Форма доверенности статьи журнал справочник секретаря и офис менеджера

Должностная инструкция офис-менеджера

Должностная инструкция относится к тому виду документов, которые не обязательны к применению, но при этом широко распространены. Ее основная задача – ознакомить сотрудника с перечнем функций, входящих в его компетенцию, а также с его правами, и ответственностью.

Кто разрабатывает должностную инструкцию для офис-менеджера

В большинстве компаний написание документа входит в обязанность либо юриста, либо секретаря организации, либо начальника кадрового отдела. Но независимо от того, кто в конечном счете будет заниматься ее формированием, она должна быть заверена руководителем предприятия.

Основные правила составления должностной инструкции

Поскольку в законодательстве нет такого понятия, как «должностная инструкция», не существует и ее утвержденного, единого для всех образца. Это значит, что предприятия и организации вправе пользоваться самыми разнообразными готовыми шаблонами инструкции либо же разрабатывать ее на свое усмотрение, исходя из производственных потребностей.

Стандарт должностных инструкций, наиболее часто употребляемых в компаниях, включает в себя несколько разделов:

• «Общие положения»,
• «Основные функции»,
• «Права»,
• «Ответственность»,

которые иногда дополняются такими параграфами как

Документ всегда пишется в одном экземпляре. Если на предприятии работает несколько сотрудников по одной и той же специальности, на каждого из них составляется свой документ – во избежание дублирования профессиональных обязанностей.

Должностная инструкция может быть написана как от руки (что в последние годы встречается крайне редко), так и напечатана на компьютере. Но независимо от способа оформления, она должна быть удостоверена «живыми» подписями. При этом заверять печатью документ не нужно, поскольку он относится ко внутреннему документообороту организации.

Содержание должностной инструкции офис-менеджера

Вверху документа посередине пишется его названием с указанием должности, под которую он разрабатывается. Затем справа следует оставить несколько строчек для утверждения должностной инструкции руководителем фирмы: здесь надо вписать его должность, наименование компании, фамилию, имя, отчество, а также оставить строку для подписи (с расшифровкой).

Общие положения

Следующий раздел открывает основную часть инструкции. Он называется «Общие положения» и первым делом в нем указывается непосредственный руководитель офис-менеджера (без указания конкретных фамилий). Далее вписывается на основе какого документа происходит назначения и увольнения сотрудника, требуемая квалификация, уровень образования, необходимый опыт работы и стаж. Затем указывается порядок замещения офис-менеджера в период отсутствия его на рабочем месте.

Чуть ниже перечисляются документы и нормативные акты, которые должны учитывать офис-менеджеры в своей работе. Потом нужно обозначить все законы и правила, с которыми офис-менеджер должен быть ознакомлен: трудовое, административное и пр. виды законодательства, приказы, распоряжения руководства, правила внутреннего распорядка и охраны труда и т.д.

Должностные обязанности офис-менеджера

Во второй раздел с наименованием «Должностные обязанности» вписываются конкретные обязанности, которые возлагаются на офис-менеджера (в чем-то они похожи на функционал секретаря). При этом нужно помнить, что на разных предприятиях данные функции могут несколько отличаться.

Важный момент: перечень обязанностей должен быть равнозначен рабочему времени сотрудника, не следует ни перегружать его, ни оставлять чересчур свободным.

Полномочия офис-менеджера

В разделе «Права» следует обозначить полномочия офис-менеджера, в том числе прописать инициативы, которые он может проявлять для максимально плодотворного и эффективного труда. Также здесь необходимо указать возможность взаимодействия с руководством предприятия и сотрудниками других подразделений.

Ответственность офис-менеджера

Четвертый раздел «Ответственность» четко определяет те нарушения и проступки, которые влекут за собой дисциплинарное наказание. Указывать их надо тщательно и точно, поскольку в случае возникновения конфликтов, требующих разрешения в суде, эта часть документа может стать доказательной базой для той или иной стороны.

Напоследок документ следует согласовать с ответственным сотрудником: для этого надо вписать его должность, точное наименование организации, полностью фамилию, имя, отчество и передать ему на подпись.

Далее вносятся данные о самом офис-менеджере: его фамилия, имя, отчество, опять же название компании, сведения из любого удостоверяющего личность документа, подпись и дата ознакомления с инструкцией. Личный автограф будет подтверждать то, что работник согласен в приведенной в инструкции информацией о должностных обязанностях и понимает ответственность за возможные нарушения.

В конце на документе ставится резолюция руководителя предприятия.

Книга секретаря. Практический справочник секретаря, референта и офис-менеджера

Издательство: Питер
2004 год
Обьем — 512 с., мягкая обложка.
ISBN 5-94723-929-9

Книги похожей тематики, имеющиеся в наличии:

Секретарь — это лицо фирмы, корпоративный психолог, «специалист по обеспечению жизнедеятельности» офиса. Основная служебная функция секретаря — быть «правой рукой» руководителя. В этой книге собрана информация о разнообразных знаниях и умениях, позволяющих секретарю выполнять свою работу наиболее эффективно — от принципов организации документооборота фирмы и приемов обращения с компьютером до правил делового этикета и методов защиты от стресса. Книга послужит надежным помощником как для тех, кто уже работает секретарем, так и для тех, кто только собирается посвятить себя этой профессии.

Глава 1. Поиск работы
1.1. Восемь главных правил поиска работы
1.2. Как составить хорошее резюме
1.2.1. Всегда ли нужно составлять резюме?
1.2.2. Основные требования к хорошему резюме
1.2.3. Выбор стиля и формы резюме
1.2.4. Структура резюме
1.2.5. Направление резюме к потенциальному работодателю. Сопроводительное письмо
1.2.6. Структура и пример сопроводительного письма
1.3. Собеседование: хороший экспромт нужно хорошо подготовить
1.3.1. С чего начать и чем закончить собеседование?
1.3.2. Вопросы, ответы и поведение на собеседовании
1.3.3. Психологический аспект собеседования
1.3.4. Если вам предложат тесты
1.3.5. Правильное завершение собеседования
1.4. Вам предложили работу. Как вести переговоры?
1.4.1. Что важно выяснить, получив предложение работы
1.4.2. Психологические аспекты переговоров
1.5. Оформление трудовых отношений
1.5.1. Структура контракта
1.5.2. Что может включать контракт?
1.6. Ваши первые тридцать дней
1.6.1. Понимание и соблюдение норм корпоративной культуры
1.6.2. Советы приступающим к новой работе
1.6.3. Испытательный срок

Глава 2. Организация работы приемной офиса
2.1. Функции и задачи секретаря
2.2. Обязанности, права, профессиональные и личностные качества секретаря
2.3. Организация рабочего места секретаря. Требования к оборудованию помещения
2.4. Планирование рабочего времени. Режим труда и отдыха секретаря
2.5. Телефонное обслуживание
2.6. Оформление телефонограмм. Работа с электронной почтой и факсимильной связью
2.7. Организация личного приема посетителей руководителем
Рекомендуем прочитать

