все бизнес-процессы становятся «прозрачными»: их легко контролировать и анализировать.

Наш опрос показал, что не все производственные компании, несмотря на многообразие и сложность своих бизнес-процессов, понимают необходимость доработки программ «под себя», предпочитая обходиться минимумом и теряя при этом время и деньги.

К слову, среди пользователей «Контур-Персонала» и «Контур-Зарплаты» есть организации, для которых выполнены настолько серьезные доработки, что функционал и внешний вид этих программ стали далеки от поставочной версии.

Причина №3: Кадровую программу выбирает… не кадровик

Еще одна нередкая ситуация, которая приводит к ручному труду, — это попытка одного отдела навязать «подходящий» программный продукт другому. Если у расчетчиков установлено некое универсальное средство автоматизации, совмещающее в себе бухгалтерию, расчет зарплаты, кадровый учет, то очень часто они стремятся «продвинуть» эту программу и кадровикам: мол, одна программа умеет делать все и не придется дважды вносить одну и ту же информацию. Вот только опыт показывает, что панацеи от всех зол не бывает.

Скорее всего, такая программа действительно хороша в области расчета зарплаты. Но насколько сильна ее кадровая составляющая? Производители подобных «универсальных решений» пытаются втиснуть в них всевозможные «фишки» для управления персоналом, но при этом не догадываются, что кадровику в первую очередь все-таки нужна автоматизация его ежедневной работы. Вот и получается, что функциональность для управления персоналом в программе есть, а времени на это самое управление не остается, поскольку рассчитывать стажи, отпуска, формировать приказы и делать выборки по сотрудникам приходится вручную.

Мы придерживаемся мнения, что в работе кадровиков и расчетчиков лучше использовать два программных продукта, а не один. Почему? Практика неоднократно доказывала, что невозможно быть экспертом во всем. Кадровое ПО должно быть сосредоточено только на кадровых проблемах, в то время как в программе для расчетчиков во главе угла должен стоять расчет зарплаты.

По этому принципу созданы «Контур-Персонал» и «Контур-Зарплата». При этом их разработчики понимают, что каждая из программ должна быть частью системы, ведь кадровый учет и расчет зарплаты тесно связаны между собой. «Контур-Персонал» и «Контур-Зарплата» умеют обмениваться личными данными по сотрудникам, приказами на отпуск, командировку, больничными листами и табелем, данными по оплате труда и т д.

Множество возможностей для учета движения персонала

Таким образом, ручной труд при взаимодействии кадровиков и расчетчиков можно свести к минимуму. И теперь вы примерно знаете как.

*Проведен специалистами компании СКБ Контур на одном из совместных семинаров для кадровиков и расчетчиков в 2012 году.

Почему бухгалтер не может и не должен вести кадровое делопроизводство

Автор: Куцакова Елена
Директор департамента по зарплате и кадрам

В практике бизнеса очень часто кадровое делопроизводство отдано на откуп бухгалтерии. С такими ситуациями мы сталкиваемся чуть ли не ежедневно, когда к нам обращаются клиенты.

Причем это характерно не только для штатной бухгалтерии. Подобное совмещение функционала встречается в отдельных аутсорсинговых компаниях.

Отсутствие разграничения функциональных обязанностей влечет очень большие риски для пользователей «совмещенного» учета, особенно в условиях российского трудового законодательства, которое чаще на стороне работника, чем работодателя.

Сегодня хочу поговорить о том, почему бухгалтер не может и не должен вести кадровое делопроизводство.

Ведение кадров не является компетенцией бухгалтера

Начнем с того, что бухгалтерия опирается в работе на Налоговый кодекс, а кадровое делопроизводство требует глубокого знания Трудового кодекса. Трудовое законодательство не менее сложно и динамично, чем налоговое. В силу чего кадровое делопроизводство требует глубоких системных знаний. Но, к сожалению, редкий бухгалтер может этим похвастаться.

Бухгалтеру поступает распоряжение выплатить сотруднику премию. Допустим, «за красивые глаза». Вместо того чтобы заглянуть в локальные нормативные акты (Положение о премировании, трудовой договор и проч.) и выяснить, есть ли основания для такой выплаты или нужно переформулировать причину премии, – бухгалтер просто делает расчет.

В итоге эту сумму нельзя будет на законных основаниях принять к расходам компании, а это, в свою очередь, увеличивает налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. В итоге компания не только теряет живые деньги, но и рискует нарваться на претензии со стороны налоговой, которая обычно с пристрастием изучает обоснованность премиальных выплат.

