Что такое акт приема-передачи документов: назначение документа, как правильно заполнять, образец заполнения

Что такое акт приема-передачи документов: назначение документа, как правильно заполнять, образец заполнения

Акт приема-передачи документов предназначен для отражения факта передачи документации от одного ответственного лица другому и подтверждает, что одна сторона передала сведения, а другая – получила. На оформленном акте должны быть подписи сторон, которые участвуют в передаче. Это нужно, чтобы избежать возникновения спорных ситуаций.

Документ используется, когда в фирме меняется директор или сотрудник, возглавляющий бухгалтерию. Увольняющийся работник предоставляет новому все материалы. Если не зафиксировать эту передачу юридически, то предприятие рискует потерять важные сведения. Ведь информация – это главнейший ресурс, который использует каждая фирма.

  • 1 Назначение
  • 2 Юридическая сила
  • 3 Основные правила оформления акта приема-передачи
    • 3.1 Инструкция, как оформить акт приема-передачи документов
  • 4 Передача документации при смене директора (руководящего лица)
  • 5 Видео по теме

Когда может понадобится

Предполагается, что передача бумаг может произойти в любой момент, поэтому он составляется в разных случаях, при передачи:

  1. Между 2 частными гражданами.
  2. Между 2 юридическими лицами (например, когда пакет документов уходит как сопровождение коммерческого предложения).
  3. Между физическим и юридическим лицом.

Однако наиболее распространенный случай связан с обменом бумагами внутри одной компании. Таких примеров можно привести достаточно много:

  1. Один сотрудник увольняется, и на его место приходит новый работник, который должен принять все дела. Во избежание утраты документов, ошибок при их передачи и прочих нежелательных ситуаций нужно не только корректно предоставить все бумаги, но и отразить этот факт документально.
  2. Один сотрудник переходит на другую позицию и передает дела своему заместителю или новому работнику, пришедшему на его место. Например, передача бухгалтерских, кадровых, административных документов.
  3. Банкротство организации – в этих случаях возникает необходимость передачи сразу всех бумаг, для чего составляется большое количество актов, разделенных по группам в соответствии с видами документации.
  4. Наконец, в случае реорганизации компании (слияния ее с другими, объединения отделов и т.п.) также возникает необходимость передать все дела. Причем в подобных ситуациях составляется сразу много актов – по каждому отделу, по каждому сотруднику и т.п.

В случае с частными гражданами составления может понадобиться, если речь идет об оказании услуги, подразумевающей прием передачу документов. Например, если лицо доверяет свои интересы представителю в суде, очевидно, понадобится передать ему важные бумаги, в том числе и в оригинальном виде. Тогда составить документ – в интересах самого гражданина.

Как оформлять и сколько хранить

Логично предположить, что данный документ нужно составлять в двух копиях. Это необходимо для того, чтобы обе стороны имели на руках по экземпляру. Каждый из них подписывается лицами, совершающими сделку. Заполнять акт можно на компьютере или от руки. Также необходимо помнить, оформленный акт передается в бухгалтерию. Ответственные сотрудники поставщика списывают товар с баланса организации. А бухгалтерские работники стороны-получателя ставят товар на учет.

Читать еще:  Как в ооо дополнить виды деятельности

Нужно знать, этот акт выступает в качестве первичного документа. Поэтому закон определяет длительность его хранения в течение пяти лет после того года, за который был произведен отчет. Важно помнить, акт не может заменять договор, а оформляется лишь в качестве приложения к нему.

Правила составления акта по приему-передаче товаров

Перед заполнением документа необходимо согласие всех участников сделки. В качестве представителей обычно выступают руководители организаций. Однако такая обязанность может возлагаться и на других уполномоченных сотрудников, которые представляют интересы компании по доверенности. Даже в том случае, если выбрана свободная форма оформления, здесь в обязательном порядке должны соблюдаться стандарты составления аналогичной документации.

К обязательной информации, отображаемой в акте, относятся данные о сторонах и их представителях. Данные об объекте сделки, имеющиеся неисправности. При наличии претензий по поводу качества товара, их также указывают в документе. Проставление подписей свидетельствует о том, что стороны согласны с вышесказанным. Если имеются приложения к акту, или какая-либо дополнительная информация, это следует прописать в документе. Можно указать условия доставки товара и срок, в течение которого будет произведена оплата. Указывается необходимость оформления вторичных актов и др.

Если товар передается в пределах компании, например, между подразделениями, указывается их полное название и сотрудник, который несет материальную ответственность. При этом одна копия отправляется в бухгалтерию организации, а вторая передается непосредственно лицу, которое будет следить за сохранностью товара.

Часто передача различных ценностей осуществляется на склад для временного хранения. В таких ситуациях акт также следует оформлять. Нередко здесь используется унифицированный бланк МХ-1. Конечно, использовать его необязательно, однако эта форма достаточно удобна для указания всех необходимых данных.

Заключительные положения

После избыточного и подробного списка стороны подтверждают, что все принятые материалы качественны и соответствуют требованиям договора. Обязательно включение формулировки об отсутствии у подрядчика претензий к заказчику. Также обязательно в документ включают пункт о том, что акт составлен в двух равнозначных экземплярах и на русском языке. Стороны подписывают документ с указанием фамилий и ставят печати. После этого документ считается неотъемлемой частью заключенного ранее договора подряда.

Читать еще:  Возврат в кассу излишне выплаченной зарплаты приходный

Этот простой по форме документ полезен обеим сторонам, так как:

  • гарантирует заказчику целевое использование и сохранность его материалов;
  • гарантирует подрядчику поставку качественных и исправных материалов, избавляет от обвинений в нецелевом использовании и безответственном отношении.

Если заказчик часто работает с подрядчиками, имеет смысл составить типовой акт, чтобы не разрабатывать документ для каждого случая, а пользоваться согласованным шаблоном. Кроме того, найти образцы акта передачи материалов без труда можно в интернете. Лучше воспользоваться проверенными и надёжными источниками, такими как правовые агрегаторы «Консультант» и «Гарант».

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Образец Акта приема-передачи оказанных услуг

Образец акт приема передачи помещений в аренду

Как составить акт приема-передачи

Бланк составляется в двух экземплярах.

Если одна из сторон физ.лицо, то важно указать все его паспортные данные и мест регистрации.

Акты приема-передачи составляются как на отдельный товар, так и на группу товара. В последнем случае важно чтобы была соответствующая информация в акте о комплектации передаваемого груза.

По желанию или по необходимости в акте прописывается фактическое место передачи груза.

Отсутствие Акта ограничивает права сторон относительно требований друг к другу в дальнейшем. Вот почему важно иметь этот документ на руках.

Альтернативные документы

Правило применения АПП допускает его замену товарной накладной, но тогда в документе должны быть отображены данные:

  • о сторонах, заключающих соглашение;
  • о товаре;
  • о дате подписания бумаги.

Но заменить накладной основной документ (договор купли-продажи) нельзя.

Составление АПП необходимо, если к характеристикам ТМЦ есть претензии и их нужно зафиксировать, либо всё в порядке, но это также необходимо отобразить.

Как составить для приема-передачи материальных ценностей

Следующий вариант — передача имущества внутри организации: от одного материально ответственного лица (далее – МОЛ) к другому или от организации к сотруднику. В этом случае необходимо составить документ. Это разрешается сделать в произвольной форме с обязательным указанием даты процедуры, наименования предметов передачи, их количества и лиц, кому передаются ценности. Если передача происходит от одного МОЛ к другому, новому, то со вторым необходимо подписать договор об индивидуальной (или коллективной) материально ответственности. Один экземпляр находится у МОЛ, второй — в бухгалтерии.

Читать еще:  Бесплатно обучиться вождению в досааф

Оформлять передачу материальных ценностей на временное хранение следует бумагой, подтверждающей, что товарно-материальных ценности переданы на хранение. Для этого создана унифицированная форма МХ-1 (код по ОКУД 0335001), которая не является обязательной к применению, но очень удобна в использовании, поэтому широко применяется в бюджетных организациях.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector