Особенности приказа о внесении изменений персональных и паспортных данных работника и образец документа

Особенности приказа о внесении изменений персональных и паспортных данных работника и образец документа

Персональные данные (ПД) – информация, имеющая отношение к определенному лицу, которая предоставляется организации или другому лицу с разрешения субъекта.

С 01.01.2013 согласно новому закону «О бухгалтерском учете» с предприятий снята обязанность применять в учете унифицированные формы первичных кадровых документов (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). Организация вправе разработать и утвердить собственные (произвольные) формы первичных документов, что относится и к приказу об изменении ПД.

Какие документы работодателя содержат персональные данные работников?

Персональные данные работника содержатся в следующих документах работодателя:
– трудовой книжке;
– личной карточке работника (Т2);
– трудовом договоре;
– лицевом счете работника;
– иных кадровых и бухгалтерских документах, содержащих персональные данные работника.

Что следует делать работодателю?

В соответствии с п. 1 «Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, при изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся новые данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

В соответствии с п. 9 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее – Правила), в трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

а) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) – на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

б) образование, профессия, специальность – на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

Согласно п. 26 Правил изменение данных записей производится работодателем по последнему месту работы.

Законодательство не обязывает работодателя вносить изменения в трудовой договор при изменении персональных данных работника. Однако такие изменения, по мнению некоторых экспертов, рекомендуется отражать в дополнительном соглашении к трудовому договору.

Что должны делать кадровые работники, если сотрудник поменял паспорт

Наиболее проблемной ситуацией для сотрудников кадровых отделов различных организаций считается смена одним из работников гражданского паспорта. Это может произойти в результате чрезвычайной ситуации, например, при потере или в случае плановой замены после достижения возраста 20 и 45 лет.

Алгоритм действий полностью идентичен тому, который применяется при изменении персональных сведений. Однако, в рамках рассматриваемой ситуации будет меньше бумаг, в которые потребуется вносить поправки.

Среди таких бумаг выделяются:

  • трудовое соглашение;
  • лицевой счет в финансовой организации;
  • личная карточка;
  • доверенность и так далее.

В любом случае, основным документом для замены персональных данных после смены фамилии является заявление, составляемое работником.

Обычно используется следующий образец:

Руководителю ООО «Египет»

От сотрудника PR-отдела

В связи с получением нового гражданского паспорта, прошу внести поправки в кадровые и прочие организационные документы, в которых содержится прежняя паспортная информация.

Приложения: копия паспорта РФ.

15 марта 2020 года.

На основании вышеуказанного заявления руководство организации должно в обязательном порядке сформировать специальный приказ, в котором будут в полной мере перечислены все мероприятия, инициируемые для отражения поправок во всей документации. Образец представлен ниже:

Приказ № 2345/КП от 16 марта 2020 года

В связи с полученным от Самойловой Е.В. прошением, в котором она уведомляет руководство нашей организации о смене персональных данных,

  • сформировать дополнение к имеющемуся трудовому соглашению, которое будет учитывать изменения в паспортных данных;
  • внести в личную карточку сотрудницы соответствующие поправки;
  • учесть новую информацию в рамках формирования налоговых и внебюджетных отчетов;
  • оформить новою доверенность с учетом одновременного отзыва устаревшего экземпляра;
  • направить уведомление всем штатным сотрудникам организации, контрагентам и сторонам, выступающим в качестве третьих заинтересованных лиц о том, что сотруднице была выдана на руки новая доверенность;
  • оформить бумаги, требуемые для замены зарплатной банковской карты;
  • назначить ответственным лицом главного бухгалтера ООО «Египет» Артамонову А.А.
Читать еще:  Возврат товара поставщику от юридического лица

Генеральный директор: Мишкин П.Н.

В дальнейшем, на основании изданного приказа должен быть сформирован дополнительный договор и прикреплен к основному соглашению.

Образец такого документа имеет следующий вид:

Дополнительный договор к трудовому соглашению от 12 января 2008 года №35-тд

Город Нижний Новгород

20 марта 2020 года

ООО «Египет», представленное в лице Генерального директора Мишкина П.Н., осуществляющего свою деятельность на основании положений организационного Устава, с одной стороны и Самойловой Е.В. с другой заключили настоящий дополнительный договор в связи с изменением персональной информации работника.

Образец заявления о смене фамилии в отдел кадров

Пошаговая инструкция

В кадровый отдел по месту своего постоянного трудоустройства должен обратиться сам сотрудник. На основании представленных сведений уполномоченным исполнителем происходит отражение изменений в учетной документации.

Смотрите тут, что нужно, чтобы получить паспорт в 20 лет.

Общий порядок внесения исправлений о персональных сведениях сотрудника предусматривает следующий алгоритм действий:

Пенсионное свидетельство и трудовая книжка

Кадровый сотрудник должен в каждом конкретном рассматриваемом случае исправлять внутреннюю документацию организации, вносить поправки в компьютерную базу данных и трудовую книжку.