Глава 3. Работа с операционной системой Windows 98
3.1. Небольшой словарь пользователя ПК
3.1.1. Как хранится информация
3.1.2. Программное обеспечение
3.1.3. Имена дисков, файлов и каталогов
3.1.4. Тины файлов
3.1.5. Другие свойства файлов
3.1.6. Оперативная память
3.1.7. Некоторые термины, принятые в Windows
3.2. Операционная система Windows 98: начало работы
3.2.1. Что мы видим на экране
3.2.2. Смотреть и видеть — разные вещи
3.2.3. Три базовых навыка для работы в Windows
3.2.4. Работа с мышью — тоже искусство
3.2.5. Панель задач и кнопка Пуск
3.2.6. Работа с окнами
3.2.7. Справочная система Windows
3.3. Основные настройки Windows 98
3.3.1. Настройка внешнего вида рабочего стола
3.3.2. Настройка панели задач и меню
3.3.3. Настройка окна Мой компьютер и отображения файлов
3.3.4. Панель управления: что можно трогать, а с чем лучше подождать
3.4. Операции с файлами и папками
3.4.1. Устройство, файл, каталог, папка, ярлык, значок
3.4.2. Корзина
3.4.3. Программа Проводник, действия с файлами и папками в окне обзора
3.4.4. Действия с файлами и папками в диалоговых окнах открытия и сохранения файлов
3.4.5. Поиск файлов и папок
3.5. Дискеты
3.5.1. Внешний вид и конструкция дискеты
3.5.2. Логическая структура гибкого диска
3.5.3. Почему они ненадежны?
3.5.4. Форматирование дискет
3.5.5. Копирование и сохранение файлов на дискеты
3.6. Программы сжатия файлов
3.6.1. Зачем нужно сжатие файлов?
3.6.2. Программы-архиваторы
3.6.3. WinZip
3.6.4. WinRar
3.6.5. Утилиты сжатия, работающие в командной строке
3.7. Компьютерные вирусы — насколько это опасно?
3.7.1. Кто они, эти вирусы?
3.7.2. Откуда они берутся?
3.7.3. Как вирусы попадают в компьютер?
3.7.4. Как с ними бороться?
Рекомендуем прочитать

Глава 4. Работа с Word 2000
4.1. Структура экрана Word
4.1.1. Что мы видим на экране
4.1.2. Панели инструментов и строка меню
4.1.3. Пункт меню Окно
4.1.4. Линейки и полосы прокрутки
4.1.5. Пункт меню Вид
4.1.6. Сохранение документа и открытие сохраненного документа
4.2. Настройка параметров Word
4.2.1. Параметры страницы
4.2.2. Свойства документа
4.2.3. Настройка автозамены
4.2.4. Настройка меню и панелей инструментов
4.2.5. Инструмент настройки Параметры
4.3. Панели инструментов Стандартная и Форматирование
4.3.1. Инструменты работы с файлами
4.3.2. Способы выделения фрагментов текста
4.3.3. Инструменты форматирования текста
4.3.4. Инструменты редактирования
4.3.5. Дополнительные возможности редактирования
4.3.6. Инструменты вставки объектов
4.3.7. Инструменты управления параметрами отображения документа
4.4. Создание простых документов
4.4.1. Легкий путь
4.4.2. Использование мастеров и шаблонов
4.4.3. Стандартный бланк
4.4.4. Письмо
4.4.5. Список участников
4.4.6. План
4.5. Таблицы
4.5.1. Добавление таблиц к документу
4.5.2. Форматирование содержимого ячеек
4.5.3. Добавление и удаление элементов таблицы
4.5.4. Задание параметров обрамления и заливки
4.5.5. Объединение и разбиение ячеек. Изменение направления текста в ячейке
4.5.6. Вычисления в таблицах Word
4.5.7. Работа с таблицей как с базой данных
4.6. Инструменты рисования
4.6.1. Панель инструментов Рисование
4.6.2. Команды меню Действия
4.6.3. Вставка рисунка в документ
4.6.4. Вставка автофигур в документ. Параметры автофигур
4.6.5. Использование объекта Надпись
4.6.6. Связанные надписи
4.6.7. Настройка параметров графического объекта
4.7. Инструменты меню Вставка
4.7.1. Команды меню Вставка
4.7.2. Вставка разрывов и нумерация страниц
4.7.3. Поля
4.7.4. Вставка примечаний
4.7.5. Сноски
4.7.6. Автоматизированная вставка названий объектов
4.7.7. Ссылки
4.7.8. Автоматическое создание оглавления и списков объектов документа
4.7.9. Вставка диаграмм Microsoft Graph
4.7.10. Вставка сложных математических формул
4.8. Инструменты меню Формат
4.8.1. Настройка параметров шрифта
4.8.2. Управление размещением текста — команда Абзац ,
4.8.3. Списки и заголовки
4.8.4. Границы и заливка
4.8.5. Колонки
4.8.6. Буквица
4.8.7. Изменение регистра
4.8.8. Автоформат
4.8.9. Стили, их создание, сохранение и применение
4.9. Внедрение объектов и связывание документов
4.9.1. Внедрение объектов ,
4.9.2. Связывание документа и объекта
4.9.3. Связывание документов при помощи гиперссылок.
4.10. Инструменты меню Сервис
4.10.1. Языковые настройки и функции
4.10.2. Коллективная работа
4.10.3. Печать конвертов, наклеек, каталогов и писем
4.10.4. Макросы и программирование в Word
Рекомендуем прочитать