Иностранное представительство делает запрос бухгалтеру оформить сотрудника на дистанционную работу. Например, иностранный работник будет работать удаленно, находясь за рубежом, но при этом начислять ему зарплату будут в России. Что чаще всего делает бухгалтер? Заводит такого сотрудника в базу и делает пометку, что он работает дистанционно. Если кадровик увидит подобное, он сразу же скажет, что налицо нарушение, так как дистанционный труд для иностранцев в России запрещен. Бухгалтер об этом мог не знать, а отвечать за нарушение будет первое лицо компании.

Из головного офиса иностранной компании бухгалтеру поступает распоряжение принять такого гражданина на такую-то должность. При этом должность в штатном расписании не предусмотрена. В таких ситуациях бухгалтер чаще всего не задумывается и вносит сотрудника в базу для расчета зарплаты так, как его попросили. Все потому, что для бухгалтера штатное расписание – часто простая формальность.

Кадровик же сначала скажет: «Давайте заглянем в «штатку», возможно, мы сможем принять сотрудника на одну из предусмотренных в ней должностей, просто немного поменяв название». «Раздувание» же штатного расписания в период кризиса может привести к ненужным вопросам со стороны службы занятости, на которые придется дать адекватные ответы.

Бухгалтер формально относится к кадровому учету

Не осознавая всю важность и ценность кадрового делопроизводства, бухгалтеры относятся к оформлению «кадровых бумажек» формально. Это приводит к тому, что кадровая документация ведется неправильно, с массой недочетов и ошибок. Бухгалтеры считают, что, раз это не отчетность и ее никуда не сдавать, то «и так сойдет».

К чему может привести нарушение трудового законодательства?

В соответствии со ст. 5.27 КоАП, нарушение трудового законодательства влечет наложение административного штрафа на генерального директора до 5 тыс. руб., а на компанию до 50 тыс. руб. Также возможна замена штрафа на административное приостановление деятельности до 3-х месяцев. Повторное нарушение законодательства должностным лицом, которое ранее подвергалось административному наказанию за аналогичное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от 1 года до 3 лет.

Велика вероятность и репутационных рисков. Например, в случае отсутствия должностных инструкций, могут возникнуть сложности с увольнением сотрудника в связи с невыполнением им своих трудовых обязанностей. А при отсутствии кадровых документов, обосновывающих те или иные выплаты сотрудникам, а также из-за неверного расчета среднего заработка – возможны трудовые споры и конфликты, которые нередко перерастают в судебные разбирательства.

В отчетный период на кадровые вопросы у бухгалтера нет времени

А это значит, что в периоды сдачи отчетности кадровое делопроизводство вообще «подвиснет». И не факт, что после сдачи всех отчетов бухгалтерия вспомнит и решит вернуться и доработать все пробелы в кадровом учете, допущенные во время «простоя». Как показывает наша практика, именно в такие периоды в кадровом учете компании чаще всего возникает полный хаос: при приеме новых сотрудников и увольнении «старых».

Внутреннее недовольство бухгалтера может перерасти в открытый конфликт

Кадровый учет обычно дается бухгалтерам в нагрузку к основной работе. Очевидно, что бухгалтер этим недоволен, особенно если дополнительная функция не отражается на его доходе. Все может закончиться тем, что бухгалтер либо потребует повышения зарплаты, либо решит уволиться (хорошо, если без конфликта и сопутствующих ему трудовых споров).

Таким образом, если вы хотите:

чтобы отношения с сотрудниками вашей компании оформлялись в полном соответствии с российским трудовым законодательством;

сотрудники понимали, что не смогут манипулировать вами из-за пробелов и недочетов в кадровой работе;

чувствовать себя защищенными в случае, если трудовой спор с работниками все же дойдет до суда;

избежать наказания за нарушение трудового законодательства и неправильное ведение кадрового учета в случае трудовой проверки,

В то же время к вопросу выбора такой компании надо подходить весьма осторожно. Дело в том, что в ряде аутсорсинговых компаний очень часто нет четкого разделения между теми, кто рассчитывает зарплату и ведет кадровое делопроизводство. Такое совмещение функциональных обязанностей, как мы уже показывали выше, приводит к неблагоприятным последствиям.

Мы в свою очередь прекрасно осознаем, что компетенции и квалификация бухгалтера не покрывает всю зону ответственности в части кадрового делопроизводства. Именно поэтому мы разделяем эти должности: наши бухгалтеры по расчету зарплаты занимаются только своим функционалом, а кадровые вопросы находятся в ведении экспертов по трудовому праву и трудовиков.

Читать еще: Способы управления многоквартирным домом