Например, в следующих бумагах:

  • личная карточка работника;
  • график выхода в отпуск;
  • рабочий табель и так далее.

Для внесения изменений непосредственным работодателем изготавливается соответствующий приказ. Поправки, вносимые в трудовую книжку, вносятся на основании пункта 2.3 действующей Инструкции к заполнению рабочих документов. Информация, размещенная на титульном листе, зачеркивается шариковой ручкой, а рядом происходит вписывание актуальных данных.

Помимо прочего, главный бухгалтер должен обязательно позаботится о получении для сотрудника компании нового свидетельства страховании.

Если работник сменил свой основной документ для удостоверения личности, то на него нужно также оформить новое пенсионное свидетельство и номер свидетельства СНИЛС. Это обуславливается тем, что по данному номеру поступает большинство взносов, формирующих будущие пенсионные выплаты.

Для смены СНИЛС происходит заполнение заявление по форме АДВ-2. Нормы составления данного бланка утверждаются Постановлением Пенсионного Фонда РФ №192 п от 31 июля 2006 года. В заявлении в каждом конкретном случае происходит указание прежней информации о сотруднике и реквизиты нового гражданского паспорта.

Что касается нового идентификационного налогового номера, то его не нужно переоформлять в силу того, что при изменении фамилии ИНН физических лиц не претерпевает изменений. Об этом говорится в Приказе ФМС РФ от 29 июня 2012 года.

Сведения

Об изменениях семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья (получении инвалидности) граждан, состоящих на воинском учете

4. В свидетельство государственного пенсионного страхования. На основании п. 26 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утвержденной Приказом Минздравсоцразвития РФ от 14.12.2009 N 987н, работник вправе обратиться к работодателю с заявлением об обмене страхового свидетельства или о выдаче его дубликата в случае изменения фамилии, имени, отчества, даты рождения, места рождения или пола застрахованного лица, установления неточности или ошибочности в сведениях, содержащихся в страховом свидетельстве.

Поэтому сотрудник кадровой службы в двухнедельный срок со дня получения от работника такого заявления должен подать в территориальный орган ПФР заявление об обмене страхового свидетельства вместе с описью документов. Формы заявления (АДВ-2) и описи (АДВ-6) утверждены Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 N 192п.

Пенсионный фонд в месячный срок после получения заявления об обмене страхового свидетельства принимает решение об обмене страхового свидетельства или об отказе в обмене.

Работодатель в течение недели после получения страхового свидетельства с измененными данными выдает его работнику, который должен проверить правильность содержащихся в страховом свидетельстве сведений и расписаться в сопроводительной ведомости в получении свидетельства.

Читать еще:  Договор дарения квартиры росреестр 2020

Если возможности выдать страховое свидетельство нет (работник в длительной (свыше одного месяца) командировке, болеет и пр.), правильность сведений в этом документе проверяет сотрудник кадровой службы и расписывается за работника в сопроводительной ведомости. Напомним, что ее необходимо вернуть в территориальный орган ПФР в течение месяца после получения свидетельства.

5. В полис обязательного медицинского страхования. Пунктом 2 ст. 16 Федерального закона от 29.11.2010 N 326-ФЗ «Об обязательном медицинском страховании в Российской Федерации» и Правилами обязательного медицинского страхования установлено, что работник обязан уведомить страховую медицинскую организацию об изменении своих фамилии, имени, отчества, места жительства в течение одного месяца со дня, когда эти изменения произошли. Если у работника изменился адрес места жительства, он также в течение одного месяца должен выбрать новую страховую медицинскую организацию, если по новому месту жительства отсутствует медицинская организация, в которой ранее был застрахован гражданин.

Поэтому если компания не является представителем работника в фонде ОМС, тот должен сам явиться в страховую медицинскую организацию и оформить новый полис, представив документ, подтверждающий необходимость внесения изменений.

Кого информировать о смене

Заботы, связанные с заменой, в том числе подача необходимых документов и само получение новой красной книжицы, возлагаются на гражданина. Но этим хлопоты не ограничиваются — гражданину еще предстоит сообщить о факте обновления ряду лиц и организаций. Список таких организаций не зависит от причин замены удостоверения и, например, перечень лиц, кого уведомить, что поменял паспорт в 45 лет, аналогичен перечню тех, кого уведомляют о смене по иным основаниям.

№ 1. Работодатель

Работодатель является важнейшим субъектом, куда надо подать сведения при замене паспорта, это необходимо по двум причинам:

  • личные данные лица указываются в ряде рабочих документов, в том числе трудовой книжке. Эти документы не переоформляются, но в них в установленном порядке вносятся изменения;
  • работодатель вправе взять на себя часть хлопот по уведомлению других организаций о переменах, например, он сам подаст информацию в банк или ПФР.

Порядок уведомления о новом удостоверении личности регламентирован внутренними инструкциями работодателя; сотруднику следует явиться в отдел кадров с новым паспортом и документом, на основании которого он был оформлен, например, свидетельством о браке. Дальнейшие действия и обязанности работника разъяснят ему сотрудники отдела.

