Когда, кем и как составляется акт приемки товара

Акт приемки товаров рекомендуют заключать каждый раз, когда происходит передача какой-то продукции или ее обмен. Заключают его между субъектами предпринимательской деятельности. Особенно востребованные эти договоры между двумя организациями, в которых наблюдается крупный товарооборот. Они регулируют взаимоотношения между субъектами и служат доказательной базой в случае возникновения разногласий.

ТОРГ-1 используется организациями вместе с сопроводительными документами. Это могут быть накладные, а также ТТН или счет-фактура . На нем ставится штамп «принимающего» предпринимателя. Но необходимости каждый раз составлять новый нет.

Отличия касаются сопроводительных документов. Например, если используется ТОРГ-12, то он регулирует не только число и наименование продукции, но и списание у того, что отправил, и постановку на учет у того, кто принял. Также такая сопроводителя документация регулирует качество, комплектацию и другие характеристики продукции. Беря во внимание эти факторы становится понятно, что составление ТОРГ-1 не всегда себя оправдывает – вся необходимая информация есть в другом документе. Но акт приемки ТОРГ-1 будет составляться обязательно в таких случаях:

• Если это предусмотрено уставом предприятия, особенности документооборота документации подразумевают обязательное его составление;
• Если при приеме обнаруживаются некоторые изъяны продукции, которые не приписаны в дополнительных документах, – кроме одного экземпляра составляется и акт об установленном расхождении, подписываемый двумя сторонами.

Если наблюдаются расхождения в документах организаций, то акт приемки тоже составляется. В нем прописываются данные нюансы. В случае возникновения претензий у одной из сторон этот документ может послужить доказательством в суде.

Акт приемки товара по количеству и качеству: образец

Акт ТОРГ-1 — это двусторонний документ: при его составлении должны присутствовать представители поставщика и получателя. Процедура оформления следующая:

• Приемщик получает товар и сравнивает фактическое наличие товаров с тем, которые было заявлено.
• Если есть расхождения, приемку товара останавливают и вызывают представителя поставщика.
• Составляют двусторонний акт ТОРГ-1 и фиксируют в нем все спорные моменты.

Акт приема товара по количеству и качеству должен быть заполнен правильно. В судебной практике были случаи, когда налоговики отказывали компаниям в возврате НДС из-за неправильно составленного документа.

В шапке формы ТОРГ-1 есть обязательные и необязательные поля и графы для заполнения.

Дата и номер документа

Способ доставки товара

Сведения о страховой компании

Место приемки товара

Подписи должностных лиц

Информация о ветеринарном свидетельстве

Смотрите наш актуальный в 2020 образец заполнения ТОРГ-1 — в нем цветом выделены все необходимые графы и поля. Далее разберем, как заполнять таблицу на второй странице акта. Там укажите:

• название товара,
• единицу измерения,
• данные по документам поставщика и фактические: количество, массу,
• сумму и НДС,
• отклонения: излишки или недостача.

Далее идет заключение комиссии, в котором указывают точную информацию по количественному или качественному расхождению, а также общую сумму убытков. Если разногласий нет, это тоже надо отразить в акте приемки продукции по количеству и качеству. Образец — ниже.

Полный образец акта ТОРГ-1 приемки товара по качеству, количеству и весу можно скачать здесь.

Далее разберем часто задаваемые вопросы о заполнении и оформлении бланка формы ТОРГ-1.

Форма ТОРГ-1 обязательна к использованию или можно разработать свой бланк?

Можете использовать свой. Но документ достаточно сложный, поэтому лучше возьмите наш акт приемки товара по количеству и качеству. Образец — здесь.

Сколько экземпляров формы ТОРГ-1 нужно составить?

Два. Один экземпляр передается в бухгалтерию, второй — представителю поставщика.

В каких случаях при получении товара не надо составлять ТОРГ-1?

Акт не надо составлять, если при приемке товаров нашли расхождения по количеству и качеству. В этом случае нужно заполнить форму ТОРГ-2 для российских товаров и форму ТОРГ-3 — для импортных. Акт приема товара по количеству и качеству не нужен, если ТМЦ поступили без счета поставщика. В этом случае понадобится ТОРГ-4.

Можно ли брать в 2020 за образец заполнения ТОРГ-1 бланк, который в нашей фирме разработали еще в 2003 году?

Если в форме есть все обязательные реквизиты, можете ее использовать. Но лучше сверьтесь с нашим актуальным в 2020 образцом заполнения ТОРГ-1.

Нужно ли на акте ТОРГ-1 ставить печать?

Нет. В документе нет места для печати.

Можем ли мы составить ТОРГ-1 на все товары, поступившие от одного поставщика?

Нет. На каждую партию товара, поступившую по одному транспортному документу, составляется свой акт приемки продукции по количеству и качеству. Образец смотрите здесь.

Рекомендации по оформлению акта о приемке товаров по форме ТОРГ-1

Форма документов о приемке ТМЦ, в том числе акта о приемке, должна соответствовать законодательным нормам во избежание споров с другими организациями и налоговыми органами. Например, в практике арбитражных судов известны случаи, когда налоговые инспекции отказывали предприятиям в возврате НДС из бюджета из-за неправильно составленных актов о приемке товаров.

