Эксперт образец протокола экспертной комиссии на уничтожение документов дом права

Эксперт: Образец протокола экспертной комиссии на уничтожение документов

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в организации создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (ЦЭК).

Принимая решение об уничтожении документов, необходимо руководствоваться главным критерием – сроком хранения. Если он истек, то документ можно отправить в шредер (или в печь) при условии, что вы правильно определили истечение срока хранения. Организация в своей деятельности создает большой объем документации (распорядительная, бухгалтерская, кадровая и т.д.). Бумаги с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению.

Порядок составления протокола заседания экспертной комиссии по уничтожению бумаг

Заседания ЭК должны быть надлежащим образом задокументированы. Согласно п.177 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, ход заседаний и решения ЭК организации отражаются в протоколе. Каждое федеральное министерство и ведомство утверждает собственный порядок документооборота, основываясь на нормативно-правовой базе.

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов приказом руководителя создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) (Пример 1). В организациях, имеющих подведомственную сеть (например, филиалы), создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК).
Когда потребуется оформить акт об уничтожении документов, каков порядок. оформляется протокол заседания экспертной комиссии;. Акт уничтожения документов образец содержит строку «Описи дел. Состав экспертной комиссии утверждается приказом руководителя предприятия. Пример 2). Типовая форма акта о выделении к уничтожению документов. К каждому из них прилагаются копии протоколов, указанных в акте. 1) Какова процедура уничтожения документов компании с истекшим. 2) создать экспертную комиссию (приказ, председатель — не ниже. 3) акт о выделении к уничтожению и протокол направляется в Центр гос. Порядок действий по уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

Экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется в структурных подразделениях организации с привлечением соответствующих специалистов. Окончательное решение принимает ЦЭК организации.

Деятельность экспертной комиссии по уничтожению бумаг протоколируется, чтобы принять решение по утилизации документации, которая утратила свое значение. Существуют две формы протокола: краткая и полная. В полном — перечислены все выступления на заседании, в краткой форме — только фамилии выступавших и краткая запись о теме выступления.

ЭК появляется в организации сразу после того, как руководство принимает решение создать архив. Секретарем ЭК всегда является архивариус, а председателем – либо топ-менеджер, которому подчиняются делопроизводители (например, административный директор), или, как в нашем примере, директор по общим вопросам. Если такового не обнаружится – сам генеральный директор, который подписывает приказ о создании комиссии (Пример 1 ). Этим же приказом можно утвердить положение о новом коллегиальном органе и запросить план его работы. Если дата создания ЭК в приказе не указана, считается, что комиссия работает с даты подписания приказа.

В ходе проведения работ по отбору документов на постоянное или длительное хранение экспертизе ценности подвергается весь комплекс документов, образующихся в деятельности всех структурных подразделений организации. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов их уничтожение запрещается.

В работе каждой организации рано или поздно наступает момент, когда необходимо избавиться от старых документов и освободить место для новых. Но понятия «старые документы» в архивном деле нет. Есть только документы, у которых истек срок хранения. От них можно избавиться, но не сразу и не от всех.

Как правило, председателем комиссии назначают заместителя руководителя организации, курирующего вопросы делопроизводства и архива. Секретарем комиссии является заведующий архивом или ответственный за архив организации.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения. 679, Документы (заявления, протоколы, решения, докладные. Директор поручил мне составить приказ о создании экспертной комиссии. Шаблон акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Форма акта об уничтожении документов определена «Основными. Описи и акты разбираются Экспертной комиссией и утверждаются. Эта дата переносится в акт из протокола и должна быть раньше даты. ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» приказом руководителя создало экспертную комиссию по утилизации, состоящую из трех человек: Иванов И.И. – председатель, Петров И.Н. – секретарь, а также Смирнов Е.Г. и Погодин Д.Н.

Протокол составляется секретарем ЭК, который в свою очередь должен быть определен соответствующим приказом, утверждающим персональный состав ЭК. Для того, чтобы не забыть отразить в протоколе все ключевые моменты заседания, целесообразно вести стенограмму или аудиозапись заседания ЭК. Подобные записи позволят секретарю максимально точно отразить в протоколе выступления и важные замечания участников заседания.

Организация в своей деятельности создает большой объем документации (распорядительная, бухгалтерская, кадровая и т.д.). Бумаги с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению. Для этого необходимо соблюсти законодательные процедуры, а именно:

проверить срок хранения бумаг;
провести оценку ценности экспертной комиссией по уничтожению документации;
создать протокол ее заседания;
сформировать акт на уничтожение, утвержденный руководителем;
уничтожить бумаги.

Читать еще: Предварительный трудовой договор

Образец протокола экспертной комиссии по уничтожению документов

Отметим, что с 1 июля 2017 года вступил в силу новый национальный стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016 взамен старого. В стандарте указан порядок оформления организационно-распорядительной документации. Это уставы, положения, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, договоры, акты, письма, справки и др. Новый стандарт распространяется на электронный документооборот. По полноте освещения заседания протоколы могут составляться по полной, краткой или же сокращенной форме. С учетом значимости функций ЭК наиболее целесообразным представляется вести протоколы по полной форме. Это позволит более точно и полно отразить ход принятия решений.

Экспертной комиссии подготовить акт о возможности уничтожения документов, срок хранения которых истек. Директор ЗАО Актив. Алгоритм действий при уничтожении документов и дел временного хранения. Образец приказа о создании экспертной комиссии смотрите в рубрике. распределении, перемещении, учете кадров», «протоколы заседаний. экспертной комиссии организаций — источников комплектования. формах: акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;. или на специальном бланке протокола (бланк конкретного вида документа). Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра дел. при этом учитывается вид, форма и полнота повторения и поглощения. Описи и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации.

Как бы ни было велико искушение вывезти все «старые» документы куда угодно с глаз долой, делать этого ни в коем случае нельзя – ответственность за нарушение требований законодательства о хранении документов никто не отменял. В соответствии со ст. 13.25 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее – КоАП РФ) штраф для юридического лица может составить от 200 до 300 тысяч рублей. На практике ответственность для организации может наступить, если она не предоставит какой-либо документ по запросу контролирующего органа, сославшись на то, что он потерян или уничтожен. Именно поэтому бездумно уничтожать документы рискованно.

Типовая форма акта на уничтожение, обычно приводимая в. Протокол № 10 Экспертной комиссии ЗАО «Банковская группа «УНО» от 18 марта. положение об экспертной комиссии организации ;. приказов, распоряжений и протоколов указывать номера первого и последнего документа, включенного в дело. от срока хранения документов: постоянного хранения – форма описи № 1. Оформление акта о выделении к уничтожению документов. Как составить акт на уничтожение документов. в протоколе ЭК, форма которого законом не регламентирована. приведенной в акте информации с экспертной комиссией (в том числе отдельно указываются дата и номер протокола ЭК об утверждении описей дел постоянного хранения).
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации; отбор документов с временными сроками хранения (до 10 лет включительно) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению документов за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» приказом руководителя создало экспертную комиссию по утилизации, состоящую из трех человек: Иванов И.И. – председатель, Петров И.Н. – секретарь, а также Смирнов Е.Г. и Погодин Д.Н.

В каждой организации должна быть создана постоянно действующая экспертная комиссия, в функции которой входит проведение экспертизы ценности документов и определение сроков их хранения в соответствии с законодательством, согласование проектов номенклатур дел организации, ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение и т.д.

Если экспертиза ценности проводится впервые

Унифицированной формы протокола не существует, однако, составляя его, воспользуйтесь общими правилами для составления первичной учетной документации. Обязательные составляющие:

наименование организации;
название документа;
дата составления;
место составления;
ФИО председателя и секретаря;
повестка дня;
постановка задач;
вынесение решения;
подписи ответственных лиц.

В стандарте указан порядок оформления организационно-распорядительной документации. Это уставы, положения, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, договоры, акты, письма, справки и др. Новый стандарт распространяется на электронный документооборот.
Помещено в тему: Образцы протоколов. Протокол заседания экспертной комиссии в представленном примере включает сразу несколько. О рассмотрении акта от 30.11.2014 № 1 о выделении к уничтожению документов. В разделе представлен образец протокола заседания комиссии с. хранение;; уничтожение документов, утративших практическое значение и не. Члены комиссии: Ширипина П.Е, Макиенко И.А., Савина О.А., Сычева И.Ю.. документов МАГУ, по итогам которой на рассмотрение Экспертной. Примерная форма протокола заседания экспертной комиссии организации[ 1]. согласование акта о выделении к уничтожению документов и дел. Протокол заседания экспертной комиссии образец бланк. Изъятие из архива документов, которые подлежат уничтожению ввиду утраты их.

Уничтожаем документы с экспертной комиссией и без нее

Сразу выделить документы на уничтожение невозможно. Сначала необходимо провести экспертизу ценности. При этом срок хранения станет определяющим, но не единственным критерием отбора. Документ с истекшим сроком хранения может пригодиться в дальнейшей работе. Не исключено, что он может представлять научную, даже историческую ценность. Установить это, а значит, и продлить срок хранения, может только экспертиза ценности (ЭЦ), которую проводит экспертная комиссия (ЭК).

Читать еще: Пояснения по делу об административном правонарушении образец

Унифицированной формы протокола не существует, однако, составляя его, воспользуйтесь общими правилами для составления первичной учетной документации.

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, дело, законченное делопроизводством в 2005 году, срок хранения которого составляет 5 лет, должно быть уничтожено в 2011 году.

Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел организации путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Приказ о формировании комиссии по уничтожению документов

Документооборот любой большой компании предполагает скопление бумаг. Часть из них должна храниться в организации в течение определенного времени. Другая часть утрачивает свое юридическое значение. Из-за этого возникает потребность в уничтожении документов. Однако просто уничтожить бумаги нельзя. Это специальная процедура, в которой участвует комиссия.

Способы избавления от бумаг

Уничтожение бумаг может проводиться различными способами:

Сжигание.
Сдача в пункт приема макулатуры.
Уничтожение посредством шредера.

Иногда бумаги просто разрывают вручную. Если документы отправляются на макулатуру, требуется создать или накладную, или акт приема-передачи.

Создание комиссии

Первый шаг – отбор бумаг. Процедура осуществляется на основании главы 4 Постановления 03-33/пс. Она предполагает обязательное формирование комиссии. Она нужна для определения того, какие документы больше не требуются. Представители комиссии проверяют срок действия той или иной бумаги.

Комиссия может функционировать на постоянной основе. Актуально это для компаний с большим документооборотом, где уничтожение бумаг – это постоянная процедура. Однако, в большинстве случаев, комиссия действует на временной основе. Участниками комиссии назначаются квалифицированные сотрудники, которые могут решать, понадобится ли та или иная бумага в дальнейшем.

Издание приказа

Для формирования комиссии необходимо издать приказ. Он будет иметь следующий вид:

4.11.2017
г. Москва

Приказ о формировании комиссии по уничтожению документов

С целью осуществления экспертизы ценности документов, поиска бумаг, срок хранения которых истек, с их последующим уничтожением,

1. Сформировать комиссию со следующим составом участников:

Руководитель: Петров А.С. (гендиректор)
Участники: Ларина Т.А. (главбух), Никольцев П.В. (руководитель отдела кадров), Зайцева П.П. (начальник юридического отдела), Сифонов О.О. (начальник службы ДОУ)

2. Председателю комиссии выполнить инвентаризацию документов.
3. Организовать уничтожение в срок с 5 ноября 2017 года по 1 декабря 2017 года.
4. Контроль над выполнением этого приказа оставляю за собой.