№ 2. Банк

Один из субъектов, куда нужны новые данные о новом паспорте, — это банк, в котором у гражданина открыт счет (выдана карта).

Если вы являетесь участником зарплатной программы банка, то есть счет и карта для вас оформлялись через работодателя, сведения о новом удостоверении личности передаст сам работодатель. Но часто сообщать информацию о новом документе в банк приходится самостоятельно.

Порядок того, как уведомить банк о смене паспорта, несложен: явиться в отделение банка с новой бумагой и старой картой. Возможно, оператор банка попросит заполнить заявление о замене карты, если того требует процедура, принятая в конкретном банке. В таком случае бланк заявления предоставят на месте либо его заполнит сам сотрудник со слов заявителя и предоставит для подписи.

Срок выдачи новой карты зависит от регламента банка и вида самой карты и составляет от нескольких минут до нескольких дней.

№ 3. Страховые компании

Компания, в которой у вас оформлен полис обязательного медицинского страхования, является важным лицом, куда сообщать новые данные после замены паспорта необходимо в течение месяца с момента оформления нового документа. Это важно сделать потому, что в случае расхождения информации в базе и в полисе с информацией документа, удостоверяющего личность, оплата медицинских услуг, оказанных лицу, невозможна. Проще говоря, у вас возникнут проблемы в медицинских учреждениях при попытке записаться к врачу или получить другие медицинские услуги.

Читать еще:  В течении какого времени пишется прикази о наказании

Чтобы уведомить страховщика, необходимо явиться к нему с новым удостоверением личности, уведомлением из ПФР, выданным после предоставления информации туда, и старым полисом. Компания-страховщик вправе потребовать дополнительные документы, поэтому, прежде чем идти в отделение, следует выяснить точный список по телефону.

По другим страховкам (ОСАГО, КАСКО, страхование жизни и прочие) также следует сообщить страховщикам свои новые паспортные данные как можно быстрее.

№ 4. ПФР

Пенсионный фонд РФ входит в список организаций, кому сообщать о смене паспорта и личных данных лица необходимо. Сделать это получится в любом отделении ПФР в течение 30 дней с момента замены документа, заполнив соответствующую анкету, бланк которой выдадут на месте.

Налоговая инспекция

У каждого гражданина Российской Федерации имеется индивидуальный номер налогоплательщика — ИНН, который присваивается один раз и на всю жизнь.

Но Федеральная налоговая служба не входит в перечень организаций, куда надо сообщать, что поменяла паспорт по возрасту или какому-либо иному основанию. В соответствии с ч. 8 ст. 85 Налогового кодекса РФ, орган, оформивший и выдавший новое удостоверение личности, обязан самостоятельно уведомлять налоговиков об этом факте и сообщать все изменившиеся персональные данные человека.

Должны быть подтверждающие документы

Важно понимать, что к заявлению о смене фамилии после замужества следует обязательно приложить копии подтверждающих документов. Без них заявление кадровику принимать нельзя. Тем более что они должны быть на руках у сотрудницы. Специалисту кадровой службы останется просто сделать с них копии и приложить их к заявлению.

В данной ситуации основным необходимым документом выступает свидетельство о заключении брака:

Такой документ предоставит сотруднице ЗАГС (Федеральный закон от 15.11.1997 № 143-ФЗ). Также понадобится копия нового паспорта работницы, который ей выдаст паспортно-визовое отделение ОВД (УВД) соответствующей территории.

Подробная инструкция

Если вы в силу обстоятельств или собственного желания решили сменить фамилию, необходимо учитывать следующие моменты:

  • Изначально документы и заявление на смену фамилии предоставляются в ЗАГС.
  • Право на смену фамилии имеют лица, достигшие 14 лет. Не достигшим восемнадцатилетия требуется согласие родителей или опекунов. Если его нет, тогда придется обращаться в суд.
  • В зависимости от социального положения, может меняться список необходимых документов, но обязательными для представления являются: паспорт, заявление в ЗАГС, свидетельства о рождении (если заявителю меньше 18 лет), свидетельство о браке или разводе, квитанция об оплате госпошлины. Лицам в возрасте от 14 до 18 лет также требуется предоставить паспорта родителей.

Если фамилию меняет несовершеннолетний ребенок, необходимо письменное заявление от обоих родителей, в котором они подтверждают свое согласие на внесение подобных изменений. Его можно принести лично в ЗАГС или прислать по почте, но для этого оно должно быть заверено у нотариуса. Лица, достигшие 18 лет, заявление пишут самостоятельно на имя главы города.

В нем должно быть указано:

  • место и дата рождения;
  • ФИО;
  • гражданство;
  • национальность;
  • место проживания;
  • семейный статус;
  • несовершеннолетние дети (если имеются).

На его основании вносятся изменения в паспортные данные заявителя, а именно выдается новый паспорт с новой фамилией.

Как выглядит заявление на перерывы для кормления ребенка — можете увидеть далее.

Отсюда вы сможете узнать про освобождение от НДС в 2020 году.

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • 8 (800) 700 95 53

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector