Составляем ходатайство об истребовании доказательств

Как в гражданском, так и в арбитражном процессе обязанность по сбору и предоставлению аргументов возлагается на участников процесса (ст. 57 ГПК РФ и ст. 66 АПК РФ). Доказательства предоставляются сторонами при:

подаче искового заявления;
предоставлении отзыва на иск;
подаче заявления о приобщении материалов и т. п.

Однако не исключены случаи, когда стороны не могут самостоятельно получить необходимые оригиналы у третьих лиц, коммерческих организаций или государственных учреждений. В таком случае участник процесса и обращается в суд с соответствующим ходатайством.

В большинстве случаев такие проблемы возникают, когда запрашиваемая документация содержит сведения, которые являются охраняемой законом тайной. Это могут быть:

материалы уголовного расследования;
сведения о доходах/кредитах;
справки о состоянии здоровья, медицинские заключения и т. д.

Подавать такое прошение можно на любой стадии процесса до принятия решения по делу. В случае обоснованности просьбы и невозможности получения сведений самостоятельно суд:

передает заявителю запрос для предъявления лицу, обладающему необходимой информацией;
направляет запрос самостоятельно по месту нахождения материалов.

За отказ предоставить запрашиваемую информацию законодательством предусмотрены штрафы:

статья 57 ГПК РФ предусматривает штраф в размере 500 рублей для граждан и 1000 рублей — для должностных лиц;
статья 66 и 119 АПК РФ устанавливает штраф до 2500 рублей — для граждан, для должностных лиц — до 5000 рублей, а для организаций — до 100 000 рублей.

При этом уплата штрафа не освобождает лицо, у которого находится истребуемое доказательство, от обязанности предоставить его в суд.

Начнем с того, что согласно Арбитражному процессуальному кодексу Российской Федерации от 24.07.2002 № 95-ФЗ компания, подавая исковое заявление, должна приложить к заявлению сведения о соблюдении истцом претензионного или иного досудебного порядка, а также перечень прилагаемых документов (ст. 125). Таким образом, если в иске будет указано, что прилагаются документы, а они не будут приложены, то суд может просто отказать в принятии искового заявления. Аналогичные требования содержатся и в Гражданском процессуальном кодексе Российской Федерации от 14.11.2002 № 138-ФЗ. Так, в исковом заявлении должны быть указаны сведения о соблюдении досудебного порядка обращения к ответчику, если это установлено федеральным законом или предусмотрено договором сторон; перечень прилагаемых к заявлению документов (ст. 131).

В арбитражном процессе к исковому заявлению в обязательном порядке прилагаются:

● уведомление о вручении или иные документы, подтверждающие направление другим лицам, участвующим в деле, копий искового заявления и приложенных к нему документов, которые у других лиц, участвующих в деле, отсутствуют;

● документ, подтверждающий уплату государственной пошлины;

● документы, подтверждающие обстоятельства, на которых истец основывает свои требования; копии свидетельства о государственной регистрации в качестве юридического лица или индивидуального предпринимателя;

● доверенность или иные документы, подтверждающие полномочия на подписание искового заявления;

● копии определения арбитражного суда об обеспечении имущественных интересов до предъявления иска;

● документы, подтверждающие соблюдение истцом претензионного или иного досудебного порядка, если он предусмотрен федеральным законом или договором;

Читать еще: Сумма государственной пошлины при подаче искового заявления

● проект договора, если заявлено требование о понуждении заключить договор;

● выписка из единого государственного реестра юридических лиц или единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей.

К исковому заявлению в гражданском процессе прилагаются:

● копии искового заявления в соответствии с количеством ответчиков и третьих лиц;

● документ, подтверждающий уплату государственной пошлины;

● доверенность или иной документ, удостоверяющие полномочия представителя истца;

● документы, подтверждающие обстоятельства, на которых истец основывает свои требования, копии этих документов для ответчиков и третьих лиц, если копии у них отсутствуют;

● текст опубликованного нормативного правового акта в случае его оспаривания;

● доказательство, подтверждающее выполнение обязательного досудебного порядка урегулирования спора, если такой порядок предусмотрен федеральным законом или договором;

● расчет взыскиваемой или оспариваемой денежной суммы, подписанный истцом, его представителем, с копиями в соответствии с количеством ответчиков и третьих лиц.

Если вышеупомянутые документы отсутствуют, то суд может просто отказать в принятии искового заявления.

Однако это не все негативные последствия, связанные с отсутствием документов.

К рискам компании можно отнести следующие:

● отсутствие оплаты при выполнении работ, если отсутствуют акты, подтверждающие осуществление данных работ, и иные документы;

● споры в отношении заключения договора в случае отсутствия в компании подписанного оригинала;

● споры с налоговыми органами и фондами при отсутствии документов, подтверждающих направление деклараций и иной отчетности, а также платежных поручений, подтверждающих уплату соответствующих налогов и сборов;

● невозврат переплаты по таможенным и налоговым платежам в случае отсутствия подтверждающих документов (постановление ФАС Московского округа от 28.12.2012 по делу № А40-75592/12-147-715);

● аннулирование лицензии, которая имеется у компании (постановление ФАС Московского округа от 24.12.2012 по делу № А40-47516/12-139-454 «Об аннулировании лицензии на розничную продажу алкогольной продукции» в связи с реализацией продукции при отсутствии документов, подтверждающих легальность производства и оборота данной продукции).