Гендиректор: (подпись) А.С. Петров

Это лишь примерная форма приказа. Он может иметь другой вид. К примеру, перечень участников комиссии можно вынести в приложение к приказу.

ВАЖНО! С приказом нужно обязательно ознакомить всех лиц, которые назначены участниками комиссии.

Работа комиссии

Главная функция комиссии – отбор бумаг, предназначающихся для уничтожения. Рассмотрим все ее функции:

Отбор бумаг, предназначающихся для передачи в архив.
Отбор бумаг с временным хранением, которые нужно хранить далее.
Поиск бумаг с повреждениями, которые невозможно исправить.
Полная экспертиза документации.

Срок хранения бумаг можно посмотреть в номенклатуре.

ВАЖНО! Уничтожаются только те бумаги, срок хранения которых завершился на начало года, в котором запланировано уничтожение.

Документальное оформление

После окончания процедуры по рассмотрению создается акт об их выделении к уничтожению. В этот акт нужно внести сведения об уничтожаемых бумагах: наименование папки с делом, срок хранения, число листов. В завершении акта председатель должен проставить свою визу. После того, как акт оформлен, можно поместить все документы в отдельный шкаф. В любое время возможно их уничтожить.

Второй документ, который требуется заполнить – приказ о назначении процедуры. В нем должна содержаться эта информация:

Дата.
Основание для уничтожения (ранее составленный акт).
Распоряжение.
Способ избавления от бумаг.

Приказ требуется визировать. После этого производится уничтожение.

Акт об уничтожении

Последний документ, завершающий процедуру – акт об уничтожении. Утвержденной формы его нет. Документ составляется в свободной форме. Однако в нем должны присутствовать эти сведения:

Способ избавления от документов.
Исполнитель, ответственный за мероприятие.
Опись бумаг, которые были уничтожены.

Если документы направлены на макулатуру, соответствующую запись требуется внести в акт. Кроме того, к нему нужно приложить копию акта передачи.

Срок хранения

Акты об уничтожении хранятся на постоянной основе. Под них рекомендуется создать отдельное дело. Если это дело создано, в номенклатуру требуется внести положение о нем. Если компания будет реорганизована, дело передается преемнику. Если же компания ликвидируется, оно направляется в городской архив.

Образец протокола экспертной комиссии по архиву

Чем занимается экспертная комиссия

Периодически возникают обстоятельства, когда нужно поднять архив для актуализации находящихся там документов.

Факт отбора нужных бумаг должен быть зафиксирован в письменном виде. Кроме того, те документы, которые направляются в хранилище, должны пройти экспертизу на предмет правильности их оформления и компоновки.

Читать еще: Рейтинг страховых компаний 2020 омс москва

С этой целью создается специальная экспертная группа. В ее состав входят работники предприятия:

документоведы, которым известны правила ведения делопроизводства и оформления локальных нормативных актов;
представители подразделений;
служащие архива и другие специалисты в зависимости от стоящей задачи.

Члены группы занимаются:

выборкой документации, подлежащей передаче на хранение;
отбором бумаг, необходимых для работы в данный момент;
изъятием из архива бумаг, подлежащих уничтожению, и т. п.

Факт проведенной работы оформляется как протокол заседания экспертной комиссии по уничтожению документов.

Оформление протокола

Унифицированной формы для этого акта не существует. Поэтому при его составлении можно использовать фирменный бланк предприятия, а текст составить в свободной форме.

Оформление протокола возлагается на секретаря или на одного из членов группы, выбранного заранее. В качестве обязательных реквизитов указывается:

дата и место проведения (если такие встречи проводятся периодически, документам нужно присваивать номера);
Ф.И.О. и должности присутствующих;
вопросы повестки дня;
краткое содержание выступлений по каждому из вопросов;
результаты принятых решений;
подписи председательствующего и секретаря.

Акт на уничтожение документов

Тип документа: Акт

Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

Размер файла документа: 33,5 кб

Уничтожение документов проводится в соответствии с правилами делопроизводства и положениями закона «Об архивной деятельности в Российской Федерации».