При оформлении документации о приемке товаров следует руководствоваться несложными правилами, такими как:

• Проверка наличия печатей, подписей и их расшифровок.
• Заполнение всех необходимых колонок и строк в документе (количество мест, цена, стоимость, единица измерения, отклонения и т.д.).
• Если поставщиком ТМЦ является ИП, который не применяет печать в своей деятельности, запрос письма либо указание этого факта в договоре.
• Указание в контрактах на поставку товаров, является ли предприятие плательщиком НДС.
• Наличие сопроводительной документации (ветеринарных справок, счетов-фактур, железнодорожных накладных).
• Использование собственноручных подписей, а не факсимиле. В соответствии с НК РФ документы должны подписываться должностными лицами либо лицами, уполномоченными на это по доверенности. Ст. 160 ГК РФ допускает использование факсимиле для подписи документов. Налоговые инспекции указывают на тот факт, что НК РФ не предусматривает применение аналогов подписей. Во избежание налоговых рисков рекомендуется не принимать к учету документы с факсимиле.
• Требование замены актов по форме ТОРГ-1 во всех случаях их неправильного составления.

Подробнее об использовании факсимиле на первичных документах см. статью «Первичкой с факсимиле нельзя подтвердить расходы».

Таким образом, акт о приемке товаров по форме ТОРГ-1 не только является основанием для принятия к учету ТМЦ и свидетельством выполнения поставщиком своих обязательств перед покупателем, но и служит оправдательным документом для налоговых органов при камеральных и выездных проверках.

Как автоматизировать работу с документами и не заполнять бланки вручную

Автоматическое заполнение бланков документов. Сэкономьте свое время. Избавьтесь от ошибок.

Подключитесь к КЛАСС365 и пользуйтесь полным спектром возможностей:

• Автоматически заполнять актуальные типовые формы документов
• Печатать документы с изображением подписи и печати
• Создавать фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
• Составлять лучшие коммерческие предложения (в том числе по собственным шаблонам)
• Выгружать документы в форматах Excel, PDF, CSV
• Рассылать документы по email прямо из системы
• Вести аналитический учет товаров

С КЛАСС365 вы сможете не только автоматически готовить документы. Программа для управления торговлей Класс365 позволяет управлять целой компанией в одной системе, с любого устройства, подключенного к интернету. Легко организовать эффективную работу с клиентами, партнерами и персоналом, вести торговый, складской и финансовый учет. КЛАСС365 автоматизирует всё предприятие.

Договор поставки является довольно распространённым видом гражданско-правовых сделок. Этот договор в основном заключается между субъектами предпринимательской деятельности для поставки определённых товаров. Правоотношения, связанные с договором поставки, получили своё регулирование §3 Главы 30 Гражданского кодекса РФ (статьи 506 – 524). Законодательство также тщательно регулирует порядок приёма поставленных на основании договора товаров.

Особенности составления документа

1. Скачать образец акта приёмки товара
2. Заполненный образец акта приёмки
3. Как осуществляется приём
4. Что предусмотреть в составлении договора
5. Если товар не соответствует условиям договора

Как осуществляется приём

Законодательство предоставляет сторонам возможность самостоятельного урегулирования порядка поставки и приёма товаров. На практике порядок осуществления прёма предусматривается именно в договоре поставки.

Важно: желательно тщательно урегулировать порядок осуществления приёма поставленных товаров. Также рекомендуется каждый раз составлять акт приёмки товаров.

Составление подобного документа создаёт дополнительные гарантии как для поставщика, так и для заказчика. В дальнейшем при возникновении спора стороны могут сделать ссылку на подписанный акт приёма поставленных товаров.

Что предусмотреть в составлении договора

В тексте акта приёмки товаров необходимо предусмотреть следующую информацию:

• данные сторон договора (наименование, адрес и т.д.), а также данные транспортной компании, которая осуществляла поставку;
• данные о заключённом договоре;
• дату и место составления акта;
• описание состояния упаковки и тары товара;
• данные о наличии пломбирования и о его состоянии;
• данные о количестве поставленного и проверенного товара;
• информация о наличии бракованного товара и его количестве, если таковое имеется;
• подробное описание дефектов и возможных причин из возникновения;
• стоимость бракованного товара.

Если товар был поставлен в полном соответствии с условиями заключённого договора, то об этом делается соответствующая запись в тексте акта, он подписывается сторонами, и заказчик платит поставщику за полученный товар, конечно, если этого не было сделано ранее.

Если товар не соответствует условиям договора

Если товар не соответствует условиям договора, то данное обстоятельство необходимо внести в акт приёмки.

Важно: в дальнейшем заказчик может предъявлять требования к поставщику только в том случае, если факт несоответствия товара был установлен в подписанном акте приёмки. Если в акте ничего не написать, то, по сути, заказчик лишится возможности предъявления требований.

При несоответствии товара условиям договора заказчик может потребовать его замену или возврат заплаченных им денежных средств. Если требования заказчика не будут выполнены поставщиком, заказчик может предъявить исковое заявление для защиты своих прав и законных интересов. При предъявлении искового заявления акт приёмки играет важную роль для обоснования требований заказчика.

Когда надо составлять акт

Как правило, расхождения с показателями, внесенными в грузосопроводительные документы, выявляются при разгрузке товаров. Составлять акт ТОРГ-2 надо сразу же после обнаружения фактов несоответствия в присутствии водителя, доставившего груз. Если целостность упаковки товара нарушена – это также станет основанием для оформления документа.

Последовательность действий сотрудника, ответственного за приемку ТМЦ, в случае выявления несоответствий будет следующей:

остановка процесса приемки товаров;

извещение поставщика или его представителя;

составление акта в присутствии представителя поставщика.

На что обратить внимание

Заполнять графы нужно предельно внимательно. Участники договора должны тщательно проверить занесенную информацию. Чем детальнее будет изложен результат произведенных работ, тем лучше. Указанные сведения обезопасят от клеветы или заведомо ложной информации в случае судебных исков.

Для оценки качества можно привлечь не только экспертную комиссию, но и представителей от государственных контролирующих органов, факт участия которых обязательно заносится в лист. Каждый из членов комиссии должен поставить личную подпись в документе.