Но риски могут возникнуть и у работников:

● невыплата заработной платы при незаключении или отсутствии трудового договора или договора оказания услуг;

● наложение дисциплинарного взыскания на работника, утратившего документ;

● невыплата премий работникам;

● решение спора о восстановлении на работе не в пользу работника.

В этой связи компаниям следует руководствоваться следующим алгоритмом.

Алгоритм подготовки документов к судебному спору

Если компания выступает в качестве истца, то в исковом заявлении установлен перечень необходимых документов для участия в судебном заседании. Наличие оригиналов данных документов следует сверить с перечнем документов в исковом заявлении. При этом с документов должны быть сделаны копии и заверены печатью организации.

Например, в случае если компания хочет получить денежные средства по договору поставки, к доказательствам могут относиться:

● договоры поставки, оказания услуг, кредитные договоры, договоры подряда, залога, поручительства (основание для возникновения обязательств);

● документы, подтверждающие передачу товара, выдачу кредита (накладные, платежные поручения, мемориальные ордеры, акты приема-передачи товара, сдачи-приемки работ и услуг);

● выписки со счетов, подтверждающие движение денежных средств;

● акты сверки задолженности;

Читать еще: Примерная форма заявления о частичном отказе от исковых требований (арбитражный процесс) (подготовлено экспертами компании; Гарант; )

● претензии, требования о полном досрочном истребовании долга, переписка с должником;

● документы, подтверждающие направление необходимых извещений, претензий.

Количество копий документов должно соответствовать количеству сторон в деле. При этом копии документов также передаются в суд. Компания, выступающая в качестве истца, должна быть готова представить в суд оригиналы документов.

Если компания направляет исковое заявление по почте, то необходимо составить опись вложения, в которой указывается перечень передаваемых документов.

Пример описи вложения в ценное письмо

Однако что делать, если документы в компании отсутствуют?

Отсутствие документов

На практике случаи, когда в компании отсутствуют какие-либо документы, которые необходимо представить в суд, не являются редкостью.

Но даже в этом случае не стоит отчаиваться. В этом случае возможно несколько вариантов:

● направление соответствующего запроса контрагенту, в государственный орган исполнительной власти для выдачи дубликата документа;

● замена документа иными документами (например, возможно воспользоваться выпиской из документа, заверенной госорганом);

● ходатайство об истребовании документов в суде. Приведем пример запроса контрагенту.

Компания ведет спор с налоговым органом и не может подтвердить правомерность своих действий в связи с утерей таких документов, как счет-фактура и акт выполненных работ.

Соответственно, компания направляет письмо своему контрагенту с запросом об истребовании документа.

Пример запроса контрагенту

Соответственно, у контрагента могут сохраниться соответствующие документы. Если они не сохранились, то часто руководство принимает решение о замене данных документов альтернативными документами, например, если компания не имеет оригинал документа для суда, то она может обратиться в орган власти с запросом о предоставлении выписки из документа.

Контрагент компании не исполнил обязательства. Однако, возможно контрагент находится на стадии ликвидации. Чтобы выяснить данный вопрос, нужно сделать запрос в налоговый орган.

Пример запроса о предоставлении выписки из ЕГРЮЛ

Таким образом, компания может легко самостоятельно получить недостающие документы для суда. Если же их истребовать не представляется возможным, то, как правило, такие документы будут истребованы в рамках судебного заседания по ходатайству.

Пример ходатайства по истребованию документов

Конечно, вопрос документального подтверждения своей правоты является очень сложным, поскольку трудно заранее предугадать и исход дела, и то, какие документы могут понадобиться, но мы дадим несколько важных советов.

Подача и особенности рассмотрения документа

Передать ходатайство в суд можно на любом этапе рассмотрения дела. Документ можно отправить почтой (заказным письмом с уведомлением о получении) или отнести в канцелярию суда, где при получении на копии заявителя секретарь поставит специальную отметку о принятии ходатайства.

Если суд вынесет отказ в принятии ходатайства, то такое решение должно быть аргументировано.

Чаще всего суд выносит положительное решение. В этом случае возможны два варианта развития событий. Первый: судебный запрос отправляется в место нахождения требующихся документов. Второй: запрос передается заявителю, который затем отправляется самостоятельно получать необходимые бумаги.

Лицо или организация, хранящая документы, не имеют права в этом случае отказать от их предоставления, за исключением случаев, когда имеется уважительная причина (об этом необходимо уведомить суд).

К сведению! Если лицо или организация не предоставят нужные бумаги, то них накладывается штраф, оплата которого не освобождает их от предоставления необходимых доказательств.

Как составить исковое заявление

Исковое заявление можно написать от руки или напечатать. Требования к содержанию заявления, правила подачи иска в суд и его рассмотрения установлены в Гражданском процессуальном кодексе РФ. Документы, составленные в произвольной форме, без соблюдения установленных правил, судом не принимаются.

Перед составлением обращения в суд необходимо определиться со своими требованиями, установить лицо, которое будет надлежащим ответчиком, и выбрать суд, полномочный рассматривать такое гражданское дело.

Составляя документ, следует посмотреть на ситуацию со стороны, что позволит описать все обстоятельства максимально подробно и понятно. Не нужно сокращать слова и пользоваться аббревиатурами. Описывая спорную ситуацию, опирайтесь на конкретные факты, указывайте дату и место произошедших событий. Требования должны быть связаны с описанными обстоятельствами, по принципу: «причина-следствие».

Составляем ходатайство об истребовании доказательств