Глава 5. Работа в Интернете
5.1. Коротко о главном
5.1.1. Подключение к Интернету
5.1.2. Как выбрать провайдера?
5.1.3. О технической документации
5.2. Браузер Internet Explorer
5.2.1. Настройка программы Microsoft Internet Explorer.
5.2.2. Навигация по Интернету
5.2.3. Размер шрифта и кодировка
5.2.4. Сохранение web-страницы на диске
5.2.5. Вывод страницы на печать
5.2.6. Отправка web-страницы по электронной почте
5.2.7. Microsoft Internet Explorer: папка Избранное
5.2.8. Специальные панели Internet Explorer
5.3. Работа с электронной почтой
5.3.1. Настройка электронной почты
5.3.2. Изменение параметров настройки учетной записи
5.3.3. Подключение к серверу новостей
5.3.4. Изменение параметров настройки учетной записи сервера новостей
5.3.5. Работа с Microsoft Outlook Express
Рекомендуем прочитать

Глава 6. Документационное обеспечение управления
6.1. Взаимосвязь ДОУ и секретарской деятельности в условиях современной организации
6.2. Требования нормативных актов к подготовке документов
6.2.1. Состав документации современных организаций
6.2.2. Требования к реквизитам служебных документов
6.2.3. Требования к бланкам служебных документов
6.3. Организационно-распорядительные документы (ОРД), их состав и назначение
6.4. Основные правила придания юридической силы служебным документам. Типичные ошибки при оформлении документации
6.5. Документооборот, его основные информационные потоки. Порядок движения документов в организации
6.5.1. Понятие о документообороте предприятия
6.5.2. Особенности организации работы с входящими документами
6.5.3. Особенности организации работы с исходящими документами
6.5.4. Особенности организации работы с внутренними документами
6.5.5. Контроль исполнения документов
6.6. Защита документов, содержащих коммерческую тайну. Особенности обращения с документами по персоналу
6.7. Номенклатура дел. Формирование, ведение и оформление дел. Текущее хранение документов
6.8. Подготовка документов к архивному хранению. Правила оформления и описания дел. Порядок выделения документов к уничтожению
6.9. Особенности подготовки наиболее распространенных видов документов
6.9.1. Положение о предприятии (организации, учреждении)
6.9.2. Положение о структурном подразделении предприятия (организации, учреждения)
6.9.3. Инструкция по виду деятельности предприятия (организации, учреждения)
6.9.4. Должностная инструкция работника предприятия (организации, учреждения)
6.9.5. Штатное расписание предприятия
6.9.6. Приказ. Распоряжение
6.9.7. Протокол
6.9.8. Акт
6.9.9. Доверенность
6.9.10. Справка
6.10. Служебное письмо
Рекомендуем прочитать

Глава 7. Деловой этикет
7.1. Визитные карточки как инструмент делового общения
7.1.1. Роль визитных карточек в деловом общении
7.1.2. Оформление визитных карточек
7.1.3. Виды визитных карточек
7.1.4. Использование визитных карточек
7.2. Организация переговоров
7.2.1. Общие вопросы организации переговоров
7.2.2. Психологическое значение формы стола
7.2.3. Стенографирование переговоров и совещаний. Использование диктофона
7.2.4. Кофе и чай на переговорах
7.3. Организация фуршета и бизнес-ланча
7.3.1. Бизнес-ланч
7.3.2. Прием-фуршет
7.4. Деловые подарки и бизнес-сувениры

Глава 8. Психологическая защита секретаря
8.1. Служебная вертикаль (отношения с руководством)
8.2. Служебная горизонталь (взаимоотношения с сотрудниками компании)
8.3. Проблема служебных романов
8.4. «Женский фактор» на работе
8.5. Антистрессовая защита секретаря
8.6. Как общаться с «трудными» людьми
8.7. Действия секретаря в условиях конфликта
8.8. Посредничество секретаря в конфликтной ситуации.

Справочник секретаря и офис-менеджера № 1 2015

Скачать книгу

О книге «Справочник секретаря и офис-менеджера № 1 2015»

«Справочник секретаря и офис-менеджера» – ведущее издание для секретарей всех уровней. Это профессиональная энциклопедия для секретарей всех уровней и сотрудников делопроизводственных подразделений организаций. Ежемесячно в журнале: практика работы с входящими, исходящими и внутренними документами, примеры их составления и оформления, а также деловой протокол и этикет, психология взаимоотношений на рабочем месте, юридические консультации по трудовому праву и многое другое. Читайте в номере: • Документальный и архивный фонды организации • Что делать, если среди ваших коллег «пессимисты», «нытики» и «негативщики»? • Защита персональных данных работников • Элегантность в холодный сезон и многое другое

На нашем сайте вы можете скачать книгу «Справочник секретаря и офис-менеджера № 1 2015» бесплатно и без регистрации в формате fb2, rtf, epub, pdf, txt, читать книгу онлайн или купить книгу в интернет-магазине.

В февральском номере журнала «Справочник секретаря и офис-менеджера» опубликована статья нашего тренера

Продолжаем делиться успехами нашего преподавательско-тренерского состава. В февральском номере журнала «Справочник секретаря и офис-менеджера» вышли вторая статья цикла про планирование рабочего времени в MS Outlook и ответ на вопрос подписчицы в рубрике «вопрос-ответ».

Наши тренеры не только постоянно ведут открытые и корпоративные семинары и тренинги, но и являются бессменными авторами статей в профессиональные издания, чем доказывают практическую значимость своих знаний и умений.

Ни раз на наших образовательных программах поднимался вопрос умения планировать рабочее время руководителя секретарем. Помогают в этом нелегком деле не только общие принципы тайм-менеджмента и умение применять теоретические основы в реальной рабочей жизни, но и ориентация в электронных планировщиках. Например, в таких как Outlook. Основы работы в Аутлуке знают все, кто хотя бы начинал в нем работать. Но о более сложных настройках этого исполнительного «секретаря-референта» и помощника знают немногие. О том, что такое пользовательские представления и как их настраивать, как выделять главные задачи в общем списке задач, как работать с категориями задач и разобраться в «контекстном планировании» — вторая статья цикла статей нашего эксперта Сосновой Анны Владимировны.

В рубрике вопрос-ответ публикуются реальные вопросы и ситуации, которые волнуют читателей журнала «Справочник секретаря и офис-менеджера». И на эти вопросы отвечают специалисты в своих областях. Для ответа на февральский вопрос читателя также была приглашена наш эксперт — тренер Сосновая Анна Владимировна.

Хотите повысить свои профессиональные знания и навыки, получить максимум информации за 1 день? Посетите однодневный семинар нашего тренера, автора статей в профессиональные журналы — Сосновой Анны Владимировны.

В результате семинара участники:

• успешно применяют принципы планирования рабочего времени как своего, так и руководителя
• умеют расставлять приоритеты в списках дел, отделять неважное от важного
• могут выбирать планировщик времени для ведения календаря руководителя и активно пользуются им
• обеспечивают руководителя информацией в удобной и наглядной форме
• грамотно организовывают совещания и деловые встречи
• уверенно организуют поездки по России и за рубеж для своего шефа
• правильно ведут деловую переписку и являются эталонным лицом своей организации

Это однодневный интенсив, с которого участники уходят полные знаний, свежих идей, а также с большим количеством раздаточного материала для изучения. Ждем Вас!