Этими двумя нормативными актами устанавливаются сроки хранения документов на предприятиях и в организациях, порядок их уничтожения и правила составления Акта об уничтожении документов.

Виды документов

Существует четко регламентированная градация видов документов, в основу которой положена значимость документа. В соответствии с градацией установлены сроки хранения документации на предприятии. Так, существуют документы официальные, личные, простые, сложные, секретные и внутренние. Исходя из их значимости, сроки хранения могут быть временными или постоянными.

Все документы хранятся в оперативном обращении предприятия или организации в течение двух лет, после чего передаются в архив предприятия. При подготовке сдачи в архив производится экспертиза ценности документов, в ходе которой устанавливается срок их хранения или возможность их уничтожения.

Документы, не представляющие собой юридической, политической или культурной ценности, подлежат уничтожению. В каждом ведомстве действуют межотраслевые перечни сроков хранения для того или иного типа документов. Руководствуясь перечнем, экспертиза по отбору выделяет:

ценные документы, подлежащие передаче в государственный архив;
ценные документы, сдающиеся в архив предприятия с условием их хранения не менее 10 лет;
ценные документы сроком хранения до 10 лет, которые будут храниться в соответствующих отделах предприятия, например, бухгалтерские документы — в бухгалтерии;
ненужные документы с истекшим сроком хранения, подлежащие уничтожению.

Выводы экспертизы оформляются в письменном виде раздельно по документам в зависимости от их дальнейшей судьбы. Так, составляются:

перечень документов и дел постоянного хранения;
перечень документов и дел для хранения сроком свыше 10 лет;
перечень документов и дел для хранения менее 10 лет.

Перечень документов, отобранных для уничтожения, оформляется в виде Акта о выделении документов к уничтожению.

Перечни рассматриваются экспертной комиссией и передаются на апробацию руководителю предприятия или организации.

Во исполнение решения экспертной комиссии канцелярия предприятия приступает к уничтожению документов.

Сам процесс уничтожения происходит в составе нескольких человек и оформляется Актом об уничтожении документов.

Процедура уничтожения и составление акта

Просто выбросить в мусорный контейнер ненужные документы не получится. Они должны быть действительно уничтожены. Способ уничтожения выбирается самостоятельно. Это может быть:

сожжение;
измельчение с последующим выбрасыванием в мусоросборники;
измельчение со сдачей в макулатуру;
заключение договора с предприятием, специализирующимся на утилизации документов. В этом случае документы сдаются в их первозданном виде как макулатура. Сам факт сдачи на утилизацию оформляется договором и актом о сдаче-приеме.

Комиссия, уничтожившая или сдавшая документы утилизатору, составляет Акт об уничтожении. Правила делопроизводства не дают обязательной схемы составления акта, а значит, он составляется в произвольной форме, с использованием обязательных для любого документа компонентов:

даты и места составления акта;
ФИО и должность лица, руководящего уничтожением и составляющего акт;
ФИО и должности участников комиссии по уничтожению;
описание действия. Например «Комиссия по уничтожению документов, в составе…, в соответствии с приказом руководителя предприятия, сожгла (измельчила, сдала в утилизацию) следующие документы»;
список уничтоженных документов. Если объем слишком велик, то можно отказаться от поименного перечисления и ограничиться указанием количества дел, или общим весом бумаг. В этом случае к Акту потребуется сделать приложение, в котором документы должны быть перечислены (например, «Входящие письма за 20.. год»);
подписи всех членов комиссии.

Акт на уничтожение документов является внутренним актом предприятия, поэтому заверять его печатью нет смысла. Будет достаточно его апробации (визирования) руководителем предприятия или организации.

Акт подлежит хранению в оперативном доступе в течение двух лет. Поскольку Акт — это тоже документ, то по прошествии двух лет следующая экспертная комиссия определит его дальнейшую судьбу — подлежит ли он уничтожению или будет сдан в архив.